HR & Office Manager (m/w/d)

OmniWatt AG; Cham; Hybrid; Vertraulich; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

1 Tag Homeoffice pro Woche

Innovatives Arbeitsumfeld

Weiterbildungs- und Entwicklungschance

Direkte Zusammenarbeit mit der CEO

Gestaltungsspielraum im wachsenden UN

Zusammenfassung

OmniWatt AG sucht eine engagierte Office-/HR-Funktion, die das Backoffice mit Herz und Drive vorantreibt. Sie koordinieren Dokumente, Verträge, Onboarding/Offboarding und Abwesenheiten, betreuen HR-Angelegenheiten und verbessern Prozesse mithilfe von digitalen Tools.

Sie arbeiten eng mit der Geschäftsleitung zusammen, arbeiten hybrid im Schweizer Umfeld und tragen Verantwortung für Personal- und Lohndaten Sicherheit sowie effiziente Büroorganisation.

Qualifikationen

• Mehrjährige Erfahrung in Office-/HR-Funktion
• Gute strukturierte, organisierte Arbeitsweise
• Vertraulicher Umgang mit Personal- und Lohndaten
• KI-Tools aktiv nutzen und Prozesse hinterfragen
• Eigeninitiative und Hands-on-Mentalität
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse; Polnisch/Italienisch/Spanisch von Vorteil
• Sicherer Umgang mit MS Office; Dynamics/Continua von Vorteil

Aufgaben

• Office Management und Backoffice koordinieren, Dokumente, Ablage, Bürobedarf, Räume effizient verwalten
• HR-Administration betreuen: Arbeitsverträge, Onboarding/Offboarding, Abwesenheiten, Lohndaten-Vorbereitung
• Anfragen intern/extern entgegennehmen, weiterleiten und nachverfolgen
• Fuhrpark, IT und Equipment verwalten, Wartung, Bestellungen, Aus- und Ausgabe von Material
• Prozesse digitalisieren, KI-Tools zur Effizienzsteigerung einsetzen

Kenntnisse

Office Management

HR-Administration

Organisation

Vertraulichkeit

Sprachen Deutsch/Englisch

Kundennähe

Ausbildung

kaufmännische Ausbildung

Tools

Dynamics

Continua

MS Office

Jobbeschreibung

Wir bei OmniWatt entwickeln erneuerbare Energielösungen für die ganze Schweiz – von Photovoltaik über Batteriespeicher bis Wärmepumpe, ergänzt durch zwei Tochtergesellschaften im Elektrobereich. Wir sind Teil der Swiss Solar Group und bewegen uns mit Scale-up-Tempo: schnell wachsend, viel in Bewegung, kurze Wege, viel Gestaltungsraum. Wir suchen jemanden, der unser Backoffice nicht einfach verwaltet, sondern es mit Herz, Drive und Kopf voranbringt – und ständig fragt: Wie machen wir das schlauer?

Aufgaben

• Office Management und Backoffice koordinieren, damit Dokumente, Ablage, Büromaterial, Räume und administrative Themen gut organisiert sind.
• HR-Administration betreuen, inklusive Arbeitsverträge, Personaldaten, Onboarding, Offboarding, Abwesenheiten und Vorbereitung der relevanten Informationen für die Lohnabrechnung.
• Interne und externe Anfragen koordinieren, Anliegen aufnehmen, an die richtigen Personen weiterleiten und deren Bearbeitung nachverfolgen.
• Fuhrpark, IT und Equipment verwalten, inklusive Dokumentation, Wartung, Bestellungen sowie Ausgabe und Rückgabe von Arbeitsmaterial.
• Administrative Prozesse verbessern und digitalisieren, Optimierungspotenziale identifizieren und digitale sowie KI-Tools zur Effizienzsteigerung einsetzen.

Qualifikation

Einige Jahre Erfahrung in einer vergleichbaren Office-/HR-Funktion, idealerweise in einem dynamischen und schnell wachsenden Umfeld. Grundlage ist eine kaufmännische oder vergleichbare administrative Ausbildung.
Sehr strukturierte, organisierte und detailorientierte Arbeitsweise – auch bei hohem Tempo den Überblick behalten.
Vertrauenswürdiger und diskreter Umgang mit Personal- und Lohndaten.
KI- und Verbesserungs-Mindset: Prozesse hinterfragen, KI-Tools aktiv nutzen und kontinuierlich nach effizienteren Lösungen suchen.
Eigeninitiative und Hands-on-Mentalität: selbstständig mitdenken, anpacken und Aufgaben zuverlässig zu Ende bringen.
Sprachen: Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse; weitere Sprachen wie Polnisch, Italienisch oder Spanisch sind im internationalen Umfeld ein Plus.
Sicherer Umgang mit digitalen Tools, insbesondere MS Office; Erfahrung mit Dynamics / Continia ist von Vorteil.

Benefits

• 1 Tag Homeoffice pro Woche für mehr Flexibilität im Arbeitsalltag
• Innovatives und dynamisches Arbeitsumfeld mit viel Raum für eigene Ideen und Verbesserungen
• Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten durch Trainings und Learning-on-the-Job
• Direkte Zusammenarbeit mit dem CEO und kurze Entscheidungswege
• Viel Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum in einem wachsenden Unternehmen