Mitarbeiter*in Sekretariat, Administration & Intake (80%)

Opferberatung Zürich; Zürich; Vor Ort; CHF 60.000 - 80.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Zentraler Arbeitsplatz Zürich

Sinnstiftende Tätigkeit

Kollegiales Team

Zusammenfassung

Opferberatung Zürich – Fachstelle der Stiftung Opferhilfe Zürich sucht eine engagierte Persönlichkeit für unser Sekretariat, die Administration und den Intake. Sie gestalten den ersten Kontakt mit Klient*innen professionell und wertschätzend und sorgen zugleich dafür, dass administrative Abläufe zuverlässig funktionieren.

Zu Ihren Aufgaben gehören Empfang, Erfassung von Anfragen, Dossiersführung, Post- und Datenmanagement sowie organisatorische Unterstützung von Team und Geschäftsleitung.

Qualifikationen

• Kaufmännische Grundausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Berufserfahrung im administrativen Bereich, idealerweise in sozialem Umfeld.
• Sehr gute Deutschkenntnisse und sicherer Umgang mit MS Office.
• Strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise.
• Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein.
• Empathischer und respektvoller Umgang mit Menschen.
• Teamfähigkeit und Flexibilität.
• Zusätzliche Sprachkenntnisse von Vorteil.

Aufgaben

• Empfang und Erstkontakt mit Klient*innen und Besucher*innen – persönlich, telefonisch und per E-Mail.
• Entgegennahme, Erfassung und Weiterleitung von Anfragen
• Eröffnung, Pflege und Abschluss von Klient*innendossiers sowie administrative Unterstützung der Beratungspersonen
• Allgemeine Sekretariats- und Administrationsarbeiten, Post-, E-Mail- und Datenmanagement
• Organisatorische Unterstützung von Team und Geschäftsleitung
• Mitwirkung bei Büroorganisation, Materialverwaltung und Infrastruktur
• Ferien- und Abwesenheitsvertretung innerhalb des Sekretariats

Kenntnisse

Kundenkontakt

MS Office

Organisation

Dienstleistungsorientierung

Diskretion

Teamfähigkeit

Flexibilität

Empathie

Ausbildung

Kaufmännische Grundausbildung

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

Opferberatung Zürich – Fachstelle der Stiftung Opferhilfe Zürich

Die Opferberatung Zürich unterstützt Menschen, die von Straftaten betroffen sind. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine engagierte und zuverlässige Persönlichkeit für unser Sekretariat, die Administration und den Intake.

In dieser vielseitigen Funktion sind Sie eine zentrale Anlaufstelle unserer Beratungsstelle: Sie gestalten den ersten Kontakt mit Klient*innen professionell und wertschätzend und sorgen gleichzeitig dafür, dass administrative und organisatorische Abläufe zuverlässig funktionieren.

Ihre Aufgaben:

• Empfang und Erstkontakt mit Klient*innen und Besucher*innen – persönlich, telefonisch und per E-Mail
• Entgegennahme, Erfassung und Weiterleitung von Anfragen
• Eröffnung, Pflege und Abschluss von Klient*innendossiers sowie administrative Unterstützung der Beratungspersonen
• Allgemeine Sekretariats- und Administrationsarbeiten, Post-, E-Mail- und Datenmanagement
• Organisatorische Unterstützung von Team und Geschäftsleitung
• Mitwirkung bei Büroorganisation, Materialverwaltung und Infrastruktur
• Ferien- und Abwesenheitsvertretung innerhalb des Sekretariats

Das bringen Sie mit:

• Kaufmännische Grundausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung im administrativen Bereich, idealerweise in einem sozialen oder beratenden Umfeld
• Sehr gute Deutschkenntnisse und sicherer Umgang mit MS Office
• Strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise
• Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
• Empathischer und respektvoller Umgang mit Menschen
• Fähigkeit, auch in anspruchsvollen Situationen ruhig und professionell zu handeln
• Teamfähigkeit und Flexibilität
• Zusätzliche Sprachkenntnisse sind von Vorteil

Das bieten wir Ihnen:

• Eine sinnstiftende und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem gesellschaftlich wichtigen Arbeitsfeld
• Einen vielseitigen Aufgabenbereich mit Eigenverantwortung
• Ein offenes und kollegiales Team
• Attraktive und zeitgemässe Anstellungsbedingungen
• Einen zentral gelegenen Arbeitsplatz in Zürich

Pensum: 80 %