Operations & Admin Coordinator – Projekte & Office

APCOA Switzerland AG; Basel; On-site; CHF 42,000 - 88,000; Part time

Job summary

APCOA Switzerland AG sucht eine/n Office Manager/in – Operations & Projektassistenz in Basel mit 60–80 % Teilzeit. Sie unterstützen den Leiter Operations und den Sales Director Schweiz im Tagesgeschäft und bei Projekten, koordinieren Offerten, verwalten Fristen und sorgen für eine reibungslose Büroorganisation.

Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung, mehrjährige Administrationserfahrung und gute MS-Office-Kenntnisse.

Qualifications

• Du hast eine kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung und mehrjährige Erfahrung in der Administration.
• Kenntnisse in der Personaladministration sind von Vorteil.
• Du erfasst neue Aufgaben rasch, erkennst Zusammenhänge und entwickelst praktikable Lösungen.
• Du arbeitest speditiv, selbstständig und sorgfältig.
• Du setzt klare Prioritäten, bleibst bei Unterbrechungen zielgerichtet und bringst Aufgaben termingerecht zum Abschluss.
• Du zeigst Eigeninitiative, triffst kleinere Entscheidungen selbst und erkennst, wann Rücksprache nötig ist.
• Du kommunizierst freundlich und verbindlich, vertrittst betriebliche Vorgaben konsequent und packst auch bei Routineaufgaben mit an.
• Du sprichst fliessend Deutsch, verfügst über gute Französischkenntnisse in Wort und Schrift und gehst sicher mit MS Office um. Englisch und Italienisch sind von Vorteil.

Responsibilities

• Du unterstützt den Leiter Operations und den Sales Director Schweiz im Tagesgeschäft und bei Projekten.
• Du holst Offerten ein, vergleichst Angebote und koordinierst Abklärungen und Termine.
• Du gibst betriebliche Vorgaben im Auftrag des Leiters Operations an die Mitarbeitenden unserer Parkings weiter und verfolgst deren Umsetzung.
• Du bearbeitest Anfragen, Schadensfälle und Reklamationen und stehst mit Kunden, Dienstleistern und internen Stellen in Kontakt.
• Du unterstützt die Personaladministration bei Verträgen, Krankmeldungen und Arbeitszeugnissen und betreust das Zeiterfassungssystem.
• Du bereitest anspruchsvollere Schreiben vor und bearbeitest Datenschutzanfragen sowie behördliche Fragebogen.
• Dazu holst du die nötigen Informationen und fachliche Unterstützung ein und sorgst für fristgerechte Antworten sowie eine nachvollziehbare Dokumentation.
• Du erstellst Arbeitsanweisungen, Schulungsunterlagen und Präsentationen, führst Sitzungsprotokolle und unterstützt bei Kommunikationsmassnahmen.
• Du bearbeitest verschiedene Mailboxen, erfasst Safelisteinträge und pflegst Daten und Listen.
• Zudem erstellst du Auswertungen und beschaffst Büro- und Arbeitsmaterial.

Skills

Organisationstärke

MS Office Kenntnisse

Kommunikation

Selbstständigkeit

Prioritätensetzung

Education

Kaufmännische Ausbildung

vergleichbare Ausbildung

Tools

MS Office

Job description

APCOA Switzerland AG sucht eine/n Office Manager/in – Operations & Projektassistenz in Basel mit 60–80 % Teilzeit. Sie unterstützen den Leiter Operations und den Sales Director Schweiz im Tagesgeschäft und bei Projekten, koordinieren Offerten, verwalten Fristen und sorgen für eine reibungslose Büroorganisation.

Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung, mehrjährige Administrationserfahrung und gute MS-Office-Kenntnisse.