Mitarbeiter:in Administration

IKAMED Institute AG; Zürich; Hybrid; CHF 32,000 - 52,000; Part time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeiten

Home-Office nach Absprache

Eigenverantwortung

Wertschätzendes Umfeld

Langfristige Zusammenarbeit

Job summary

IKAMED Institute AG in Zürich sucht eine engagierte Persönlichkeit, die im Backoffice und bei administrativen Aufgaben Verantwortung übernimmt. Die Stelle ist ca. 1,5 Tage pro Woche verteilt auf drei Halbtage vor Ort mit gelegentlichem Home-Office.

Du arbeitest eigenverantwortlich, behältst den Überblick, unterstützt bei Kursorganisation, Rechnungswesen und Datenablage, pflegst digitale Systeme wie Moodle und Canva und kommunizierst freundlich mit Studierenden und Dozierenden.

Qualifications

• Erfahrung im Backoffice oder Kursorganisation.
• Vertraut mit Grundkenntnissen im Rechnungswesen.
• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.

Responsibilities

• Bewirtschaftung des Online-Shops und Bearbeitung von Bestellungen.
• Unterstützung im Rechnungswesen und Vorbereitung von Unterlagen.
• Vor- und Nachbereitung von Kursen, Dozierenden und Teilnehmenden.
• Administrative Vor- und Nachbereitung von Kursen und Ausbildungsprogrammen.
• Datenpflege und Ablageorganisation.
• Unterstützung bei der digitalen Systemverwaltung (z. B. Moodle, Canva).
• Kommunikation mit Studierenden, Kundinnen/Kunden und Dozierenden.

Skills

Selbstständigkeit

Teamgeist

Struktur

Zuverlässigkeit

Mitdenken

Kundenorientierung

Digitale Affinität

Administration

Backoffice

Kursorganisation

Rechnungswesen

Tools

Moodle

Canva

Job description

Umfang: ca. 1,5 Tage pro Woche verteilt auf 3 Tage

Bist Du organisiert, zuverlässig und hast Freude daran, in einem vielseitigen Umfeld mitzudenken und Verantwortung zu übernehmen? Dann könnte diese Aufgabe gut zu Dir passen.

Für unser IKAMED-Team suchen wir eine engagierte Persönlichkeit, die uns im Backoffice und bei administrativen Aufgaben unterstützt. Dabei geht es nicht nur um das Abarbeiten von Aufgaben: Wir suchen jemanden, der mitdenkt, Zusammenhänge erkennt und gerne dazu beiträgt, dass im Hintergrund alles zuverlässig funktioniert.

Über die Position

Du unterstützt uns bei unterschiedlichen administrativen und organisatorischen Aufgaben rund um unseren Institutsalltag. Das Aufgabengebiet ist vielseitig und kann – je nach Erfahrung, Fähigkeiten und Interessen – unterschiedlich ausgestaltet werden.

Zu Deinen Aufgaben können unter anderem gehören:

• Bewirtschaftung unseres Online-Shops und Bearbeitung der damit verbundenen Bestellungen
• Unterstützung im Rechnungswesen, beispielsweise bei Rechnungsstellung, Kontrolle und Vorbereitung von Unterlagen für die Buchhaltung
• Vorbereitung und Bereitstellung von Unterlagen für Kurse, Ausbildungen, Dozierende und Teilnehmende
• Administrative Vor- und Nachbereitung unserer Kurse und Ausbildungsprogramme
• Pflege und Organisation von Daten, Dokumenten und Ablagen
• Unterstützung bei der Bewirtschaftung unserer digitalen Systeme, beispielsweise Moodle, Canva etc.
• Kommunikation mit Studierenden, Kundinnen und Kunden, Dozierenden sowie externen Stellen
• Allgemeine Backoffice-Aufgaben und Unterstützung des Teams im Tagesgeschäft
• Je nach Erfahrung Übernahme weiterer organisatorischer oder administrativer Aufgaben

Uns ist wichtig, dass Du Dich gerne in unterschiedliche Themen einarbeitest und auch selbst erkennst, wo etwas erledigt, vereinfacht oder verbessert werden kann.

Umfang und Arbeitsweise

Der Umfang beträgt ca. 1,5 Tage pro Woche. Ideal ist für uns eine Verteilung auf drei Halbtage vor Ort.

Ein Teil der Arbeit kann nach Absprache im Home-Office erfolgen. Für bestimmte Aufgaben und den Austausch im Team ist eine regelmässige Präsenz bei IKAMED in Zürich sinnvoll.

Das zeichnet Dich aus

• Selbstständigkeit und Teamgeist: Du arbeitest eigenverantwortlich und schätzt gleichzeitig den Austausch im Team.
• Struktur und Zuverlässigkeit: Du behältst auch bei unterschiedlichen Aufgaben den Überblick und arbeitest sorgfältig.
• Mitdenken: Du erkennst Zusammenhänge, stellst die richtigen Fragen und bringst eigene Lösungsvorschläge ein.
• Kundenorientierung: Du begegnest unseren Studierenden, Kundinnen und Kunden sowie Dozierenden professionell, herzlich und unkompliziert.
• Digitale Affinität: Du arbeitest gerne mit verschiedenen digitalen Anwendungen und findest Dich rasch in neuen Systemen zurecht.
• Idealerweise bringst Du Berufserfahrung in Administration, Backoffice, Kursorganisation, Rechnungswesen oder einer vergleichbaren Tätigkeit mit.

Auch Wiedereinsteiger:innen sind bei uns herzlich willkommen.

Was wir Dir bieten

• Ein vielseitiges Aufgabengebiet, das je nach Deinen Fähigkeiten und Erfahrungen mitgestaltet werden kann
• Ein flexibles Arbeitsmodell mit Präsenz bei IKAMED in Zürich und Home-Office nach Absprache
• Viel Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum
• Kurze Entscheidungswege und die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen
• Ein persönliches und wertschätzendes Arbeitsumfeld
• Eine langfristige Zusammenarbeit in einem sich weiterentwickelnden Institut

Auch eine Zusammenarbeit auf Mandatsbasis ist möglich

Du hast bereits eine eigene Firma oder bist selbstständig tätig und möchtest IKAMED im Rahmen eines Mandats unterstützen?

Auch diese Form der Zusammenarbeit ist für uns sehr willkommen. Entscheidend ist für uns nicht das klassische Anstellungsmodell, sondern eine verlässliche und möglichst langfristige Zusammenarbeit, die für beide Seiten passt.

Wir freuen uns darauf, Dich kennenzulernen!