Assistenz Abteilungsleitung (m/w/d)

ETH Zurich; Zürich; Hybrid; CHF 110,000 - 170,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitsmodelle

Homeoffice möglich

Job summary

ETH Zürich sucht per 1. Dezember 2026 eine erfahrene, selbstständige Assistenz der Abteilungsleitung Campus Services.

In dieser Schlüsselrolle koordinierst du administrative, organisatorische und koordinative Aufgaben, planst Termine, Workshops und Veranstaltungen und sorgst für reibungslose Abläufe im Leitungsteam. Du bist zentrale Ansprechperson, handelst vertraulich und identifizierst Optimierungspotenziale.

Qualifications

• :Mehrjährige Erfahrung in einer anspruchsvollen Assistenz-, Koordinations- oder Administrationsfunktion.
• -Hohe Selbstständigkeit sowie die Fähigkeit, Prioritäten eigenverantwortlich zu setzen und auch in komplexen Situationen den Überblick zu behalten.
• -Ausgeprägtes Organisationsgeschick, vernetztes Denken und ein Blick über den Tellerrand
• -Proaktive, lösungsorientierte Persönlichkeit mit hoher Eigeninitiative und ausgeprägtem Dienstleistungsverständnis
• -Souveräner und absolut diskreter Umgang mit vertraulichen, sensiblen und personenbezogenen Informationen
• -Hohe digitale Affinität sowie Interesse an neuen Technologien, Digitalisierung und Künstlicher Intelligenz
• -Sehr gute Anwenderkenntnisse in Microsoft 365, SharePoint und modernen digitalen Arbeitswerkzeugen
• -Stilsichere Deutschkenntnisse sowie sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• -Kommunikationsstärke, diplomatisches Geschick und Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichsten Anspruchsgruppen
• -Strukturierte, zuverlässige und qualitätsbewusste Arbeitsweise sowie ein hohes Verantwortungsbewusstsein
• -Reife Persönlichkeit mit ausgeprägtem Urteilsvermögen und Professionalität

Responsibilities

• Unterstützung der Leiterin Campus Services und des Leitungsteams in administrativen, organisatorischen und koordinativen Aufgaben.
• Termine, Workshops, Sitzungen und Veranstaltungen koordinieren, Unterlagen vorbereiten und parallel laufende Themen im Blick behalten.
• Zentrale Ansprechperson sein, diskret arbeiten, Einblick in strategische Fragestellungen erhalten und zur Team-Performance beitragen.
• Als Drehscheibe innerhalb der Abteilung Optimierungspotenziale erkennen und Verantwortung für Weiterentwicklung von Abläufen übernehmen.
• Organisation und Nachbereitung von Events, Unterstützung bei Personalprozessen vom Eintritt bis zum Austritt, Onboarding begleiten, IT-Bestellungen koordinieren.
• Interne Kommunikation gestalten, digitale Informationsplattformen pflegen und Informationen zielgruppengerecht aufbereiten.
• Koordination von Projekten und Einsatz moderner Technologien zur Digitalisierung unterstützen.

Skills

Mehrjährige Erfahrung

Selbstständigkeit

Organisationstalent

Diskretion

Digitale Affinität

MS 365

SharePoint

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Kommunikationsstärke

Strukturierte Arbeitsweise

Urteilsvermögen

Tools

Microsoft 365

SharePoint

Job description

Die ETH Zürich orientiert sich in Lehre, Forschung und Verwaltung an höchsten internationalen Standards. Die Abteilung Campus Services unterstützt Lehre, Forschung und Verwaltung in den Bereichen Logistik, Mobilität und Veranstaltungen. Sie stellt zudem ein umfassendes Informationsmanagement sowie die Orientierung an der ETH Zürich sicher und verantwortet das Gastronomie- und Detailhandelsangebot.

Für unsere Abteilungsleitung suchen wir per 1. Dezember 2026 oder nach Vereinbarung eine erfahrene, selbstständige und vertrauenswürdige Persönlichkeit, die unsere Leiterin Campus Services sowie das Leitungsteam im anspruchsvollen Tagesgeschäft unterstützt. In dieser Schlüsselrolle hältst du viele Fäden zusammen, erkennst Handlungsbedarf frühzeitig und schaffst dort Mehrwert, wo Unterstützung gebraucht wird. Dabei denkst du nicht nur mit, sondern voraus.

Stellenbeschreibung

Du unterstützt die Leiterin Campus Services sowie das Leitungsteam in administrativen, organisatorischen und koordinativen Aufgaben und sorgst dafür, dass Prozesse effizient und reibungslos funktionieren. Dabei koordinierst und organisierst du Termine, Workshops, Sitzungen und Veranstaltungen, bereitest Unterlagen auf und behältst auch bei parallel laufenden Themen den Überblick.

Als zentrale Ansprechperson bewegst du dich in einem dynamischen Umfeld mit unterschiedlichen Anspruchsgruppen und sensiblen Themen. Du erhältst Einblick in strategische, personelle und organisatorische Fragestellungen und trägst mit deiner Diskretion, deinem Urteilsvermögen und deiner hohen Professionalität massgeblich zum Erfolg des Führungsteams bei.

Neben der klassischen Management-Assistenz agierst du als proaktive Drehscheibe innerhalb der Abteilung. Du erkennst Optimierungspotenziale, bringst eigene Ideen ein und übernimmst Verantwortung für die Weiterentwicklung von Abläufen und Arbeitsweisen. Die Organisation und Nachbereitung von Events, die Unterstützung bei Personalprozessen vom Eintritt bis zum Austritt sowie die Begleitung neuer Mitarbeitender während des Onboardings gehören ebenso zu deinem Aufgabenbereich wie die Koordination von IT-Bestellungen und Arbeitsplatzvorbereitungen.

Darüber hinaus gestaltest du die interne Kommunikation aktiv mit, pflegst und entwickelst digitale Informationsplattformen weiter und stellst sicher, dass Informationen zielgruppengerecht aufbereitet und zugänglich sind. Du übernimmst Koordinationsaufgaben in Projekten und bringst deine Affinität für Digitalisierung und moderne Technologien gezielt ein.

• Mehrjährige Erfahrung in einer anspruchsvollen Assistenz-, Koordinations- oder Administrationsfunktion, idealerweise im Umfeld von Führungsgremien oder Managementteams
• Hohe Selbstständigkeit sowie die Fähigkeit, Prioritäten eigenverantwortlich zu setzen und auch in komplexen Situationen den Überblick zu behalten
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick, vernetztes Denken und ein Blick über den Tellerrand
• Proaktive, lösungsorientierte Persönlichkeit mit hoher Eigeninitiative und ausgeprägtem Dienstleistungsverständnis
• Souveräner und absolut diskreter Umgang mit vertraulichen, sensiblen und personenbezogenen Informationen
• Hohe digitale Affinität sowie Interesse an neuen Technologien, Digitalisierung und Künstlicher Intelligenz
• Sehr gute Anwenderkenntnisse in Microsoft 365, SharePoint und modernen digitalen Arbeitswerkzeugen
• Stilsichere Deutschkenntnisse sowie sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Kommunikationsstärke, diplomatisches Geschick und Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichsten Anspruchsgruppen
• Strukturierte, zuverlässige und qualitätsbewusste Arbeitsweise sowie ein hohes Verantwortungsbewusstsein
• Reife Persönlichkeit mit ausgeprägtem Urteilsvermögen und Professionalität

Wer Verantwortung übernimmt, mitdenkt und Veränderungen aktiv mitgestalten möchte, findet hier ein Umfeld, in dem Ideen willkommen sind und Eigeninitiative geschätzt wird.

Kurz gesagt:Du bist weit mehr als eine administrative Unterstützung. Du bist Sparringspartner:in, organisatorische Drehscheibe und eine vertrauensvolle Stütze für die Abteilungsleitung und das gesamte Leitungsteam.

Arbeitsort

Dein Beruf mit Wirkung: Werde Teil der ETH Zürich, die nicht nur deine berufliche Entwicklung unterstützt, sondern auch aktiv zu positiven Veränderungen in der Gesellschaft beiträgt.

Arbeiten im Vizepräsidium für Infrastruktur und Nachhaltigkeit (VPIN) bedeutet, die Zukunft der ETH Zürich aktiv mitzugestalten – eine inspirierende, internationale und innovative Institution. Dein Engagement schafft beste Voraussetzungen für Exzellenz in Lehre, Forschung, Wissenstransfer und Nachhaltigkeit der ETH Zürich.

In einer offenen, inspirierenden Atmosphäre bilden Vertrauen, Verlässlichkeit und gegenseitiger Respekt das Fundament unserer Zusammenarbeit. Wir bieten nicht nur Sicherheit, sondern auch vielfältige Weiterentwicklungsmöglichkeiten. Bei uns erwartet dich eine sinnstiftende Arbeit in einem innovativen und wertschätzenden Umfeld, das du mitgestalten kannst und dir neue Perspektiven eröffnet.

• Flexible, gemeinsam gestaltbare Arbeitsmodelle und Möglichkeit für Homeoffice

Diversität und Nachhaltigkeit sind uns wichtig

Im Einklang mit unseren Werten unterstützt die ETH Zürich eine inklusive Kultur. Wir fördern Chancengleichheit, schätzen Vielfalt und pflegen ein Arbeits- und Lernumfeld, in dem die Rechte und die Würde aller Mitarbeitenden und Studierenden respektiert werden. Auf unserer Webseite zur Chancengleichheit und Vielfalt erfahren Sie, wie wir ein faires und offenes Umfeld sicherstellen, in dem sich alle entwickeln und entfalten können. Nachhaltigkeit ist für uns ein zentraler Wert – wir arbeiten konsequent an einer klimaneutralen Zukunft.

Gerne weisen wir darauf hin, dass die Vorselektion durch die verantwortlichen Rekrutierenden und nicht durch künstliche Intelligenz durchgeführt wird.

Die ETH Zürich ist eine der besten technisch-naturwissenschaftlichen Hochschulen der Welt. Wir sind bekannt für ihre exzellente Lehre, wegweisende Grundlagenforschung und den direkten Transfer von neuen Erkenntnissen in die Gesellschaft. Über 30'000 Menschen aus mehr als 120 Ländern finden bei uns ein Umfeld, das eigenständiges Denken fördert, und ein Klima, das zu Spitzenleistungen inspiriert. Im Herzen Europas und weltweit vernetzt entwickeln wir gemeinsam Lösungen für die globalen Herausforderungen von heute und morgen.