Projektassistent*in Fortbildungen & Verbände 50–60%

Centerview GmbH; Zürich; Sur place; CHF 30 000 - 42 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Altersvorsorge

Sozialversicherungen

Flexible Arbeitszeiten

Teilzeitmodelle

Zentrale Lage in Zürich

Résumé du poste

Centerview GmbH in Zürich sucht eine/n Projektassistent/in Fortbildungen & Verbände (50–60%). Sie unterstützen Projektteams bei medizinischen Fortbildungen und Kongressen – Präsenz, hybrid oder virtuell – sowie fachspezifischen Verbandsprojekten.

Sie übernehmen administrative und organisatorische Aufgaben, betreuen Teilnehmende, koordinieren Referierende, Programm und Aussteller und unterstützen Check-in, Nachbearbeitung und Auswertungen.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Erfahrung.
• Erste Berufserfahrung im Verbands-, Event- oder Bildungsumfeld; Gesundheitswesen von Vorteil.

Responsabilités

• Allgemeine Projektunterstützung: Administrative und organisatorische Unterstützung der Projektleitung und Vorbereitung von Unterlagen.
• Teilnehmendenmanagement: Anmeldung bis Nachbearbeitung, Registrierungen, Zahlungsüberwachung und Anfragen.
• Unterstützung Referierende, Programm, Aussteller: Betreuung, Aktualisierung von Veranstaltungsinfos.
• Veranstaltungsdurchführung und Nachbearbeitung: Check-in, Nachbereitung, Feedback-Umfragen, Auswertungen.

Connaissances

Organisationstalent

Dienstleistungsorientierung

Flexibilität

Diskretion

Technische Affinität

Formation

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung

Erste Berufserfahrung im Verbands-/Event-/Bildungsumfeld

Outils

MS Office

Registrierungs-/ Webinar-Tools

Description du poste

Projektassistent*in Fortbildungen & Verbände 50–60%

Centerview GmbH ist eine inhabergeführte Partnerin für medizinische Fachgesellschaften und Patientenorganisationen. Seit 2013 begleiten wir unsere Mandanten strategisch, inhaltlich und administrativ. Wir führen Geschäftsstellen, konzipieren, akkreditieren und organisieren Fortbildungen und Kongresse – vor Ort, hybrid oder digital – und setzen medizinisch-wissenschaftliche Projekte um, von Expertenmeetings über Konsensus-Empfehlungen bis zu Publikationen.

Zur Unterstützung unserer Projektteams in den Bereichen Fortbildungen und Kongresse sowie fachspezifische Verbandsprojekte suchen wir ab Anfang Januar eine*n.

Projektassistent*in Fortbildungen & Verbände 50–60% (m/w/d)

Ziele der Funktion

Sie unterstützen unsere Projektteams bei der Organisation und Durchführung medizinischer Fortbildungen und Kongresse (Präsenz, hybrid oder virtuell) sowie fachspezifischer Verbandsprojekte. Sie agieren im Hintergrund und sichern reibungslose Abläufe.

Hauptaufgaben

A) Assistenz medizinische Fortbildungen und Kongresse

Sie arbeiten der Projektleitung bei Fortbildungen und Kongressen zu und übernehmen die administrative und operative Umsetzung:

• Allgemeine Projektunterstützung: Administrative und organisatorische Unterstützung der Projektleitung, Pflege von Projektdaten, Dokumentationen und Pendenzenlisten sowie Vorbereitung von Unterlagen und Mailings.
• Teilnehmendenmanagement: Selbstständige Betreuung der Teilnehmendenadministration von der Anmeldung bis zur Nachbearbeitung, einschliesslich Registrierungen, Bestätigungen, Rechnungsstellung, Zahlungskontrolle und Bearbeitung von Anfragen.
• Referierende, Programm und Aussteller: Administrative Unterstützung bei der Referierendenbetreuung, Abstract- und Programmorganisation sowie bei der Ausstellerkommunikation. Pflege und Aktualisierung von Veranstaltungsinformationen auf Websites und in Drucksachen.
• Veranstaltungsdurchführung und Nachbearbeitung: Unterstützung beim Check-in sowie bei organisatorischen Aufgaben während Präsenz-, Hybrid- und Onlineveranstaltungen. Mitarbeit bei der Nachbearbeitung, insbesondere beim Versand von Teilnahmebestätigungen, Feedback-Umfragen und der Erstellung von Auswertungen.

B) Projektassistenz fachspezifische Verbandsprojekte

• Allgemeine Projektunterstützung: Administrative und organisatorische Unterstützung der Projektleitung, Pflege von Projektdaten, Dokumentationen und Pendenzenlisten sowie Vorbereitung von Unterlagen und Mailings.
• Konsensusmeetings & Expertengremien: Termine abstimmen, Einladungen und Unterlagen versenden, Teilnahmen verwalten.
• Empfehlungen & Publikationen: Entwürfe und Versionen verwalten, Rückmeldungen der Autor*innen einholen, Fristen nachhalten, Texte und Referenzen formal prüfen.
• Weitere Verbandsprojekte: Mitarbeit z. B. bei Mitgliederumfragen, Newslettern oder Förderprojekten: Daten erfassen, Texte aufbereiten, Projektdokumentation führen.

Persönliche Kompetenzen

• Flexible, dienstleistungsorientierte Persönlichkeit mit Freude an wechselnden Projekten und Formaten
• Organisationstalent, strukturierte und exakte Arbeitsweise, hohe Belastbarkeit in Peak-Phasen
• Interesse an medizinisch-wissenschaftlichen Inhalten, rasche Auffassungsgabe
• Technische Affinität im Umgang mit digitalen Tools und virtuellen Veranstaltungsplattformen
• Diskretion im Umgang mit Personendaten und vertraulichen Gremieninhalten

Anforderungsprofil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Erfahrung
• Erste Berufserfahrung im Verbands-, Event- oder Bildungsumfeld; Erfahrung im Gesundheitswesen und/oder in der Pharmaindustrie von Vorteil
• Sprachkenntnisse: Deutsch (verhandlungs- und stilsicher), Englisch (gut bis stilsicher), ösisch von Vorteil
• Sehr gute IT-Anwenderkenntnisse (MS Office)
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools und Erfahrung mit Registrierungs- oder Webinar-Tools von Vorteil
• Bereitschaft zu Einsätzen vor Ort (ca. zweimal vor Ort)

Arbeiten bei Centerview - Deine Benefits

• Erstklassige Altersvorsorge dank überdurchschnittlicher Pensionskassenlösung
• Rundum gut abgesichert mit attraktiven Sozialversicherungen
• Flexibel arbeiten dank gleitender Arbeitszeiten und Teilzeitmodellen
• Vielseitigkeit & Gestaltungsspielraum durch abwechslungsreiche Projekte, Eigenverantwortung und Raum für eigene Ideen
• Top- im Herzen von Zürich – zentral und in Bahnhofsnähe
• Bequem erreichbar mit ÖV und Parkmöglichkeiten vor Ort
• Mehr Freiraum durch die Möglichkeit zu unbezahltem Urlaub

Pensum

• 50 – 60 %, Arbeitsort Zürich