Office Management & HR (m/w/d)

OmniWatt AG; Baar; Hybrid; Vertraulich; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Homeoffice 1 Tag/Woche

Innovatives Umfeld

Weiterbildungsmöglichkeiten

Zusammenarbeit mit CEO

Eigenverantwortung

Zusammenfassung

OmniWatt AG sucht eine erfahrene Office Managerin bzw. Office Manager zur Koordination von Backoffice, HR-Administration und internen Prozessen in Baar/Zug, Schweiz.

Sie arbeiten eng mit der Geschäftsführung zusammen, verbessern digitale Abläufe, setzen KI-Tools ein und sorgen für einen reibungslosen Büroalltag. Voraussetzung sind mehrjährige Erfahrung, gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie sicheres Arbeiten mit MS Office.

Qualifikationen

• Einige Jahre Erfahrung in einer Office-/HR-Funktion, idealerweise in einem dynamischen Umfeld.
• Strukturierte, organisierte und detailorientierte Arbeitsweise – auch bei hohem Tempo.
• Vertrauenswürdiger und diskreter Umgang mit Personal- und Lohndaten.
• KI- und Verbesserungs-Mindset: Prozesse hinterfragen, KI-Tools aktiv nutzen und effizientere Lösungen suchen.
• Eigeninitiative und Hands-on-Mentalität: selbstständig mitdenken, anpacken und Aufgaben zu Ende bringen.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse; weitere Sprachen sind Plus.
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools, MS Office; Erfahrung mit Dynamics/Continia vorteilhaft.

Aufgaben

• Office Management und Backoffice koordinieren, Dokumente, Ablage, Büromaterial und Räume gut organisieren.
• HR-Administration betreuen, inkl. Arbeitsverträge, Personaldaten, Onboarding/Offboarding, Abwesenheiten und Lohndaten-Vorbereitung.
• Interne und externe Anfragen koordinieren, Anliegen aufnehmen und weiterleiten.
• Fuhrpark, IT und Equipment verwalten, inkl. Dokumentation, Wartung, Bestellungen, Ausgabe/Rückgabe.
• Administrative Prozesse verbessern, digitalisieren und KI-Tools zur Effizienzsteigerung einsetzen.

Kenntnisse

Office Management

HR-Administration

Dokumentation

Diskretion

KI-Tools einsetzen

Eigeninitiative

Deutsch/Englisch

MS Office

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare administrative Ausbildung

Tools

Dynamics/Continia

Jobbeschreibung

Wir bei OmniWatt entwickeln erneuerbare Energielösungen für die ganze Schweiz – von Photovoltaik über Batteriespeicher bis Wärmepumpe, ergänzt durch zwei Tochtergesellschaften im Elektrobereich. Wir sind Teil der Swiss Solar Group und bewegen uns mit Scale-up-Tempo: schnell wachsend, viel in Bewegung, kurze Wege, viel Gestaltungsraum. Wir suchen jemanden, der unser Backoffice nicht einfach verwaltet, sondern es mit Herz, Drive und Kopf voranbringt – und ständig fragt: Wie machen wir das schlauer?

Aufgaben

• Office Management und Backoffice koordinieren, damit Dokumente, Ablage, Büromaterial, Räume und administrative Themen gut organisiert sind.
• HR-Administration betreuen, inklusive Arbeitsverträge, Personaldaten, Onboarding, Offboarding, Abwesenheiten und Vorbereitung der relevanten Informationen für die Lohnabrechnung.
• Interne und externe Anfragen koordinieren, Anliegen aufnehmen, an die richtigen Personen weiterleiten und deren Bearbeitung nachverfolgen.
• Fuhrpark, IT und Equipment verwalten, inklusive Dokumentation, Wartung, Bestellungen sowie Ausgabe und Rückgabe von Arbeitsmaterial.
• Administrative Prozesse verbessern und digitalisieren, Optimierungspotenziale identifizieren und digitale sowie KI-Tools zur Effizienzsteigerung einsetzen.

Qualifikation

• Einige Jahre Erfahrung in einer vergleichbaren Office-/HR-Funktion, idealerweise in einem dynamischen und schnell wachsenden Umfeld. Grundlage ist eine kaufmännische oder vergleichbare administrative Ausbildung.
• Sehr strukturierte, organisierte und detailorientierte Arbeitsweise – auch bei hohem Tempo den Überblick behalten.
• Vertrauenswürdiger und diskreter Umgang mit Personal- und Lohndaten.
• KI- und Verbesserungs-Mindset: Prozesse hinterfragen, KI-Tools aktiv nutzen und kontinuierlich nach effizienteren Lösungen suchen.
• Eigeninitiative und Hands-on-Mentalität: selbstständig mitdenken, anpacken und Aufgaben zuverlässig zu Ende bringen.
• Sprachen: Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse; weitere Sprachen wie Polnisch, Italienisch oder Spanisch sind im internationalen Umfeld ein Plus.
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools, insbesondere MS Office; Erfahrung mit Dynamics / Continia ist von Vorteil.

Benefits

• 1 Tag Homeoffice pro Woche für mehr Flexibilität im Arbeitsalltag
• Innovatives und dynamisches Arbeitsumfeld mit viel Raum für eigene Ideen und Verbesserungen
• Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten durch Trainings und Learning-on-the-Job
• Direkte Zusammenarbeit mit dem CEO und kurze Entscheidungswege
• Viel Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum in einem wachsenden Unternehmen