Office Manager: Leitung Partnerschaften für Innovation

ETH Zurich; Zürich; On-site; CHF 90,000 - 120,000; Full time

Benefits offered by this job

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ASVZ-Sportangebot

Kinderbetreuung

Job summary

ETH Zürich sucht eine engagierte Office Manager:in zur Unterstützung der Bereichsleitung Partnerschaften für Innovation und Unternehmertum. Sie koordinieren Organisation, Administration und externe Kontakte und sichern eine reibungslose Kommunikation DE/EN.

Sie arbeiten eng mit Hochschul- und Wirtschaftsbereichen zusammen, betreuen Reisen, Events und die Webpräsenz und tragen dazu bei, Abläufe kontinuierlich zu optimieren.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Erfahrung in einer anspruchsvollen administrativen Funktion.
• Ausgeprägtes Organisations- und Koordinationsgeschick sowie eine vorausschauende, exakte und strukturierte Arbeitsweise.
• Hohe Selbstständigkeit, Eigeninitiative und Zuverlässigkeit.
• Professionelles und dienstleistungsorientiertes Auftreten gegenüber internen und externen Ansprechpartner:innen.
• Freude an einem internationalen, dynamischen und vielseitigen Arbeitsumfeld.
• Sehr gute Anwenderkenntnisse der gängigen MS-Office-Anwendungen.
• Diskreter und vertrauensvoller Umgang mit sensiblen Informationen.
• Erfahrung im Hochschul-, Innovations-, Entrepreneurship- oder internationalen Umfeld ist von Vorteil.
• Sehr gute mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch (C2).

Responsibilities

• Proaktive organisatorische und administrative Entlastung der Leitung im Tagesgeschäft.
• Selbstständige Führung des Kalenders, Priorisierung von Anfragen sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings mit internen und externen Stakeholder:innen (Agenden, Unterlagen, Pendenzen-Tracking).
• Unterstützung im Spesen- und Zahlungsverkehr, Vertragsverwaltung und Pflege der digitalen Ablagestrukturen.
• Bearbeitung der Korrespondenz (DE/EN) und professionelle Drehscheibe zu internen Einheiten, Professuren und externen Partner:innen.
• Planung von Geschäftsreisen und Betreuung internationaler Delegationsgäste.
• Mitwirkung bei der Organisation von Veranstaltungen und Workshops sowie bei Präsentationen und Kommunikationsunterlagen.
• Redaktionelle Betreuung des Webauftritts sowie Erstellung von Präsentationen.
• Weiterentwicklung von Vorlagen, Checklisten und administrativen Standards zur Qualitätssicherung.

Skills

Organisationstalent

Selbstständigkeit

Deutsch (Muttersprache)

Englisch (C2)

MS-Office-Kenntnisse

Education

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

MS-Office-Anwendungen

Job description

ETH Zürich sucht eine engagierte Office Manager:in zur Unterstützung der Bereichsleitung Partnerschaften für Innovation und Unternehmertum. Sie koordinieren Organisation, Administration und externe Kontakte und sichern eine reibungslose Kommunikation DE/EN.

Sie arbeiten eng mit Hochschul- und Wirtschaftsbereichen zusammen, betreuen Reisen, Events und die Webpräsenz und tragen dazu bei, Abläufe kontinuierlich zu optimieren.