Réceptionniste & Assistant(e) Administrative

Otis Elevator Co.; Freiburg; Vor Ort; CHF 52.000 - 68.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Otis Elevator Co. à Freiburg recherche un(e) chargé(e) d’accueil et de soutien administratif pour assurer une présence professionnelle et chaleureuse au bureau.

Vous gérez les appels et courriels entrants, accueillez les visiteurs, triez le courrier, coordonnez les réunions et le déplacement des équipes, et participez au soutien RH et administratif. Maîtrise du français, allemand et anglais requise; Italien est un atout.

Qualifikationen

• Savoir accueillir et orienter les visiteurs avec courtoisie.
• Gérer appels téléphoniques et courriels efficacement.
• Respect des procédures internes et des normes réglementaires.

Aufgaben

• Gérer appels et courriels entrants et orienter les visiteurs.
• Réception, tri, distribution et envoi du courrier et colis; suivi des fournitures.
• Organisation de réunions, réservation de salles et coordination des déplacements; soutien événements.
• Intégration des nouveaux collaborateurs et préparation de documents administratifs simples.

Kenntnisse

Relationnelles et service client

Organisation et gestion du temps

Linguistiques : français, allemand,英语

Techniques bureautiques : Word, Excel,

Jobbeschreibung

Horaire: 08:00 - 12:00 - 13:00 - 17:00

Votre rôle :

Véritable pilier de l’accueil et du bon fonctionnement du bureau, vous assurez une présence professionnelle, chaleureuse et efficace, tout en apportant un soutien administratif polyvalent à l’ensemble de l’organisation.

Responsabilités :

Accueil & communication

• Gérer les appels téléphoniques et les courriels entrants avec professionnalisme.
• Accueillir les visiteurs avec courtoisie et les orienter vers les bons interlocuteurs.

Gestion administrative & logistique

• Réception, tri, distribution et envoi du courrier, colis, etc.
• Suivi des fournitures de bureau, des cartes de parking, etc.
• Coordination de la maintenance des locaux et des prestataires externes.
• Organisation de réunions, réservation de salles et coordination des déplacements.

Soutien opérationnel & événementiel

• Appui à l’équipe de direction pour la gestion de correspondances confidentielles et la coordination d’événements.
• Organisation d’activités internes (conférences, team building, etc.).
• Rédaction de comptes rendus de réunions clairs et synthétiques.

Support RH & juridique

• Participation à l’intégration des nouveaux collaborateurs au siège.
• Préparation de documents administratifs et juridiques simples.
• Veille au respect des procédures internes et des normes réglementaires.

Compétences clés

• Relationnelles : Sens de l’accueil, écoute active, diplomatie, discrétion.
• Organisationnelles : Rigueur, ponctualité, gestion des priorités et des imprévus.
• Linguistiques : Maîtrise du français, de l’allemand et de l’anglais (oral et écrit). L’italien est un atout.
• Techniques : Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).

Indicateurs de performance

• Qualité de l’accueil : Satisfaction des visiteurs et interlocuteurs.
• Efficacité administrative : Respect des délais et fiabilité des livrables.
• Polyvalence : Capacité à gérer plusieurs missions simultanément avec calme et méthode.