Secrétaire technique H/F)

New Work Human Resources S.A.; Bulle; Vor Ort; CHF 65.000 - 90.000; Vollzeit

Zusammenfassung

New Work Human Resources S.A. recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour assurer le fonctionnement quotidien de l’organisation et faciliter les échanges entre la direction, les équipes sur le terrain, les clients et les fournisseurs.

Vous serez en charge de l'accueil téléphonique, du traitement des courriels et de la préparation des documents administratifs, tout en assurant le suivi des chantiers et la mise à jour des bases de données.

Qualifikationen

• Gestion administrative, organisation et suivi des dossiers.
• Bonne communication et sens du service client.
• Maîtrise des outils bureautiques et bases de données.

Aufgaben

• Assurer le lien entre direction, équipes terrain, clients et fournisseurs.
• Accueil téléphonique et traitement des courriels.
• Rédiger lettres, devis et documents administratifs.
• Organiser et classer les dossiers clients et chantiers.
• Suivre l'avancement administratif des chantiers et planifier les rendez-vous.
• Préparer les documents nécessaires avant départs sur chantiers.

Jobbeschreibung

• Vous serez au cœur de l'organisation quotidienne de l'entreprise et assurerez le lien entre la direction, les équipes de terrain, les clients et les fournisseurs.
• Vous assurerez l'accueil téléphonique et le traitement des courriels.
• Vous renseignerez les clients et transmettrez les demandes aux personnes concernées.
• Vous rédigerez les courriers, offres, confirmations et différents documents administratifs.
• Vous organiserez et classerez les dossiers clients et chantiers.
• Vous assurerez l'archivage et la mise à jour des documents.
• Vous gérerez le courrier entrant et sortant.
• Vous tiendrez à jour les différentes bases de données et listes internes.
• Vous enregistrerez les nouvelles demandes de clients.
• Vous préparerez et ouvrirez les dossiers de chantier.
• Vous assurerez le suivi administratif des travaux en cours.
• Vous organiserez les rendez-vous et visites de chantier.
• Vous participerez à la planification des équipes et des interventions.
• Vous coordonnerez les informations entre les clients, la direction et les collaborateurs de terrain.
• Vous suivrez les délais et l'avancement administratif des chantiers.
• Vous préparerez les documents nécessaires aux équipes avant leur départ sur les chantiers.
• Vous traiterez les rapports et bons de travail transmis par les collaborateurs.
• Vous préparerez et mettrez en forme les devis et offres.
• Vous assurerez le suivi des offres envoyées aux clients.
• Vous établirez les confirmations de commande.
• Vous préparerez les factures et situations de travaux.
• Vous contrôlerez les heures et prestations réalisées sur les chantiers.
• Vous vérifierez les bons de livraison et factures fournisseurs.
• Vous assurerez le suivi des paiements et des factures ouvertes.
• Vous préparerez les rappels de paiement.
• Vous transmettrez les documents nécessaires à la comptabilité.