Administrative Assistant 50 %

TBWA\\Zürich; Zürich; Vor Ort; CHF 75.000 - 95.000; Vollzeit

Zusammenfassung

TBWA Zürich sucht eine kommunikative und zuverlässige Empfangs- und Office-Managerin, die Gäste begrüßt, das Team unterstützt und den Büroalltag reibungslos gestaltet. Du bist Ansprechpartner:in für Kunden und Partner, koordinierst Termine und sorgst für einen geschmeidigen Tagesablauf.

In dieser Rolle arbeitest du eigenständig, behältst auch in Hochlast den Überblick, planst Events und Reisen, unterstützt die Buchhaltung bei Belegen und Rechnungen, und bist Teil eines dynamischen Teams am

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und mehrjährige Empfangserfahrung.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse.
• Ausgeprägtes Serviceverständnis und Organisationsgeschick.
• Strukturierte, selbstständige Arbeitsweise auch bei Hochlast.
• Sicherer Umgang mit Word, Excel & Outlook.

Aufgaben

• Empfang von Gästen, Kunden und Partnern mit positiver Energie.
• Eigenverantwortliche Betreuung des Office Managements.
• Planung von Events, Reisen und Koordination mit Lieferanten.
• Unterstützung Buchhaltung bei Rechnungen und Belegen.
• Gewährleistung effizienter Arbeitsabläufe und Qualitätsstandards.

Kenntnisse

Deutsch

Englisch

Kundenservice

Organisation

Office-Software

Teamfähigkeit

Flexibilität

MS Office

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

• Kommunikationsstarke und teamfähige Persönlichkeit: Der Empfang ist dein Revier, du begrüsst Gäste, Kunden und Partner mit deiner positiven Energie
• Hands-on & eigenständig: Eigenverantwortliche Betreuung des Office Managements – du sorgst dafür, dass alles reibungslos läuft – Telefon, Post, Termine mit Lieferanten, Catering bei Kundenbesuchen
• Mit Blick auf das Ganze: Du bist ein Organisationstalent und behältst auch bei Zeitdruck den Überblick. Getränke, Büromaterial sind stets aufgefüllt, du planst und koordinierst Events und organisierst Reisen für das Team (Flüge, Transfers & Hotels).
• Zuverlässig & detailorientiert: Du unterstützt die Buchhaltung – Rechnungen, Belege, Budgtet-Übersicht
• Strukturiert & sorgfältig: Gewährleistung effizienter Arbeitsabläufe, sowie Sicherstellung der Einhaltung von Qualitätsstandards
• Mitbetreuung unserer Lernenden: du bist Ansprechpartner:in unserer jungen Generation im Office Management und motivierst sie in ihrer Selbstständigkeit

Deine Skills

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und mehrjährige Berufserfahrungen am Empfang
• Fliessende Sprachkenntnisse auf Deutsch und Englisch
• Ausgeprägtes Dienstleistungsverständnis, Organisationsgeschick und Freude im Umgang mit Menschen
• sehr strukturierte und selbstständige Arbeitsweise auch bei hoher Arbeitsauslastung
• Sicherer Umgang mit den Office Programmen (Word, Excel etc.)
• Flexibilität bei den Arbeitszeiten sowie Bereitschaft bei zusätzlichen Events mitzuwirken

Was dich bei uns erwartet

• Ein dynamisches und motiviertes Team, das rockt
• Lage ist direkt am Zürichsee
• Kein 0815-Job, 40 h Arbeitswoche
• Spannende Kund:innen und Projekte

Unser Bewerbungsprozess

• Profil-Check: Wir scannen kurz deinen CV und wenn du uns neugierig machst, folgt ein knackiger Kennenlern-Call.
• Deep Dive: Im ersten Treffen gehen wir in die Tiefe und finden heraus, ob wir miteinander harmonieren.
• Schnuppertag & Team-Vibe: Abschliessend lernst du unser Team kennen - denn nur wenn der Vibe stimmt, sind wir alle happy!