Assistenz Geschäftsleitung (60%) – Vielfältige Administration

Sozialamt des Kantons Schaffhausen

Schaffhausen

On-site

CHF 55,000 - 75,000

Part time

27 hours ago

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Benefits offered by this job

Gründliche Einführung

Vielseitige Tätigkeit

kantonale Sozialleistungen

Job summary

Kanton Schaffhausen – Strassenverkehrs- und Schifffahrtsamt sucht eine Assistentin/ einen Assistenten der Geschäftsleitung zur Unterstützung des Sekretariats. Sie bearbeiten Telefon- und Schriftverkehr, unterstützen die Dienststellenleitung organisatorisch und koordinieren interne sowie externe Anlässe.

Zu Ihren Aufgaben gehört die Verwaltung des Partnerportals, Budgetkontrollen sowie die Erstellung von Auswertungen und Präsentationen.

Qualifications

Kaufmännische Grundausbildung EFZ oder gleichwertige Qualifikation
Sehr gute IT-Kenntnisse in Microsoft 365 und gängigen Kollaborationstools
Diskretion, Loyalität, schnelle Auffassungsgabe
Kundenorientierte, lösungsorientierte, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
Freude am Publikumsverkehr, hohe Kommunikationskompetenz
Fremdsprachenkenntnisse von Vorteil

Responsibilities

Selbstständige Abwicklung des täglichen Telefon- und Schriftverkehrs im Sekretariat, Auskunftserteilung und Kundenberatung
Entlastung der Geschäftsleitung in organisatorischen, administrativen und koordinativen Belangen
Verwaltung des elektronischen Partnerportals, Pflege der Homepage
Verwaltung der Kollektiv-Fahrzeugausweise und Händlerschilder, inkl. Bearbeitung von Anträgen
Kontierung der Kreditorenrechnungen inkl. Budgetkontrolle
Bearbeitung von Rückrufaktionen, Versicherungsnachweisen, Sperrkarten, Zollmeldungen
Erstellung von Auswertungen, Präsentationen und Statistiken
Verwaltung der Aus- und Weiterbildung des Personals, Materialbestellwesen