Office Manager & Team Assistant (w/m/d)

KIENBAUM AG; Zürich; Vor Ort; CHF 65.000 - 75.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Kienbaum Akademy Trainings

Zusammenfassung

Die Kienbaum AG sucht am Standort Zürich eine engagierte Office Managerin/Office Manager & Team Assistant (w/m/d) in Vollzeit. Sie fungieren als zentrale Ansprechperson, gestalten Office- und Empfangskultur, koordinieren Räume, Post und externe Partner, erledigen Reise- und Spesenmanagement, und unterstützen das Team sowie das Marketing bei Events und Webseitenaktualisierungen.

Ihre präzise, eigenständige Arbeitsweise wird geschätzt.

Qualifikationen

• Abgeschlossene KV-Ausbildung, Hotelfachschule oder vergleichbare Laufbahn im gehobenen Dienstleistungsumfeld.
• Quereinsteiger:innen aus der Hospitality sind willkommen.
• Sicherer Umgang mit MS Office, schnelle Einarbeitung in neue Systeme.
• Deutschkenntnisse sicher in Wort und Schrift; Schweizer Arbeitsbewilligung Voraussetzung.

Aufgaben

• Zentrale organisatorische Ansprechperson für den Standort Zürich.
• Verantwortung für Erscheinungsbild, Organisation und Service im Office.
• Empfang, Betreuung der Gäste und Koordination von Besprechungsräumen.
• Steuerung externer Partner (Gebäudebetreuung, IT, Reinigung) und Infrastruktur.
• Reise- und Spesenmanagement, SAP-Projekte, Datenpflege in Salesforce und SAP.
• Unterstützung des Marketing-Teams bei Events, Webseitenaktualisierungen und standortbezogenen Marketingaktivitäten.

Kenntnisse

Kundendienst

Organisation

MS Office

CRM-Systeme

SAP

Salesforce

Ausbildung

KV-Ausbildung

Hotelfachschule

Tools

SAP

Salesforce

CRM-Systeme

Jobbeschreibung

Office Manager & Team Assistant (w/m/d)

Wer unsere Räumlichkeiten betritt, gewinnt innerhalb weniger Augenblicke einen Eindruck davon, wie wir arbeiten. Das gilt für unsere Kundschaft ebenso wie für Kandidatinnen und Kandidaten oder externe Partner. Wir suchen deshalb eine Persönlichkeit mit Hospitality-Mindset, die unseren Standort in Zürich zum Spiegelbild unseres Spirits macht – einen Ort, an dem Qualität, Verlässlichkeit und echte Gastgeberschaft täglich gelebt werden.

Wir beraten Unternehmen in wichtigen Fragestellungen und besetzen Schlüsselpositionen. Die Erwartungen unserer Kunden an uns sind hoch – und entsprechend hoch ist unser eigener Anspruch an Qualität und Service.
Dazu gehört eine Organisation, die mitdenkt, vorausschaut und auch dann verlässlich bleibt, wenn mehrere Themen gleichzeitig Aufmerksamkeit verlangen. Bei uns packt jeder selbst an, Statusdenken ist uns fremd. Der Standort Zürich aber liegt organisatorisch in Deiner Hand. Du hältst unserem Beratungsteam den Rücken frei und bekommst dafür den notwendigen Gestaltungsspielraum und die erforderlichen Mittel.

Für unseren Standort in Zürich suchen wir aktuell in Vollzeit einen Office Manager & Team Assistant (w/m/d) als Verstärkung!

Was Dich erwartet:

Du bist die zentrale organisatorische Ansprechperson für unseren Standort Zürich und sorgst dafür, dass im Hintergrund alles funktioniert.

Verantwortung & Gestaltungsspielraum: Du übernimmst eine zentrale Rolle für unseren Zürcher Standort und kannst sichtbar beeinflussen, wie Kienbaum nach innen und außen erlebt wird.

Kurze Entscheidungswege: Flache Hierarchien und ein Umfeld, in dem gute Ideen nicht nur diskutiert, sondern umgesetzt werden.

• Du verantwortest das Erscheinungsbild, die Organisation und den Service in unserem Office.
• Du sorgst dafür, dass sich unsere Gäste vom Empfang bis zur Verabschiedung bestens betreut fühlen.
• Du koordinierst Besprechungsräume, Post, Lieferungen sowie zentrale Anfragen und behältst auch bei parallelen Anforderungen den Überblick.
• Du steuerst externe Partner (Gebäudebetreuung, IT-Support, Gärtner, Reinigungsservice, etc.), und stellst die Funktionsfähigkeit unserer Infrastruktur sicher.
• Du übernimmst Reise- und Spesenmanagement, Rechnungsstellung sowie Projektanlage in SAP und sorgst für weitere administrative Unterstützung des Teams. In unsere Systeme arbeiten wir Dich selbstverständlich ein.
• Du verwaltest Kundendaten in Salesforce (CRM) und SAP: Neue Kunden erfassen, Kontaktinfos aktualisieren, Projekte dokumentieren. Du sorgst dafür, dass beide Systeme aktuell sind – damit das Team schnell die richtigen Informationen hat.
• Du unterstützt unsere Marketing Managerin bei der Event-Organisation, der Kommunikation, der Aktualisierung der Webseite und bei weiteren standortbezogenen Marketingaktivitäten.

Was uns wichtig ist:

Die Position geht über klassische Administration hinaus. Wir möchten, dass Du unseren Standort aktiv mitgestaltest.

Team- und Kundenanlässe: Vom Sommerevent über das Weihnachtsessen bis zu exklusiven Kundenveranstaltungen – Du wirkst an Konzeption, Organisation und Durchführung mit und gestaltest Momente, in denen echte Beziehungen entstehen.

Empfangskultur: Wie ein Besuch bei Kienbaum Zürich erlebt wird, gestaltest Du mit – von der Vorbereitung über die Atmosphäre der Räume bis zur Bewirtung.

• Du bringst eine ausgeprägte Dienstleistungsorientierung mit – gegenüber unserer Kundschaft ebenso wie gegenüber Deinem Team – und hast Freude daran, Verantwortung zu übernehmen.
• Eine abgeschlossene KV-Ausbildung, eine Hotelfachschule oder eine vergleichbare Laufbahn in Hotellerie, Gastronomie oder einem hochwertigen Dienstleistungsumfeld bietet dafür eine gute Grundlage.
• Quereinsteiger:innen aus der Hospitality sind ausdrücklich willkommen. Wer beispielsweise Front Office, Guest Relations oder Veranstaltungen kennt, bringt häufig genau die Haltung mit, auf die es uns ankommt.
• Darüber hinaus wünschen wir uns eine präzise und eigenständige Arbeitsweise und ein gutes Gespür für Prioritäten.
• Du bist sicher im Umgang mit MS Office und arbeitest Dich schnell in neue Systeme ein. Erfahrung mit CRM-, Datenbanksystemen oder SAP ist von Vorteil, aber keine Voraussetzung.
• Du kommunizierst stilsicher auf Deutsch. Diskretion, Loyalität und Verlässlichkeit sind für Dich selbstverständlich.
• Du verfügst über eine gültige Schweizer Arbeits- und Aufenthaltsbewilligung (Ausweis B oder C) und wohnst bereits in der Schweiz.
• Je nach Erfahrung und Qualifikation liegt die jährliche Gesamtvergütung bei CHF 65'000 bis CHF 75'000 brutto inklusive Bonus (bei 100 %-Pensum).

Was Du von uns erwarten kannst:

Du möchtest voll durchstarten, bist aber noch nicht in allen Job-Bereichen erfahren? Schon als Berufseinsteiger:in erwarten Dich bei uns branchenübergreifende Projekte und herausfordernde Aufgaben. Als Familienunternehmen legen wir viel Wert auf das Mit- und Füreinander – jede:r kann sich einbringen und wird gesehen. Wir sind stolz auf unseren außergewöhnlichen Teamspirit sowie eine lockere Arbeitsatmosphäre: Kolleginnen und Kollegen agieren auf Augenhöhe zwischen allen Leveln.

Wir fördern Dich nach Deinen individuellen Ansprüchen, damit Du Deine Fähigkeiten entwickeln und Deine Persönlichkeit entfalten kannst. Unsere Kienbaum AKademy bietet zahlreiche Trainings und Wissensangebote, um Deine Weiterentwicklung zu begleiten. So gelingt es uns, Professionalität mit Leidenschaft zu verbinden.

Kontakt:

Wir freuen uns darauf, Dich kennenzulernen!

Bei Fragen wende Dich gerne an Kerima Pielhau unter [phone].

Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion / Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.

Kienbaum AG

Dufourstrasse 43 | 8008 Zürich | work.kienbaum.com