HR & Office Manager (m/w/d)

Omniwatt AG; Steinhausen; Hybrid; CHF 90.000 - 120.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Homeoffice 1 Tag/Woche

Weiterbildungsmöglichkeiten

Learning-on-the-Job

Zusammenarbeit mit CEO

Gestaltungsfreiheit

Zusammenfassung

OmniWatt AG in der Schweiz sucht eine engagierte Office-/HR-Backoffice-Fachkraft, die das Organisationstalent des Unternehmens stärkt und zentrale administrative Aufgaben zuverlässig erledigt.

Sie koordinieren HR-Prozesse, verwalten Verträge, Onboarding, Offboarding, Abwesenheiten, sowie Dokumentation und Bürobedarf; arbeiten eng mit dem CEO zusammen und gestalten Prozesse durch digitale Tools, inklusive KI-gestützte Optimierung; Homeoffice 1 Tag pro Woche bietet Flexibilität.

Qualifikationen

• Mehrjährige Erfahrung in Office-/HR-Funktion, ideal in schnellem Umfeld.
• Strukturiert, organisiert und detailorientiert – auch bei Tempo den Überblick.
• Vertrauensvoller und diskreter Umgang mit Personal- und Lohndaten.
• KI- und Verbesserungs-Mindset: Prozesse hinterfragen, KI-Tools nutzen.
• Eigeninitiative und Hands-on-Mentalität: selbstständig mitdenken.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse; weitere Sprachen sind Plus.
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools, insbesondere MS Office; Erfahrung mit Dynamics/Continua von Vorteil.

Aufgaben

• Office Management und Backoffice koordinieren, damit Dokumente, Ablage, Büromaterial, Räume und administrative Themen gut organisiert sind.
• HR-Administration betreuen, inklusive Arbeitsverträge, Personaldaten, Onboarding, Offboarding, Abwesenheiten und Vorbereitung der relevanten Informationen für die Lohnauszahlung.
• Interne und externe Anfragen koordinieren, Anliegen aufnehmen, an die richtigen Personen weiterleiten und deren Bearbeitung nachverfolgen.
• Fuhrpark, IT und Equipment verwalten, inklusive Dokumentation, Wartung, Bestellungen sowie Ausgabe und Rückgabe von Arbeitsmaterial.
• Administrative Prozesse verbessern und digitalisieren, Optimierungspotenziale identifizieren und digitale sowie KI-Tools zur Effizienzsteigerung einsetzen.

Kenntnisse

Office Management

HR Administration

Dokumentation

Digitale Tools

MS Office

Dynamics/Continua

Ausbildung

kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Dynamics/Continua

Jobbeschreibung

Wir bei OmniWatt entwickeln erneuerbare Energielösungen für die ganze Schweiz – von Photovoltaik über Batteriespeicher bis Wärmepumpe, ergänzt durch zwei Tochtergesellschaften im Elektrobereich. Wir sind Teil der Swiss Solar Group und bewegen uns mit Scale-up-Tempo: schnell wachsend, viel in Bewegung, kurze Wege, viel Gestaltungsraum. Wir suchen jemanden, der unser Backoffice nicht einfach verwaltet, sondern es mit Herz, Drive und Kopf voranbringt – und ständig fragt: Wie machen wir das schlauer?

Wir bei OmniWatt entwickeln erneuerbare Energielösungen für die ganze Schweiz – von Photovoltaik über Batteriespeicher bis Wärmepumpe, ergänzt durch zwei Tochtergesellschaften im Elektrobereich. Wir sind Teil der Swiss Solar Group und bewegen uns mit Scale-up-Tempo: schnell wachsend, viel in Bewegung, kurze Wege, viel Gestaltungsraum. Wir suchen jemanden, der unser Backoffice nicht einfach verwaltet, sondern es mit Herz, Drive und Kopf voranbringt – und ständig fragt: Wie machen wir das schlauer?

Aufgaben

• Office Management und Backoffice koordinieren, damit Dokumente, Ablage, Büromaterial, Räume und administrative Themen gut organisiert sind.
• HR-Administration betreuen, inklusive Arbeitsverträge, Personaldaten, Onboarding, Offboarding, Abwesenheiten und Vorbereitung der relevanten Informationen für die Lohnabrechnung.
• Interne und externe Anfragen koordinieren, Anliegen aufnehmen, an die richtigen Personen weiterleiten und deren Bearbeitung nachverfolgen.
• Fuhrpark, IT und Equipment verwalten, inklusive Dokumentation, Wartung, Bestellungen sowie Ausgabe und Rückgabe von Arbeitsmaterial.
• Administrative Prozesse verbessern und digitalisieren, Optimierungspotenziale identifizieren und digitale sowie KI-Tools zur Effizienzsteigerung einsetzen.

Qualifikation

• Einige Jahre Erfahrung in einer vergleichbaren Office-/HR-Funktion, idealerweise in einem dynamischen und schnell wachsenden Umfeld. Grundlage ist eine kaufmännische oder vergleichbare administrative Ausbildung.
• Sehr strukturierte, organisierte und detailorientierte Arbeitsweise – auch bei hohem Tempo den Überblick behalten.
• Vertrauenswürdiger und diskreter Umgang mit Personal- und Lohndaten.
• KI- und Verbesserungs-Mindset: Prozesse hinterfragen, KI-Tools aktiv nutzen und kontinuierlich nach effizienteren Lösungen suchen.
• Eigeninitiative und Hands-on-Mentalität: selbstständig mitdenken, anpacken und Aufgaben zuverlässig zu Ende bringen.
• Sprachen: Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse; weitere Sprachen wie Polnisch, Italienisch oder Spanisch sind im internationalen Umfeld ein Plus.
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools, insbesondere MS Office; Erfahrung mit Dynamics / Continia ist von Vorteil.

Benefits

• 1 Tag Homeoffice pro Woche für mehr Flexibilität im Arbeitsalltag
• Innovatives und dynamisches Arbeitsumfeld mit viel Raum für eigene Ideen und Verbesserungen
• Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten durch Trainings und Learning-on-the-Job
• Direkte Zusammenarbeit mit dem CEO und kurze Entscheidungswege
• Viel Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum in einem wachsenden Unternehmen