Verwaltungssekretär/in (100% oder Jobsharing möglich)

Stiftung Schloss Regensberg; Regensberg; Vor Ort; CHF 70.000 - 90.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Du-Kultur

Attraktiver Arbeitsplatz mit Aussicht

Gute Sozialleistungen

Weiterentwicklungsmöglichkeiten

Regelmässige Arbeitszeiten

Zusammenfassung

Stiftung Schloss Regensberg sucht eine/n Verwaltungssekretär/in (100% oder Jobsharing möglich). Sie sind zentrale/r Ansprechpartner/in, sorgen für einen reibungslosen administrativen Ablauf und koordinieren die Kommunikation zwischen internen und externen Anspruchsgruppen.

Zu Ihrem Aufgabenbereich gehören Telefon- und E-Mail-Bearbeitung, Empfang, Postverteilung, Protokollführung, Klienten-Administration sowie Unterstützung des Leitungsteams und der Veranstaltungen.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung EFZ.
• Von Vorteil Erfahrung in einer vergleichbaren Position.
• Sehr gute IT-Anwenderkenntnisse, insbesondere in Microsoft Office.
• Stilsichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung und Freude am Kontakt mit Menschen.
• Selbstständige, exakte und verantwortungsbewusste Arbeitsweise sowie ausgeprägtes vernetztes Denken.
• Hohe Sozialkompetenz, Teamfähigkeit und Organisationstalent.
• Freude an der Anleitung und Begleitung von Jugendlichen sowie die Fähigkeit, administrative Aufgaben geduldig und motivierend zu vermitteln.
• Auch in hektischen Situationen behältst du Ruhe und den Überblick.

Aufgaben

• Entgegennahme und Bearbeitung von Telefonanrufen sowie E-Mails.
• Empfang von Besucher*innen
• Verteilung der eingehenden Post
• Unterstützung des Leitungsteams in administrativen Belangen
• Protokollführung bei Stiftungsratssitzungen
• Klient*innen-Administration in SocialOffice und Lobos
• Verantwortlich für die Spendenadministration
• Koordination des Versands von Einladungen für Veranstaltungen sowie den Jahresbericht
• Bewirtschaftung des Büromaterials
• Betreuung, Anleitung und Begleitung von Klient*innen (Jugendliche) bei administrativen Arbeiten im Sekretariat
• Übernahme weiterer Büro- und Administrationsaufgaben

Kenntnisse

Teamfähigkeit

MS Office

Kommunikation

Selbstständigkeit

Kundenkontakt

Ausbildung

Kaufmännische Grundausbildung EFZ

Tools

SocialOffice

Lobos

Jobbeschreibung

Verwaltungssekretär/in (100% oder Jobsharing möglich)

Die Stiftung Schloss Regensberg führt ein Sonderschulheim und eine Tagessonderschule Typus A, mit integrierter Sonderschule 15plus, ein Internat für Schüler*innen und Lernende, diverse Coaching-formen und Angebote in der Berufsintegration sowie teilbetreute Wohnformen im Jugendwohnen. Wir betreuen Kinder, Jugendliche und junge Erwachsene mit Schwierigkeiten in der persönlichen und/oder sozialen Entwicklung sowie Beeinträchtigungen im Lern- und Leistungsvermögen.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir per 1. November 2026 oder nach Vereinbarung eine engagierte, dienstleistungsorientierte und zuverlässige Persönlichkeit als

Verwaltungssekretär/in (100% oder Jobsharing möglich)

Deine Aufgaben

Als zentrale Anlaufstelle unserer Stiftung sorgst du für einen reibungslosen administrativen Ablauf und bist die kommunikative Drehscheibe zwischen internen und externen Anspruchsgruppen.

Zu deinen Hauptaufgaben gehören

• Entgegennahme und Bearbeitung von Telefonanrufen sowie E-Mails
• Empfang von Besucher*innen
• Verteilung der eingehenden Post
• Unterstützung des Leitungsteams in administrativen und organisatorischen Belangen
• Protokollführung bei Stiftungsratssitzungen
• Klient*innen-Administration in SocialOffice und Lobos
• Verantwortlich für die SpendenadministrationKoordination des Versands von Einladungen für Veranstaltungen sowie den Jahresbericht
• Bewirtschaftung des Büromaterials
• Betreuung, Anleitung und Begleitung von Klient*innen (Jugendlichen) bei administrativen Arbeiten im Sekretariat
• Übernahme weiterer vielseitiger Büro- und Administrationsaufgaben

Das bringst du mit

• Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung EFZ
• Von Vorteil Erfahrung in einer vergleichbaren Position
• Sehr gute IT-Anwenderkenntnisse, insbesondere in Microsoft Office
• Stilsichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung und Freude am Kontakt mit Menschen
• Selbstständige, exakte und verantwortungsbewusste Arbeitsweise sowie ausgeprägtes vernetztes Denken
• Hohe Sozialkompetenz, Teamfähigkeit und Organisationstalent
• Freude an der Anleitung und Begleitung von Jugendlichen sowie die Fähigkeit, administrative Aufgaben geduldig und motivierend zu vermitteln
• Auch in hektischen Situationen behältst du Ruhe und den Überblick

Darauf kannst du dich freuen

• Eine abwechslungsreiche, verantwortungsvolle und sinnstiftende Tätigkeit
• Ein motiviertes und kollegiales Team mit gelebter Du-Kultur
• Eine wertschätzende und respektvolle Führungs- und Unternehmenskultur
• Einen attraktiven Arbeitsplatz mit einmaliger Aussicht
• Gute Sozialleistungen und regelmässige Arbeitszeiten
• Attraktive Mitarbeitervorteile
• Möglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung