Verwaltungssekretär/in

Stiftung Schloss Regensberg; Regensberg; Vor Ort; CHF 60.000 - 80.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Stiftung Schloss Regensberg sucht per 1. November 2026 eine engagierte, dienstleistungsorientierte Verwaltungssekretärin bzw. einen Verwaltungssekretär.

Sie sind zentrale Anlaufstelle, übernehmen Telefon- und E‑Mail-Bearbeitung, Besucherempfang, Postverteilung und unterstützen das Leitungsteam; Erfahrungen in IT, MS Office und Organisationstalent sind gefragt.

Die Stelle bietet eine abwechslungsreiche Tätigkeit, kollegiales Umfeld und gute Sozialleistungen am attraktiven Standort Regensberg.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung EFZ
• Von Vorteil Erfahrung in einer vergleichbaren Position
• Sehr gute IT‑Anwenderkenntnisse, insbesondere in Microsoft Office
• Stilsichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung und Freude am Kontakt mit Menschen
• Selbstständige, exakte und verantwortungsbewusste Arbeitsweise sowie ausgeprägtes vernetztes Denken
• Hohe Sozialkompetenz, Teamfähigkeit und Organisationstalent
• Freude an der Anleitung und Begleitung von Klient*innen sowie Geduld und Motivationsfähigkeit
• Auch in hektischen Situationen behältst du Ruhe und Überblick

Aufgaben

• Entgegennahme und Bearbeitung von Telefonanrufen sowie E‑Mails
• Empfang von Besucher*innen
• Verteilung der eingehenden Post
• Unterstützung des Leitungsteams in administrativen Belangen
• Protokollführung bei Stiftungsratssitzungen
• Klient*innen-Administration in SocialOffice und Lobos
• Verantwortlich für die Spendenadministration und den Jahresbericht
• Bewirtschaftung des Büromaterials
• Betreuung und Anleitung von Klient*innen bei administrativen Arbeiten
• Übernahme weiterer Büro- und Administrationsaufgaben

Kenntnisse

Dienstleistungsorientierung

Teamfähigkeit

Organisationstalent

Ausbildung

Kaufmännische Grundausbildung EFZ

Tools

Microsoft Office

SocialOffice

Lobos

Jobbeschreibung

Verwaltungssekretär/in (100% oder Jobsharing möglich)

Die Stiftung Schloss Regensberg führt ein Sonderschulheim und eine Tagessonderschule Typus A, mit integrierter Sonderschule 15plus, ein Internat für Schüler*innen und Lernende, diverse Coaching-formen und Angebote in der Berufsintegration sowie teilbetreute Wohnformen im Jugendwohnen. Wir betreuen Kinder, Jugendliche und junge Erwachsene mit Schwierigkeiten in der persönlichen und/oder sozialen Entwicklung sowie Beeinträchtigungen im Lern- und Leistungsvermögen.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir per 1. November 2026 oder nach Vereinbarung eine engagierte, dienstleistungsorientierte und zuverlässige Persönlichkeit als Verwaltungssekretär/in.

Deine Aufgaben

Als zentrale Anlaufstelle unserer Stiftung sorgst du für einen reibungslosen administrativen Ablauf und bist die kommunikative Drehscheibe zwischen internen und externen Anspruchsgruppen.

Zu deinen Hauptaufgaben gehören

• Entgegennahme und Bearbeitung von Telefonanrufen sowie E-Mails
• Empfang von Besucher*innen
• Verteilung der eingehenden Post
• Unterstützung des Leitungsteams in administrativen und organisatorischen Belangen
• Protokollführung bei Stiftungsratssitzungen
• Klient*innen-Administration in SocialOffice und Lobos
• Verantwortlich für die Spendenadministration, Koordination des Versands von Einladungen für Veranstaltungen sowie den Jahresbericht
• Bewirtschaftung des Büromaterials
• Betreuung, Anleitung und Begleitung von Klient*innen (Jugendlichen) bei administrativen Arbeiten im Sekretariat
• Übernahme weiterer vielseitiger Büro- und Administrationsaufgaben

Das bringst du mit

• Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung EFZ
• Von Vorteil Erfahrung in einer vergleichbaren Position
• Sehr gute IT‑Anwenderkenntnisse, insbesondere in Microsoft Office
• Stilsichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung und Freude am Kontakt mit Menschen
• Selbstständige, exakte und verantwortungsbewusste Arbeitsweise sowie ausgeprägtes vernetztes Denken
• Hohe Sozialkompetenz, Teamfähigkeit und Organisationstalent
• Freude an der Anleitung und Begleitung von Jugendlichen sowie die Fähigkeit, administrative Aufgaben geduldig und motivierend zu vermitteln
• Auch in hektischen Situationen behältst du Ruhe und den Überblick

Darauf kannst du dich freuen

• Eine abwechslungsreiche, verantwortungsvolle und sinnstiftende Tätigkeit
• Ein motiviertes und kollegiales Team mit gelebter Du‑Kultur
• Eine wertschätzende und respektvolle Führungs- und Unternehmenskultur
• Einen attraktiven Arbeitsplatz mit einmaliger Aussicht
• Gute Sozialleistungen und regelmässige Arbeitszeiten
• Attraktive Mitarbeitervorteile
• Möglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung

• Work location 8158 Regensberg (ZH)
• Workload 100%
• Employment start By agreement
• Employment duration Permanent
• By online Online form

• Stiftung Schloss Regensberg
  Oberburg 22
  8158 Regensberg