Teamassistent/-in Projekte & Administration

Gartenmann Engineering AG; Bern; On-site; CHF 58,000 - 80,000; Part time

Benefits offered by this job

Zentraler Arbeitsort in Bern

Moderne Software und Infrastruktur

Job summary

Gartenmann Engineering AG in Bern sucht eine Teamassistenz im Bereich Projekte & Administration (50-60%). Sie hält dem Team den Rücken frei, übernimmt Korrespondenz, Empfang, Post und Bestellungen, und entlastet Projektleitungen bei Projekterfassung, Offertwesen und Rechnungsstellung.

Sie koordinieren Onboarding/Offboarding, behalten Stunden- und Spesenabrechnungen im Blick und verwalten Debitoren/Kreditoren.

Qualifications

• Du bist die Drehscheibe, die das Team zusammenhält – offen, proaktiv und mit Freude dabei.
• Zahlen, Struktur und Präzision sind deine Stärken, auch in hektischen Situationen.
• Du denkst vernetzt und jonglierst mehrere Themen gleichzeitig.
• Du kommunizierst klar, bringst Humor mit und strahlst positive Energie aus.
• Du arbeitest eigenständig und behältst Zahlen proaktiv im Blick.

Responsibilities

• Du hältst dem Team den Rücken frei – Korrespondenz, Empfang, Post und Bestellungen.
• Du entlastest Projektleitungen, erfasst Projekte, erstellst Offerten und Rechnungen.
• Du begleitest Onboarding/Offboarding mit Weitblick und Sorgfalt.
• Du behältst Monatsstunden und Spesen im Blick und kontrollierst Kosten.
• Du verwaltest Debitoren und Kreditoren sorgfältig und führst ERP-Datenpflege durch.
• Du arbeitest standortübergreifend in Vertec/Abacus und entwickelst Prozesse weiter.

Skills

Organisationstalent

Zahlenorientierung

Teamkoordination

Kommunikation

Deutsch C1

Education

Kauffrau EFZ oder gleichwertige Ausbildung

Tools

Microsoft 365

ERP-Erfahrung

Vertec

Abacus

Job description

Teamassistent/-in Projekte & Administration (50 - 60 %)

Wir sind Ingenieure aus Überzeugung. Wir sind die erste Anlaufstelle in Sachen Akustik, Bauphysik, Energie, Nachhaltigkeit, Brandschutz und Schadstoffe. Von Bern, Basel, Zürich, Luzern, Lausanne, Genf und Visp aus in der ganzen Schweiz

Wo andere Chaos sehen,
siehst du das nächste To-do.

Werde Teamassistent/-in Projekte & Administration in unserem Team in Bern (50 - 60 %)

Warum wir dich brauchen?

• Weil ohne dich schlicht nichts läuft: Du hältst dem Team den Rücken frei – von der Korrespondenz über den Empfang bis hin zu Post und Bestellungen
• Weil du Projektleitende im Tagesgeschäft entlastest und dabei Projekterfassung, Offertwesen und Rechnungsstellung souverän im Griff hast
• Weil du neue Kolleginnen und Kollegen vom ersten Tag an begleitest – du koordinierst Onboarding und Offboarding mit Sorgfalt und Weitblick
• Weil du die monatliche Stunden- und Spesenkontrolle im Blick behältst – keine Zahl schlüpft durch die Maschen
• Weil du Debitoren und Kreditoren sorgfältig verwaltest und dabei jederzeit den Überblick behältst
• Weil du unsere Daten in CRM- und ERP-Systemen (Vertec, Abacus) nicht nur pflegst, sondern aktiv weiterentwickelst
• Weil du es liebst, in standortübergreifenden Teams zu arbeiten
• Weil du bestehende Prozesse nicht nur anwendest, sondern weiterentwickelst und KI nicht nur zwei Buchstaben aus dem Alphabet sind

Was du besonders gut kannst?

• Du bist die Drehscheibe, die das Team zusammenhält – offen, proaktiv und mit Freude dabei
• Zahlen sind dein Zuhause: sicher, präzise und immer mit dem roten Faden
• Struktur ist deine Stärke – auch in der Hektik bleibst du ruhig und findest pragmatische Lösungen
• Vernetztes Denken und das gleichzeitige Jonglieren verschiedener Themen sind deine Lieblingsdisziplin
• Du kommunizierst klar, bringst Humor mit und strahlst positive Energie aus

Was du mitbringst?

• Kauffrau/ EFZ oder vergleichbare Ausbildung sowie Erfahrung in einer ähnlichen Assitenz- oder Sachbearbeitungsfunktion, idealerweise in einem Planungs- oder Ingenieurbüro
• Sehr gutes Deutsch (C1 oder Muttersprache), ösischkenntnisse von Vorteil
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365 (Outlook, Teams, Sharepoint, Word, Excel); ERP-Erfahrung
• Proaktive und prozessorientierte Denkweise
• Hohe Belastbarkeit sowie selbstständige, exakte Arbeitsweise
• Kaufmännisches Verständnis für das Projektgeschäft: Kostendeckung, Akontozahlungen, Rückbehalte und Überfakturierung sind dir vertraut und du behältst die Zahlen proaktiv im Blick

Was du von uns erwarten darfst:

• Wir haben Vertrauen in dich und deine Fähigkeiten
• GaE ist soziokratisch organisiert: Kreisorganisation statt «top-down»- Hierarchie
• Einarbeitung, Weiterentwicklung, konstruktive Fehlerkultur und Transparenz
• Abwechslungsreiches und agiles Umfeld, motiviertes Team, modernste Software und Infrastruktur
• Zentral gelegener Arbeitsort in Bern

• Engineering AG
  Nordring 4 A / Postfach
  3001 Bern