Mitarbeiter:in Office Management & Administration 80-100%

Swiss Architects; Zürich; Vor Ort; CHF 65.000 - 90.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Homeoffice

Flexible Arbeitszeiten

Teamkultur

Moderne Arbeitsplätze

Zusammenfassung

UNIK Architektur AG in Zürich sucht per Vereinbarung eine engagierte Person für Office Management & Administration, die Geschäftsführung im Tagesgeschäft unterstützt. Du übernimmst organisatorische Aufgaben in Personal, Finanzen, IT, Akquise und Kommunikation sowie Office Management.

Zu deinem Wirkungsfeld gehört die Weiterentwicklung interner Abläufe, Pflege von Dokumentationen, Organisation von Meetings, HR-Prozesse und Unterstützung bei Projekten.

Qualifikationen

• Idealerweise kaufmännische Ausbildung oder Erfahrung in einer vergleichbaren Funktion.
• Gutes Gespür für Abläufe, Prioritäten und Details.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.

Aufgaben

• Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft
• Organisation von Sitzungen, Dokumentationen und internen Kommunikation
• Begleitung von HR-Prozessen, Finanzen, IT und Akquise
• Organisation von Events und Teamanlässen
• Pflege und Entwicklung interner Standards und Vorlagen

Jobbeschreibung

Mitarbeiter:in Office Management & Administration 80-100%

UNIK Architektur AG

UNIK Architektur ist ein Architekturbüro in Zürich. Wir arbeiten mit Freude an anspruchsvollen Projekten und legen Wert auf gute Gestaltung, verlässliche Zusammenarbeit und ein offenes Miteinander. Unser engagiertes Team arbeitet eigenverantwortlich, unterstützt sich gegenseitig und bringt neue Ideen aktiv ein. Kurze Wege, direkter Austausch und Raum zur Weiterentwicklung prägen unseren Arbeitsalltag.

Wir suchen per Vereinbarung oder spätestens ab Januar 2027 eine engagierte Person für "Office Management & Administration", die unsere Geschäftsführung im Tagesgeschäft unterstützt.

In dieser vielseitigen Funktion unterstützt du unsere Geschäftsführung und übernimmst organisatorische und administrative Aufgaben in verschiedenen Bereichen - von Personal, Finanzen und IT über Akquise und Kommunikation bis hin zum Office Management. Dabei koordinierst du interne Abläufe, pflegst Dokumentationen und unterstützt bei strategischen Themen und Projekten.

Dein Wirkungsfeld:

• Mitarbeit in der Weiterentwicklung und Optimierung interner Abläufe
• Pflege der dazugehörigen Dokumentationen sowie von Vorlagen und internen Standards
• Unterstützung bei der Organisation von Sitzungen und beim internen Informationsfluss
• Pflege und Weiterentwicklung interner Standards, Checklisten und Wissensgrundlagen
• Administrative und organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung bei strategischen Themen und Entwicklungsprozessen
• Planung und Organisation von Events und Teamanlässen
  
• Administrative Unterstützung verschiedener HR-Prozesse
• Organisation und Koordination von Ein- und Austritten
  

Finanzen & Buchhaltung

• Bearbeitung und Unterstützung im Debitoren- und Kreditorenwesen
• Mitarbeit in der Projekt- und Baubuchhaltung mit b'Files
• Administrative Unterstützung bei finanziellen Auswertungen und im Controlling
  

Projektgewinnung & Buchhaltung

• Unterstützung bei Wettbewerbsbewerbungen, Präqualifikationen und der Erstellung von Angebotsdossiers
• Koordination und administrative Begleitung von Bewerbungen und Abgaben
• Pflege und Aktualisierung der Website
• Unterstützung bei Social Media, Referenzen, Publikationen und weiteren Kommunikationsaktivitäten
  

IT & Digitalisierung

• Verwaltung von Benutzerkonten, IT-Arbeitsplätzen und Softwarelizenzen
• Verwaltung von Zugriffsrechten und Koordination des IT-Supports
• Sicherstellung der Büro- und IT-Sicherheit sowie Unterstützung im Bereich Datenschutz
• Mitwirkung bei Ablage und Archivierung
• Organisation und Pflege des internen Wissenshubs sowie Sicherstellung einer strukturierten und gut zugänglichen Ablage
  
• Organisation und Beschaffung von Büro-, Küchen- und Verbrauchsmaterialien
• Ausstattung und Organisation der Büroräumlichkeiten
• Organisation von Post, Empfang und allgemeinen Büroservices
• Sicherstellung eines gut organisierten und funktionierenden Büroalltags

Idealerweise verfügst du über eine kaufmännische Ausbildung oder bringst Erfahrung aus einer vergleichbaren Funktion mit. Du hast Freude an einem vielseitigen Arbeitsalltag in einem kreativen Architekturumfeld und arbeitest strukturiert, selbstständig und zuverlässig. Ein gutes Gespür für Abläufe, Prioritäten und Details zeichnet dich ebenso aus wie ein sicherer Umgang mit digitalen Tools und Offenheit für neue Prozesse. Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, bist kommunikativ und unkompliziert und arbeitest gerne im Team.

Wir bieten dir ein vielseitiges Aufgabengebiet mit viel Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum. Flexible Arbeitszeiten, Homeoffice und familienfreundliche Arbeitsbedingungen gehören für uns ebenso dazu wie ein junges, engagiertes Team mit offener Kommunikation und angenehmer Arbeitsatmosphäre. Du erhältst Raum für persönliche Weiterentwicklung, Eigeninitiative und neue Ideen und arbeitest mit modernen Arbeitsplätzen und zeitgemässen digitalen Tools. Gemeinsame Teamanlässe runden unseren Arbeitsalltag ab.