Verwaltungssekretär/in

Job-Room; Regensberg; Vor Ort; CHF 65.000 - 90.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Stiftung Schloss Regensberg sucht eine Verwaltungssekretär/in zur zentralen Anlaufstelle. Sie sorgt für reibungslose Abläufe und ist die kommunikative Drehscheibe zwischen internen und externen Anspruchsgruppen.

Zu Ihren Aufgaben gehören Telefon- und E-Mail-Bearbeitung, Empfang, Postverteilung, Protokollführung sowie Klienten-Administration in SocialOffice und Lobos. Eine kaufmännische Grundausbildung ist вашем Voraussetzung.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung EFZ.

Aufgaben

• Entgegennahme und Bearbeitung von Telefonanrufen sowie E-Mails.

Kenntnisse

Dienstleistungsorientierung

Menschenkontakt

Teamfähigkeit

Organisationstalent

Ausbildung

EFZ kaufmännische Grundausbildung

Tools

Microsoft Office

Jobbeschreibung

Verwaltungssekretär/in (100% oder Jobsharing möglich)

Die Stiftung Schloss Regensberg führt ein Sonderschulheim und eine Tagessonderschule Typus A, mit integrierter Sonderschule 15plus, ein Internat für Schüler*innen und Lernende, diverse Coaching-formen und Angebote in der Berufsintegration sowie teilbetreute Wohnformen im Jugendwohnen. Wir betreuen Kinder, Jugendliche und junge Erwachsene mit Schwierigkeiten in der persönlichen und/oder sozialen Entwicklung sowie Beeinträchtigungen im Lern- und Leistungsvermögen. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir per 1. November 2026 oder nach Vereinbarung eine engagierte, dienstleistungsorientierte und zuverlässige Persönlichkeit.

Deine Aufgaben

Als zentrale Anlaufstelle unserer Stiftung sorgst du für einen reibungslosen administrativen Ablauf und bist die kommunikative Drehscheibe zwischen internen und externen Anspruchsgruppen.

• Entgegennahme und Bearbeitung von Telefonanrufen sowie E-Mails
• Empfang von Besucher*innen
• Verteilung der eingehenden Post
• Unterstützung des Leitungsteams in administrativen und organisatorischen Belangen
• Protokollführung bei Stiftungsratssitzungen
• Klient*innen-Administration in SocialOffice und Lobos
• Verantwortlich für die SpendenadministrationKoordination des Versands von Einladungen für Veranstaltungen sowie den Jahresbericht
• Bewirtschaftung des Büromaterials
• Betreuung, Anleitung und Begleitung von Klient*innen (Jugendlichen) bei administrativen Arbeiten im Sekretariat
• Übernahme weiterer vielseitiger Büro- und Administrationsaufgaben

Das bringst du mit

• Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung EFZ
• Von Vorteil Erfahrung in einer vergleichbaren Position
• Sehr gute IT-Anwenderkenntnisse, insbesondere in Microsoft Office
• Stilsichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung und Freude am Kontakt mit Menschen
• Selbstständige, exakte und verantwortungsbewusste Arbeitsweise sowie ausgeprägtes vernetztes Denken
• Hohe Sozialkompetenz, Teamfähigkeit und Organisationstalent
• Freude an der Anleitung und Begleitung von Jugendlichen sowie die Fähigkeit, administrative Aufgaben geduldig und motivierend zu vermitteln
• Auch in hektischen Situationen behältst du Ruhe und den Überblick

Darauf kannst du dich freuen

• Eine abwechslungsreiche, verantwortungsvolle und sinnstiftende Tätigkeit
• Ein motiviertes und kollegiales Team mit gelebter Du-Kultur
• Eine wertschätzende und respektvolle Führungs- und Unternehmenskultur
• Einen attraktiven Arbeitsplatz mit einmaliger Aussicht
• Gute Sozialleistungen und regelmässige Arbeitszeiten
• Attraktive Mitarbeitervorteile
• Möglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung