Mitarbeiter*in Sekretariat und Administration (50%)

sintegrA zürich; Zürich; Vor Ort; CHF 40.000 - 50.000; Teilzeit

Zusammenfassung

sintegrA zürich sucht eine/n Mitarbeiter/in Sekretariat und Administration (50%) am Standort Albulastrasse 57. Die Stelle wird im Job-Sharing geführt.

Sie sind die Dreh- und Angelpunkt im Kontakt mit Klient*innen, SVA und Fachteam und übernehmen Terminplanung sowie Aufnahme-Interviews. Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Grundbildung EFZ, gute MS-Office-Kenntnisse, Erfahrung im Kundenkontakt und eine dienstleistungsorientierte, flexible Persönlichkeit.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Grundbildung (EFZ)
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse
• Erfahrung im direkten Kundenkontakt
• Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung
• Hohes Sozialkompetenzniveau
• Organisatorisches Flair
• Fähigkeit, konzentriert zu arbeiten trotz Unterbrechungen und parallelen Anfragen
• Offene, humorvolle und flexible Persönlichkeit

Aufgaben

• Dreh- und Angelpunkt im Kontakt mit Klient*innen, SVA und Ausgleichskassen, im regem Austausch mit dem Fachteam
• Erste Ansprechperson für Anrufende und Besucher*innen
• Terminplanung und Koordination der Aufnahme-Interviews
• Administrative Vorbereitungsarbeiten und Einführung der neuen Klient*innen
• Verrechnung an SVA und Ausstellung der IV-Taggeldbescheinigungen
• Adressen- und Stammdatenpflege inkl. Mailings-Vorbereitung
• Erstellen/Anpassen von Formularen im Prozessdokumentations-System
• Unterstützung der externen Dozent*innen bei administrativen Belangen
• Überwachung technischer Hilfsmittel und Cloud-Lösung für Klient*innen
• Protokollführung in Sitzungen
• Unterstützung der Betriebsleiterin in administrativen Belangen

Kenntnisse

MS-Office

Kundenkontakt

Organisationsfähigkeit

Ausbildung

Kaufmännische Grundbildung EFZ

Jobbeschreibung

Der Verein sintegrA zürich ist eine soziale Organisation, die sich seit 30 Jahren für die soziale und berufliche Integration von Menschen mit einer psychischen Beeinträchtigung engagiert und in vier Betrieben verschiedene Angebote führt.

Mitarbeiter*in Sekretariat und Administration (50%)

Für die Integrationsmassnahmen am Standort Albulastrasse 57 suchen wir ab Oktober oder nach Vereinbarung einen/eine Mitarbeiter*in Sekretariat und Administration (50%). Die Stelle wird im Job-Sharing ausgeführt.

Ihr Aufgabengebiet

• Sie sind Dreh- und Angelpunkt, stehen in Kontakt mit Klient*innen, SVA, Ausgleichskassen und sind in regem Austausch mit dem Fachteam
• Erste Ansprechperson für Anrufende und Besucher*innen
• Terminplanung und Koordination der Aufnahme-Interviews
• Administrative Vorbereitungsarbeiten für die neueintretenden Klient*innen und administrative Einführung am Eintrittstag
• Verrechnung an SVA und Ausstellen der IV-Taggeldbescheinigungen
• Verantwortung für die Adress- und Stammdaten, inkl. Vorbereitungsarbeiten für Mailings
• Erstellen und Anpassen von Formularen und Vorlagen im Prozessdokumentations-System
• Unterstützen bei den administrativen Belangen der externen Dozent*innen
• Überwachung und Pflege von technischen/digitalen Hilsmitteln, wie Türschliess-System, Telefonie, Druckern und administrieren der externen Cloud-Lösung für Klient*innen
• Protokollführung in Sitzungen
• Unterstützen der Betriebsleiterin in administrativen und organisatorischen Belangen

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Grundbildung mit EFZ (Kauffrau/Kaufmann EFZ)
• Technische Affinität und sehr gute Anwendungskenntnisse der MS-Office-Programme
• Erfahrung im direkten Kundenkontakt und mit unterschiedlichen Menschen
• Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung und hohe Sozialkompetenzen
• Organisatorisches Flair
• Fähigkeit konzentriert zu arbeiten, trotz Unterbrechungen und parallelen Anfragen
• Offene, humorvolle und flexible Persönlichkeit

Unser Angebot

Wir bieten Ihnen einen spannenden und vielseitigen Arbeitsplatz im sozialen Bereich in einem engagierten und humorvollen Team. Der Arbeitsort befindet sich an zentraler Lage beim Bahnhof Altstetten. Sie profitieren von regelmässigen Arbeitszeiten sowie internen und externen Weiterbildungsmöglichkeiten.

Weitere Auskünfte

Für telefonische Auskünfte wenden Sie sich bitte an die Stv.-Betriebsleiterin Integrationsmassnahmen, Therese Hager, Tel. [phone].