Mitarbeiter*in Sekretariat und Administration

sintegrA zürich - Geschäftsstelle; Zürich; Vor Ort; CHF 70.000 - 90.000; Teilzeit

Zusammenfassung

sintegrA zürich sucht ab Oktober eine/n Mitarbeiter*in im Sekretariat und in der Administration am Standort Albulastrasse 57. Die Stelle wird im Job-Sharing ausgeführt, wodurch flexible Arbeitszeiten möglich sind.

Sie sind zentrale Ansprechperson für Klient*innen, führen Termine, koordinieren Aufnahmegespräche, erledigen administrative Vorbereitungen und unterstützen das Fachteam sowie die Betriebsleitung in organisatorischen Belangen.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Grundbildung mit EFZ.
• Erfahrung im direkten Kontakt mit Klient*innen und Fachteam.
• Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung und Sozialkompetenz.
• Organisatorische Fähigkeiten und Belastbarkeit.

Aufgaben

• Ansprechpartner für Klient*innen und Besucher*innen.
• Terminplanung und Koordination von Aufnahme-Interviews.
• Administrative Vorbereitungsarbeiten für neue Klient*innen.
• Verrechnung an SVA und Erstellung von IV-Taggeldbescheinigungen.
• Pflege von Adress- und Stammdaten sowie Vorbereitungen für Mailings.
• Erstellen/Anpassen von Formularen im Dokumentations-System.
• Unterstützung der Dozent*innen bei administrativen Belangen.
• Protokollführung in Sitzungen.

Kenntnisse

Kundenkontakt

Dienstleistungsorientierung

Organisatorisches Flair

Teamfähigkeit

Ausbildung

Kaufmännische Grundbildung EFZ

Tools

MS-Office

Prozessdokumentations-System

Jobbeschreibung

Der Verein sintegrA zürich ist eine soziale Organisation, die sich seit 30 Jahren für die soziale und berufliche Integration von Menschen mit einer psychischen Beeinträchtigung engagiert und in vier Betrieben verschiedene Angebote führt.

Für die Integrationsmassnahmen am Standort Albulastrasse 57 suchen wir ab Oktober oder nach Vereinbarung einen/eine

Mitarbeiter*in Sekretariat und Administration

Die Stelle wird im Job-Sharing ausgeführt.

Ihr Aufgabengebiet

• Sie sind Dreh- und Angelpunkt, stehen in Kontakt mit Klient*innen, SVA, Ausgleichskassen und sind in regem Austausch mit dem Fachteam

• Erste Ansprechperson für Anrufende und Besucher*innen

• Terminplanung und Koordination der Aufnahme-Interviews

• Administrative Vorbereitungsarbeiten für die neueintretenden Klient*innen und administrative Einführung am Eintrittstag

• Verrechnung an SVA und Ausstellen der IV-Taggeldbescheinigungen

• Verantwortung für die Adress- und Stammdaten, inkl. Vorbereitungsarbeiten für Mailings

• Erstellen und Anpassen von Formularen und Vorlagen im Prozessdokumentations-System

• Unterstützen bei den administrativen Belangen der externen Dozent*innen

• Überwachung und Pflege von technischen/digitalen Hilsmitteln, wie Türschliess-System, Telefonie, Druckern und administrieren der externen Cloud-Lösung für Klient*innen

• Protokollführung in Sitzungen

• Unterstützen der Betriebsleiterin in administrativen und organisatorischen Belagen

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Grundbildung mit EFZ (Kauffrau/Kaufmann EFZ)

• Technische Affinität und sehr gute Anwendungskenntnisse der MS-Office-Programme

• Erfahrung im direkten Kundenkontakt und mit unterschiedlichen Menschen

• Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung und hohe Sozialkompetenzen

• Organisatorisches Flair

• Fähigkeit konzentriert zu arbeiten, trotz Unterbrechungen und parallelen Anfragen

• Offene, humorvolle und flexible Persönlichkeit

Unser Angebot

Wir bieten Ihnen einen spannenden und vielseitigen Arbeitsplatz im sozialen Bereich in einem engagierten und humorvollen Team. Der Arbeitsort befindet sich an zentraler Lage beim Bahnhof Altstetten. Sie profitieren von regelmässigen Arbeitszeiten sowie internen und externen Weiterbildungsmöglichkeiten.