Office Manager & Team Assistant (w/m/d)

Kienbaum; Zürich; Vor Ort; CHF 65.000 - 75.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Kienbaum Akademy Trainings

Zusammenfassung

Kienbaum Zürich sucht eine engagierte Standortkoordinatorin mit Hospitality-Mindset. Du gestaltest das Office, übernimmst Organisation und Service und sorgst dafür, dass Gäste vom Empfang bis zur Verabschiedung erstklassig betreut werden.

Du steuerst externe Partner, koordinierst Besprechungsräume, Reise- und Spesenmanagement sowie SAP- und CRM-Administration; du pflegst Kundendaten in Salesforce und SAP und unterstützt Marketing bei Events.

Qualifikationen

• Ausbildung im KV-Bereich, Hotelfachschule oder vergleichbare Laufbahn.
• Dienstleistungsorientierung gegenüber Kundschaft und Team.
• Quereinsteiger willkommen; Front Office/Events-Erfahrung vorteilhaft.
• Präzise, eigenständige Arbeitsweise und Prioritätengefühl.
• Gute MS-Office-Kenntnisse; Erfahrungen mit CRM/SAP vorteilhaft.

Aufgaben

• Verantwortung für Erscheinungsbild, Organisation und Service im Office.
• Gäste vom Empfang bis zur Verabschiedung betreuen.
• Koordination Besprechungsräume, Post, Lieferungen; zentrale Anfragen bedienen.
• Externe Partner steuern; Infrastruktur sicherstellen.
• Reise- und Spesenmanagement, Rechnungsstellung, SAP-Projektanlage.
• Kundendaten in Salesforce und SAP pflegen.

Kenntnisse

Dienstleistungsorientierung

Prioritäten setzen

MS Office Kenntnisse

CRM/SAP Erfahrung vorteilhaft

Kommunikationsstärke Deutsch

Selbstständige Arbeitsweise

Ausbildung

KV-Ausbildung

Hotelfachschule

relevante Hospitality-Laufbahn

Tools

CRM-Systeme

SAP

Datenbanksysteme

Jobbeschreibung

Was Dich erwartet

Wer unsere Räumlichkeiten betritt, gewinnt innerhalb weniger Augenblicke einen Eindruck davon, wie wir arbeiten. Das gilt für unsere Kundschaft ebenso wie für Kandidatinnen und Kandidaten oder externe Partner.

Wir suchen deshalb eine Persönlichkeit mit Hospitality-Mindset, die unseren Standort in Zürich zum Spiegelbild unseres Spirits macht – einen Ort, an dem Qualität, Verlässlichkeit und echte Gastgeberschaft täglich gelebt werden.

Wir beraten Unternehmen in wichtigen Fragestellungen und besetzen Schlüsselpositionen. Die Erwartungen unserer Kunden an uns sind hoch – und entsprechend hoch ist unser eigener Anspruch an Qualität und Service.

Dazu gehört eine Organisation, die mitdenkt, vorausschaut und auch dann verlässlich bleibt, wenn mehrere Themen gleichzeitig Aufmerksamkeit verlangen.

Bei uns packt jeder selbst an, Statusdenken ist uns fremd. Der Standort Zürich aber liegt organisatorisch in Deiner Hand. Du hältst unserem Beratungsteam den Rücken frei und bekommst dafür den notwendigen Gestaltungsspielraum und die erforderlichen Mittel.

Du bist die zentrale organisatorische Ansprechperson für unseren Standort Zürich und sorgst dafür, dass im Hintergrund alles funktioniert.

Verantwortung & Gestaltungsspielraum: Du übernimmst eine zentrale Rolle für unseren Zürcher Standort und kannst sichtbar beeinflussen, wie Kienbaum nach innen und außen erlebt wird.

Kurze Entscheidungswege: Flache Hierarchien und ein Umfeld, in dem gute Ideen nicht nur diskutiert, sondern umgesetzt werden.

• Du verantwortest das Erscheinungsbild, die Organisation und den Service in unserem Office.
• Du sorgst dafür, dass sich unsere Gäste vom Empfang bis zur Verabschiedung bestens betreut fühlen.
• Du koordinierst Besprechungsräume, Post, Lieferungen sowie zentrale Anfragen und behältst auch bei parallelen Anforderungen den Überblick.
• Du steuerst externe Partner (Gebäudebetreuung, IT-Support, Gärtner, Reinigungsservice, etc), und stellst die Funktionsfähigkeit unserer Infrastruktur sicher.
• Du übernimmst Reise- und Spesenmanagement, Rechnungsstellung sowie Projektanlage in SAP und sorgst für weitere administrative Unterstützung des Teams. In unsere Systeme arbeiten wir Dich selbstverständlich ein.
• Du verwaltest Kundendaten in Salesforce (CRM) und SAP: Neue Kunden erfassen, Kontaktinfos aktualisieren, Projekte dokumentieren. Du sorgst dafür, dass beide Systeme aktuell sind – damit das Team schnell die richtigen Informationen hat.
• Du unterstützt unsere Marketing Managerin bei der Event-Organisation, der Kommunikation, der Aktualisierung der Webseite und bei weiteren standortbezogenen Marketingaktivitäten.

Was uns wichtig ist

Die Position geht über klassische Administration hinaus. Wir möchten, dass Du unseren Standort aktiv mitgestaltest.

Team- und Kundenanlässe: Vom Sommerevent über das Weihnachtsessen bis zu exklusiven Kundenveranstaltungen – Du wirkst an Konzeption, Organisation und Durchführung mit und gestaltest Momente, in denen echte Beziehungen entstehen.

Empfangskultur: Wie ein Besuch bei Kienbaum Zürich erlebt wird, gestaltest Du mit – von der Vorbereitung über die Atmosphäre der Räume bis zur Bewirtung.

• Du bringst eine ausgeprägte Dienstleistungsorientierung mit – gegenüber unserer Kundschaft ebenso wie gegenüber Deinem Team – und hast Freude daran, Verantwortung zu übernehmen.
• Eine abgeschlossene KV-Ausbildung, eine Hotelfachschule oder eine vergleichbare Laufbahn in Hotellerie, Gastronomie oder einem hochwertigen Dienstleistungsumfeld bietet dafür eine gute Grundlage.
• Quereinsteiger:innen aus der Hospitality sind ausdrücklich willkommen. Wer beispielsweise Front Office, Guest Relations oder Veranstaltungen kennt, bringt häufig genau die Haltung mit, auf die es uns ankommt.
• Darüber hinaus wünschen wir uns eine präzise und eigenständige Arbeitsweise und ein gutes Gespür für Prioritäten.
• Du bist sicher im Umgang mit MS Office und arbeitest Dich schnell in neue Systeme ein. Erfahrung mit CRM-, Datenbanksystemen oder SAP ist von Vorteil, aber keine Voraussetzung.
• Du kommunizierst stilsicher auf Deutsch. Diskretion, Loyalität und Verlässlichkeit sind für Dich selbstverständlich.
• Du verfügst über eine gültige Schweizer Arbeits- und Aufenthaltsbewilligung (Ausweis B oder C) und wohnst bereits in der Schweiz.
• Je nach Erfahrung und Qualifikation liegt die jährliche Gesamtvergütung bei CHF 65'000 bis CHF 75'000 brutto inklusive Bonus (bei 100 %-Pensum).
• Position in Vollzeit/Teilzeit möglich

Du möchtest voll durchstarten, bist aber noch nicht in allen Job-Bereichen erfahren? Schon als Berufseinsteiger:in erwarten Dich bei uns herausfordernde Aufgaben. Als Familienunternehmen legen wir viel Wert auf das Mit- und Füreinander - jede:r kann sich einbringen und wird gesehen. Wir sind stolz auf unseren außergewöhnlichen Teamspirit sowie eine lockere Arbeitsatmosphäre: Kolleginnen und Kollegen agieren auf Augenhöhe zwischen allen Leveln.

Wir fördern Dich nach Deinen individuellen Ansprüchen, damit Du Deine Fähigkeiten entwickeln und Deine Persönlichkeit entfalten kannst. Unsere Kienbaum AKademy bietet zahlreiche Trainings und Wissensangebote, um Deine Weiterentwicklung zu begleiten. So gelingt es uns, Professionalität mit Leidenschaft zu verbinden.