Office Manager & Team Assistant (w/m/d)

Kienbaum Consultants International GmbH; Zürich; On-site; CHF 70,000 - 90,000; Full time

Benefits offered by this job

Kienbaum Akademy Trainings

Job summary

Kienbaum Consultants International GmbH in Zürich sucht eine engagierte Office- und Empfangsassistenz für eine zentrale Rolle im Standort. Sie betreuen Gäste, koordinieren Räume und Ansprechpartner, steuern externe Partner und übernehmen Reise- sowie Spesenmanagement und die Abrechnung.

Sie bringen eine KV-Ausbildung oder eine vergleichbare Laufbahn in Hotellerie/Dienstleistung mit, arbeiten sicher mit MS Office, CRM- und SAP-Systemen und unterstützen Marketing- sowie Standortaktivitäten.

Qualifications

• Abgeschlossene KV-Ausbildung oder vergleichbare Laufbahn in Hotellerie/Gastronomie/Dienstleistungsumfeld.
• Quereinsteiger:innen aus der Hospitality willkommen; passende Haltung und Prioritätensetzung wichtig.
• Routinierter Umgang mit MS Office; Erfahrung mit CRM-/Datenbanksystemen oder SAP von Vorteil.

Responsibilities

• Verantwortest Erscheinungsbild, Organisation und Service im Office.
• Ensuring Gäste-Betreuung vom Empfang bis Verabschiedung.
• Koordination Besprechungsräume, Post, Lieferungen und zentrale Anfragen.
• Steuerung externer Partner (Gebäudebetreuung, IT-Support, Reinigungsservice).
• Reise- und Spesenmanagement, Rechnungsstellung, Projektanlage in SAP; Systemeinweisung.
• Pflege Kundendaten in Salesforce (CRM) und SAP; Aktualisierung von Kontakten und Projekten.
• Unterstützung der Marketing Managerin bei Event-Organisation, Website-Aktualisierung und standortbezogenen Marketingaktivitäten.

Skills

Kundenservice

Office-Management

SAP

Salesforce

CRM-Systeme

Eventorganisation

MS Office

Rechnungsstellung

Reise- und Spesenmanagement

Datenbankkenntnisse

Education

KV-Ausbildung

Hotelfachschule

Tools

SAP

Salesforce

Job description

Wir beraten Unternehmen in wichtigen Fragestellungen und besetzen Schlüsselpositionen. Die Erwartungen unserer Kunden an uns sind hoch – und entsprechend hoch ist unser eigener Anspruch an Qualität und Service.

Dazu gehört eine Organisation, die mitdenkt, vorausschaut und auch dann verlässlich bleibt, wenn mehrere Themen gleichzeitig Aufmerksamkeit verlangen.

Bei uns packt jeder selbst an, Statusdenken ist uns fremd. Der Standort Zürich aber liegt organisatorisch in Deiner Hand. Du hältst unserem Beratungsteam den Rücken frei und bekommst dafür den notwendigen Gestaltungsspielraum und die erforderlichen Mittel.

Was Dich erwartet

• Du verantwortest das Erscheinungsbild, die Organisation und den Service in unserem Office.
• Du sorgst dafür, dass sich unsere Gäste vom Empfang bis zur Verabschiedung bestens betreut fühlen.
• Du koordinierst Besprechungsräume, Post, Lieferungen sowie zentrale Anfragen und behältst auch bei parallelen Anforderungen den Überblick.
• Du steuerst externe Partner (Gebäudebetreuung, IT-Support, Gärtner, Reinigungsservice, etc.), und stellst die Funktionsfähigkeit unserer Infrastruktur sicher.
• Du übernimmst Reise- und Spesenmanagement, Rechnungsstellung sowie Projektanlage in SAP und sorgst für weitere administrative Unterstützung des Teams. In unsere Systeme arbeiten wir Dich selbstverständlich ein.
• Du verwaltest Kundendaten in Salesforce (CRM) und SAP: Neue Kunden erfassen, Kontaktinfos aktualisieren, Projekte dokumentieren. Du sorgst dafür, dass beide Systeme aktuell sind – damit das Team schnell die richtigen Informationen hat.
• Du unterstützt unsere Marketing Managerin bei der Event-Organisation, der Kommunikation, der Aktualisierung der Webseite und bei weiteren standortbezogenen Marketingaktivitäten.

Was uns wichtig ist

• Du bringst eine ausgeprägte Dienstleistungsorientierung mit – gegenüber unserer Kundschaft ebenso wie gegenüber Deinem Team – und hast Freude daran, Verantwortung zu übernehmen.
• Eine abgeschlossene KV-Ausbildung, eine Hotelfachschule oder ei-ne vergleichbare Laufbahn in Hotellerie, Gastronomie oder einem hochwertigen Dienstleistungsumfeld bietet dafür eine gute Grundlage.
• Quereinsteiger:innen aus der Hospitality sind ausdrücklich will-kommen. Wer beispielsweise Front Office, Guest Relations oder Veranstaltungen kennt, bringt häufig genau die Haltung mit, auf die es uns ankommt.
• Darüber hinaus wünschen wir uns eine präzise und eigenständige Arbeitsweise und ein gutes Gespür für Prioritäten.
• Du bist sicher im Umgang mit MS Office und arbeitest Dich schnell in neue Systeme ein. Erfahrung mit CRM-, Datenbanksystemen oder SAP ist von Vorteil, aber keine Voraussetzung.
• Du kommunizierst stilsicher auf Deutsch. Diskretion, Loyalität und Verlässlichkeit sind für Dich selbstverständlich

Du möchtest voll durchstarten, bist aber noch nicht in allen Job-Bereichen erfahren? Schon als Berufseinsteiger:in erwarten Dich bei uns branchenübergreifende Projekte und herausfordernde Aufgaben. Als Familienunternehmen legen wir viel Wert auf das Mit- und Füreinander - jede:r kann sich einbringen und wird gesehen. Wir sind stolz auf unseren außergewöhnlichen Teamspirit sowie eine lockere Arbeitsatmosphäre: Kolleginnen und Kollegen agieren auf Augenhöhe zwischen allen Leveln.

Wir fördern Dich nach Deinen individuellen Ansprüchen, damit Du Deine Fähigkeiten entwickeln und Deine Persönlichkeit entfalten kannst. Unsere Kienbaum AKademy bietet zahlreiche Trainings und Wissensangebote, um Deine Weiterentwicklung zu begleiten. So gelingt es uns, Professionalität mit Leidenschaft zu verbinden.

Was wir Dir bieten - Deine Benefits bei Kienbaum

Deine Ansprechpartner:in

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Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.