Sparringspartner der Abteilungsleitung Campus Services

ETH Zurich; Zürich; Hybrid; CHF 110,000 - 170,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitsmodelle

Homeoffice möglich

Job summary

ETH Zürich sucht per 1. Dezember 2026 eine erfahrene, selbstständige Assistenz der Abteilungsleitung Campus Services.

In dieser Schlüsselrolle koordinierst du administrative, organisatorische und koordinative Aufgaben, planst Termine, Workshops und Veranstaltungen und sorgst für reibungslose Abläufe im Leitungsteam. Du bist zentrale Ansprechperson, handelst vertraulich und identifizierst Optimierungspotenziale.

Qualifications

• :Mehrjährige Erfahrung in einer anspruchsvollen Assistenz-, Koordinations- oder Administrationsfunktion.
• -Hohe Selbstständigkeit sowie die Fähigkeit, Prioritäten eigenverantwortlich zu setzen und auch in komplexen Situationen den Überblick zu behalten.
• -Ausgeprägtes Organisationsgeschick, vernetztes Denken und ein Blick über den Tellerrand
• -Proaktive, lösungsorientierte Persönlichkeit mit hoher Eigeninitiative und ausgeprägtem Dienstleistungsverständnis
• -Souveräner und absolut diskreter Umgang mit vertraulichen, sensiblen und personenbezogenen Informationen
• -Hohe digitale Affinität sowie Interesse an neuen Technologien, Digitalisierung und Künstlicher Intelligenz
• -Sehr gute Anwenderkenntnisse in Microsoft 365, SharePoint und modernen digitalen Arbeitswerkzeugen
• -Stilsichere Deutschkenntnisse sowie sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• -Kommunikationsstärke, diplomatisches Geschick und Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichsten Anspruchsgruppen
• -Strukturierte, zuverlässige und qualitätsbewusste Arbeitsweise sowie ein hohes Verantwortungsbewusstsein
• -Reife Persönlichkeit mit ausgeprägtem Urteilsvermögen und Professionalität

Responsibilities

• Unterstützung der Leiterin Campus Services und des Leitungsteams in administrativen, organisatorischen und koordinativen Aufgaben.
• Termine, Workshops, Sitzungen und Veranstaltungen koordinieren, Unterlagen vorbereiten und parallel laufende Themen im Blick behalten.
• Zentrale Ansprechperson sein, diskret arbeiten, Einblick in strategische Fragestellungen erhalten und zur Team-Performance beitragen.
• Als Drehscheibe innerhalb der Abteilung Optimierungspotenziale erkennen und Verantwortung für Weiterentwicklung von Abläufen übernehmen.
• Organisation und Nachbereitung von Events, Unterstützung bei Personalprozessen vom Eintritt bis zum Austritt, Onboarding begleiten, IT-Bestellungen koordinieren.
• Interne Kommunikation gestalten, digitale Informationsplattformen pflegen und Informationen zielgruppengerecht aufbereiten.
• Koordination von Projekten und Einsatz moderner Technologien zur Digitalisierung unterstützen.

Skills

Mehrjährige Erfahrung

Selbstständigkeit

Organisationstalent

Diskretion

Digitale Affinität

MS 365

SharePoint

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Kommunikationsstärke

Strukturierte Arbeitsweise

Urteilsvermögen

Tools

Microsoft 365

SharePoint

Job description

ETH Zürich sucht per 1. Dezember 2026 eine erfahrene, selbstständige Assistenz der Abteilungsleitung Campus Services.

In dieser Schlüsselrolle koordinierst du administrative, organisatorische und koordinative Aufgaben, planst Termine, Workshops und Veranstaltungen und sorgst für reibungslose Abläufe im Leitungsteam. Du bist zentrale Ansprechperson, handelst vertraulich und identifizierst Optimierungspotenziale.