Office & HR Lead — Shape a Fast-Growth Backoffice

OmniWatt AG; Baar; Hybrid; Vertraulich; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Homeoffice 1 Tag/Woche

Innovatives Umfeld

Weiterbildungsmöglichkeiten

Zusammenarbeit mit CEO

Eigenverantwortung

Zusammenfassung

OmniWatt AG sucht eine erfahrene Office Managerin bzw. Office Manager zur Koordination von Backoffice, HR-Administration und internen Prozessen in Baar/Zug, Schweiz.

Sie arbeiten eng mit der Geschäftsführung zusammen, verbessern digitale Abläufe, setzen KI-Tools ein und sorgen für einen reibungslosen Büroalltag. Voraussetzung sind mehrjährige Erfahrung, gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie sicheres Arbeiten mit MS Office.

Qualifikationen

• Einige Jahre Erfahrung in einer Office-/HR-Funktion, idealerweise in einem dynamischen Umfeld.
• Strukturierte, organisierte und detailorientierte Arbeitsweise – auch bei hohem Tempo.
• Vertrauenswürdiger und diskreter Umgang mit Personal- und Lohndaten.
• KI- und Verbesserungs-Mindset: Prozesse hinterfragen, KI-Tools aktiv nutzen und effizientere Lösungen suchen.
• Eigeninitiative und Hands-on-Mentalität: selbstständig mitdenken, anpacken und Aufgaben zu Ende bringen.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse; weitere Sprachen sind Plus.
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools, MS Office; Erfahrung mit Dynamics/Continia vorteilhaft.

Aufgaben

• Office Management und Backoffice koordinieren, Dokumente, Ablage, Büromaterial und Räume gut organisieren.
• HR-Administration betreuen, inkl. Arbeitsverträge, Personaldaten, Onboarding/Offboarding, Abwesenheiten und Lohndaten-Vorbereitung.
• Interne und externe Anfragen koordinieren, Anliegen aufnehmen und weiterleiten.
• Fuhrpark, IT und Equipment verwalten, inkl. Dokumentation, Wartung, Bestellungen, Ausgabe/Rückgabe.
• Administrative Prozesse verbessern, digitalisieren und KI-Tools zur Effizienzsteigerung einsetzen.

Kenntnisse

Office Management

HR-Administration

Dokumentation

Diskretion

KI-Tools einsetzen

Eigeninitiative

Deutsch/Englisch

MS Office

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare administrative Ausbildung

Tools

Dynamics/Continia

Jobbeschreibung

OmniWatt AG sucht eine erfahrene Office Managerin bzw. Office Manager zur Koordination von Backoffice, HR-Administration und internen Prozessen in Baar/Zug, Schweiz.

Sie arbeiten eng mit der Geschäftsführung zusammen, verbessern digitale Abläufe, setzen KI-Tools ein und sorgen für einen reibungslosen Büroalltag. Voraussetzung sind mehrjährige Erfahrung, gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie sicheres Arbeiten mit MS Office.