Executive Assistant/Office Manager Operations Banking/AM / Fest

Evergreen Human Resources AG; Zürich; Vor Ort; CHF 90.000 - 130.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Evergreen Human Resources AG sucht eine/n vielseitige/n Executive Assistant/Office Manager für den Sitz in Zürich. Die Stelle umfasst Office-Management, interne Koordination, HR-Aufgaben und Unterstützung von Geschäftsleitung sowie Verwaltungsratsarbeiten.

Sie arbeiten eng mit dem CEO, steuern Finanz- und Buchhaltungsprozesse, koordinieren Audits und verantworten Marketingmaterialien sowie Compliance-Prozesse.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und ideal eine Weiterbildung (Direktionsassistentin oder BWL HF).
• Langjährige Berufserfahrung im Operations Umfeld in ähnlicher Funktion, ideal im Finanzumfeld.

Aufgaben

• Assistenz der Geschäftsleitung, Protokollierung von Verwaltungsrats- und Generalversammlungen.
• Unterstützung des CEO bei strategischen und operativen Aufgaben.
• Finanz- und Buchhaltungsmanagement, Lohnadministration und Überwachung von Rechnungen, Kreditkarten- und Kreditorenzahlungen.
• Abwicklung von Rückvergütungen.
• Audits vorbereiten und Unterlagen zusammenstellen, Audittermine organisieren.
• Marketingorganisation: Fotoshootings, Pflege der Website, Erstellung von Marketingmaterialien.
• HR-Aufgaben: Arbeitsmittel, Anmeldung bei SwissLife, AHV, Kinderzulagen.
• Verwaltung des Aktienbuchs, Kapitalerhöhungen, Rechtsdokumente und Kommunikation mit FINMA.
• IKS/Compliance-Berichte, Onboarding neuer Kunden, Handelsregister-Einträge.

Kenntnisse

Deutsch (verhandlungssicher)

Englisch (verhandlungssicher)

Organisationstalent

IT-Affinität

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Direktionsassistentin oder BWL HF

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

This job posting was published here directly by one of our clients. The State Secretariat for Economic Affairs has no control over its content or quality.

Executive Assistant/Office Manager Operations Banking/AM / Fest

Evergreen Human Resources AG Vacant since : 11.09.2026 8008 Zürich (ZH) 100% By agreement Permanent

(Exklusiv) Executive Assistant/Office Manager Operations Banking/AM / Fest

(Exklusiv) Executive Assistant/Office Manager Operations Banking/AM / Fest

Einleitung

Im exklusiven Auftrag unserer Mandantin, einem renommierten, stark wachsenden Finanzdienstleistungsunternehmen (Asset Management, Private Banking) mit sympathischer Unternehmenskultur suchen wir für den Sitz im Herzen des -Seefelds (zentrale und direkte Seelage, Parkplätze vorhanden), ab sofort oder nach Vereinbarung eine/n vielseitige/n

Art der Arbeit

• Assistenz der Geschäftsleitung und VerwaltungsratsarbeitPlanung, Organisation und Protokollierung von Verwaltungsrats- und Generalversammlungen.
  Unterstützung des CEO bei strategischen und operativen Aufgaben.

• Finanz- und Buchhaltungsmanagement(Schnittstelle externer Treuhänder)
  Lohnadministration und Überwachung von Rechnungen, Kreditkarten- und Kreditorenzahlungen.
  Abwicklung von Rückvergütungen

• Unterstützung bei AuditsVorbereitung und Zusammenstellung aller relevanten Unterlagen für Audits.
  Mitwirkung bei der Organisation und Durchführung von Auditterminen, Kommunikation mit externen Prüfern.

• Organisatorisches und MarketingFührung einer Operations Mitarbeiterin
  Organisation und Durchführung von Fotoshootings sowie Pflege der Unternehmenswebsite.
  Erstellung und Anpassung von Marketingmaterialien (z. B. One-Pager).
  Bestellung und Verwaltung von Büromaterialien

• Human Resources (HR)Einrichtung von Arbeitsmitteln für neue Mitarbeitende (z. B. Schlüssel, E-Mail).
  Anmeldung bei SwissLife, AHV und Beantragung von Kinderzulagen.
  Unterstützung bei administrativen und organisatorischen HR-Aufgaben.

• Juristische AufgabenVerwaltung des Aktienbuchs, Vorbereitung aktienrechtlicher Dokumente und Kapitalerhöhungen.
  Korrespondenz mit der FINMA z.b. bei Satzungsänderungen und anderen regulatorischen Vorgaben.
  Erstellung und Verwaltung von rechtskonformer Dokumente.
  Korrespondenz mit Kanzlei und internem Rechtsberater

• Compliance-ManagementBetreuung der internen Kontrollsysteme (IKS) und Compliance-Toolbox
  Erstellung und Verwaltung von Compliance-Berichten sowie Onboarding neuer Kunden.
  Bearbeitung und Eintragungen im Handelsregister.

Unsere Mandantin bietet Ihnen die Chance, ein erfolgreiches Unternehmen im Wachstum zu begleiten und auch in diversen spannenden Projekten mitzuarbeiten. Zudem dürfen Sie sich auf eine sympathische Unternehmenskultur und attraktive Anstellungsbedingungen freuen.

Anforderungsprofil

Um diese spannende Herausforderung optimal zu meistern, bringen Sie eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung sowie von Vorteil eine relevante Weiterbildung (z.b. Direktionsassistentin oder BWL HF) mit. Sie können bereits auf langjährige Berufserfahrung im Operations Umfeld in einer ähnlichen Funktion (z.b. Backoffice Leitung, Executive Assistant, Operations Manager mit vergleichbaren Aufgaben) zurückblicken, welche Sie idealerweise im Finanzumfeld (z.b. Asset Management oder Private Banking) gesammelt haben. Sie kommunizieren stilsicher in Deutsch und sehr gut in Englisch (Wort und Schrift). Im Umgang mit den MS Office Anwendungen sind Sie versiert und bringen ein generelles Flair für IT-Anwendungen mit. Sie denken betriebswirtschaftlich und haben auch Freude am Umgang mit Zahlen. Wenn Sie zudem eine offene, unkomplizierte Persönlichkeit mit Organisationstalent sind, die auf unterschiedlichen Hierarchieebenen erfolgreich kommunizieren kann und Wert auf ein gepflegtes Erscheinungsbild legt, sollten Sie sich baldmöglichst bei uns bewerben.

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• Work location 8008 Zürich (ZH)
• Workload 100%
• Employment start By agreement
• Employment duration Permanent

• By online Online form