Leiterin / Leiter Sekretariat

Helbling Technik; Wil (SG); On-site; CHF 90,000 - 120,000; Full time

Benefits offered by this job

Flache Hierarchien

Weiterbildungsmöglichkeiten

Zentrale Lage

Gute ÖV-Anbindung

Collegiales Team

Job summary

Helbling Technik in Wil sucht eine erfahrene Assistenzpersönlichkeit, die das Sekretariatsteam führt und gleichzeitig aktiv im Tagesgeschäft mitarbeitet. Sie unterstützt Geschäftsleitung, Projektleitende und Mitarbeitende und übernimmt Aufgaben wie Fakturierung, Reiseorganisation, ERP- und CRM-Datenpflege.

Sie arbeiten eigenverantwortlich, entwickeln Abläufe weiter, führen Gespräche und fördern eine effiziente Teamarbeit.

Qualifications

• Fundierte kaufmännische Ausbildung und mehrjährige Assistenz-Erfahrung (Executive/Management Assistant).
• Führungserfahrung in kleinem Team und Mitarbeitendenentwicklung.

Responsibilities

• Führung des Sekretariatsteams und Koordination der Abläufe.
• Unterstützung der Geschäftsleitung, Projektleitenden und Mitarbeitenden im Tagesgeschäft.
• Organisation von Reisen, Terminen und Anlässen; Fakturierung und Spesenkontrolle.
• Pflege von ERP- und CRM-Daten; Unterstützung im Rekrutierungsprozess und Messeplanung.
• Empfang und Betreuung von Kunden und Geschäftspartnern.

Skills

Führungserfahrung

Teamkoordination

Executive/Management Assistant

Dienstleistungsorientierung

Organisationsfähigkeit

Vertrauliche Kommunikation

Prioritäten setzen

Besprechungen führen

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS-Office

ABACUS

Job description

Für unser Entwicklungs- und Innovationszentrum in Wil mit 110 Mitarbeitenden suchen wir eine erfahrene, dienstleistungsorientierte und engagierte Persönlichkeit. Sie führen unser Sekretariatsteam und arbeiten gleichzeitig aktiv im Tagesgeschäft mit.

Tätigkeitsgebiet

Als zentrale Drehscheibe unseres Sekretariats führen und koordinieren Sie das Team und sorgen gemeinsam für einen professionellen und reibungslosen Support unserer Geschäftsleitung, Projektleitenden und Mitarbeitenden.

Sie arbeiten selbst aktiv im operativen Tagesgeschäft mit und übernehmen vielseitige Aufgaben wie Fakturierung, Stunden- und Spesenkontrolle, Organisation von Reisen und Anlässen, ERP- und CRM-Datenpflege sowie Unterstützung im Rekrutierungsprozess und bei der Messeplanung. Ebenso gehören Empfang und Betreuung unserer Kunden und Geschäftspartner zu Ihrem Verantwortungsbereich.

Als erfahrene Assistenzpersönlichkeit unterstützen Sie unsere Geschäftsleitung und das Management auch bei anspruchsvolleren organisatorischen und administrativen Aufgaben und gehen mit vertraulichen Informationen souverän und diskret um.

In Ihrer Führungsfunktion koordinieren Sie Aufgaben und Ressourcen im Sekretariat, führen Mitarbeiter- und Entwicklungsgespräche und übernehmen gemeinsam mit dem Vorgesetzten Verantwortung bei Personal-, Leistungs- und Zusammenarbeitsfragen. Gleichzeitig entwickeln Sie Abläufe pragmatisch weiter und fördern selbständiges und effizientes Arbeiten im Team.

Anforderung

• Fundierte kaufmännische Ausbildung und mehrjährige Erfahrung in einer anspruchsvollen Assistenzfunktion, idealerweise als Executive oder Management Assistant
• Erfahrung in der fachlichen und personellen Führung eines kleinen Teams
• Freude an einer mitarbeitenden Führungsrolle und am operativen Tagesgeschäft
• Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung sowie ein souveränes und verbindliches Auftreten
• Organisationstalent mit selbständiger, pragmatischer und lösungsorientierter Arbeitsweise
• Fähigkeit, Prioritäten zu setzen, Entscheidungen zu treffen und auch in hektischen Situationen den Überblick zu behalten
• Hohe Sozialkompetenz sowie die Fähigkeit, Mitarbeitende zu entwickeln und bei Bedarf auch schwierige Gespräche zu führen
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse; ABACUS-Kenntnisse sind von Vorteil

Helbling Benefits

• Eine spannende und abwechslungsreiche Führungsposition
• Ein motiviertes, aufgestelltes und kollegiales Team
• Ein offenes Umfeld mit einem eingespielten Team
• Interessante und herausfordernde Aufgabengebiete in einem dynamischen Unternehmen
• Einen zentral gelegenen Arbeitsort mit guter Anbindung an den ÖV
• Flache Hierarchien und konstante Weiterbildungsmöglichkeiten
• Fortschrittliche Arbeits- und Anstellungsbedingungen