Leitung Prozesse & Administration 80-100%

HDS Haus der Sprachen AG; Sankt Gallen; On-site; CHF 110,000 - 150,000; Full time

Job summary

Die HDS Haus der Sprachen AG sucht eine verantwortliche Person zur Weiterentwicklung der Verwaltungsprozesse an den Standorten St. Gallen, Heerbrugg, Romanshorn, Buchs und Zürich.

Du leitest Veränderungs- und Digitalisierungsprojekte im Auftrag der Geschäftsleitung und etablierst neue Standards in Administration und Sekretariat. Du nimmst Abläufe auf, gestaltest sie um und führst sie standortübergreifend ein.

Qualifications

• Erfahrung darin, Abläufe aufzunehmen, neu zu gestalten und über mehrere Teams oder Standorte hinweg einzuführen.
• Erste Führungserfahrung, gern auch als Projektleitung oder in fachlicher Führung.
• Erfahrung in Projektmanagement, Digitalisierungsprojekten und KI.
• Erfahrung in der Bildungsbranche oder in einem Dienstleistungsbetrieb mit viel Kundenkontakt ist ein Plus.
• Du denkst kundenfreundlich, betriebswirtschaftlich und suchst Lösungen, die im Alltag funktionieren.
• Du kommunizierst gern und klar und hältst an Entscheiden fest, ohne die Betroffenen zu übergehen.
• Du packst Veränderungen gern an und gehst dabei strukturiert vor.
• Stilsicheres Deutsch, weitere Sprachkenntnisse erwünscht.

Responsibilities

• Weiterentwicklung der Verwaltungsprozesse an den Standorten und Leitung ausgewählter Veränderungs- und Digitalisierungsprojekte im Auftrag der Geschäftsleitung.
• Aufnahme der Abläufe in Sekretariat und Administration an allen Standorten und Identifikation von Verbesserungsmöglichkeiten.
• Entwicklung einheitlicher Prozesse und Vorlagen, verbindliche Festlegung und flächendeckende Einführung.
• Fachliche Führung der Sekretariatsteams, Schulung und Begleitung durch Veränderungen.
• Ansprechperson für Standortleitungen in allen administrativen Belangen.
• Treibst die Digitalisierung der Administration voran und integrierst Praxiswissen in der Kursverwaltungssoftware.
• Sorgst für nachhaltige neue Abläufe mit Kennzahlen, Dokumentation und laufender Optimierung.
• Berichtest direkt an die Geschäftsleitung.

Skills

Prozessgestaltung

Führungserfahrung

Projektmanagement

Digitalisierung

KI-Kenntnisse

Bildungsbranche

Kundenorientierung

Kommunikation

Veränderungsmanagement

Deutschkenntnisse

Education

Kaufmännische Grundbildung, v.V. Betriebswirtschafter:in HF

Job description

Wer wir sind:

Die HDS Haus der Sprachen ist seit 1954 eine internationale Stätte der Erwachsenenbildung, in der sich Menschen in einer lernfördernden Atmosphäre kennen und schätzen lernen. Zum Haus der Sprachen gehören die Standorte St. Gallen, Heerbrugg, Romanshorn, Buchs und die SAL in Zürich. Unsere Sekretariate sind für viele Kundinnen und Kunden der erste Kontakt mit der HDS. Um diese Qualität an allen Standorten weiterzuentwickeln und unser Wachstum zu begleiten, bauen wir eine zentrale Funktion für Prozesse und Administration auf. Für diese neu geschaffene Stelle suchen wir dich.

Deine Aufgaben:

• Du übernimmst Verantwortung für die Weiterentwicklung der Verwaltungsprozesse an den Standorten und an deren Schnittstellen sowie die Leitung ausgewählter Veränderungs- und Digitalisierungsprojekte im Auftrag der Geschäftsleitung
• Du nimmst die Abläufe in Sekretariat und Administration an allen Standorten auf und findest heraus, wo sie sich noch besser gestalten lassen
• Du entwickelst einheitliche Prozesse und Vorlagen, legst sie verbindlich fest und führst sie innerhalb eines Jahres an allen Standorten ein
• Du führst die Sekretariatsteams fachlich, schulst sie und begleitest sie durch die Veränderung
• Du bist Ansprechperson für die Standortleitungen in allen administrativen Fragen
• Du treibst die Digitalisierung der Administration voran und bringst die Sicht der Praxis bei unserer Kursverwaltungssoftware ein
• Du sorgst dafür, dass die neuen Abläufe im Alltag bestehen, mit Kennzahlen, sauberer Dokumentation und laufender Verbesserung
• Du berichtest direkt an die Geschäftsleitung

Dein Profil:

• Kaufmännische Grundbildung , v.V. Betriebswirtschafter:in HF
• Erfahrung darin, Abläufe aufzunehmen, neu zu gestalten und über mehrere Teams oder Standorte hinweg einzuführen
• Erste Führungserfahrung, gern auch als Projektleitung oder in fachlicher Führung
• Erfahrung in Projektmanagement, Digitalisierungsprojekten und KI
• Erfahrung in der Bildungsbranche oder in einem Dienstleistungsbetrieb mit viel Kundenkontakt ist ein Plus
• Du denkst kundenfreundlich, betriebswirtschaftlich und suchst Lösungen, die im Alltag funktionieren
• Du kommunizierst gern und klar und hältst an Entscheiden fest, ohne die Betroffenen zu übergehen
• Du packst Veränderungen gern an und gehst dabei strukturiert vor
• Stilsicheres Deutsch, weitere Sprachkenntnisse erwünscht

Was wir bieten:

• Eine Aufbaurolle mit viel Gestaltungsspielraum und sichtbarer Wirkung über alle Standorte
• Kurze Wege und direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung
• Die Perspektive, deine Rolle mit der Organisation weiterzuentwickeln