Global Reception & Office Services Coordinator

Schaffhausen24; Balgach; Remote; CHF 60.000 - 75.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Bonus-System

Mitarbeiterrabatte

Weiterentwicklungsmöglichkeiten

Mitarbeiter-Events

Zusammenfassung

Hexagon sucht am Standort Heerbrugg eine zentrale Anlaufstelle für Mitarbeitende, Kunden und Besucher. Sie sorgen für professionellen Empfang, koordinieren Besucher sowie Meetingräume und unterstützen vielfältige administrative Aufgaben.

Zusätzlich wirken Sie bei standortbezogenen Projekten mit, um reibungslose Abläufe zu gewährleisten. Die Rolle erfordert eine kaufmännische Ausbildung, Serviceorientierung, Organisationstalent und gute Deutsch- sowie Englischkenntnisse.

Qualifikationen

• Kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Qualifikation.
• Erfahrung im Empfang, Administration oder Kundenservice.
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse.

Aufgaben

• Empfang, Telefonzentrale und Besucherbetreuung.
• Koordination von Meeting- und Seminarräumen inkl. technischer Unterstützung.
• Organisation von Besucherprogrammen, Einladungen, Visa-Angelegenheiten und Tourguide-Abrechnungen.
• Zentrale Anlaufstelle für Mitarbeitende sowie Koordination mit Hausdienst und internen Stellen.
• Organisation Willkommensgeschenken für Neueintritte.
• Verwaltung von Firmenfahrzeugen inkl. Reservationen, Service und Abrechnung sowie Organisation von Taxifahrten.
• Beschaffung und Verwaltung von Büromaterial, Druckermaterial und Aushängen.
• Verwaltung, Beschaffung, Lagerhaltung und Versand von Werbemitteln und Werbegeschenken.
• Bearbeitung von Bestellanträgen sowie Unterstützung bei Kostenstellenkontrollen, Abrechnungen und IT-Billing.
• Unterstützung bei Sicherheits- und Notfallprozessen sowie Koordination mit Securitas.
• Mitarbeit bei standortbezogenen Projekten und administrativen Aufgaben zur Optimierung interner Dienstleistungen.

Kenntnisse

Empfang

Verwaltung

Office Management

Kundenservice

Organisationstalent

Teamfähigkeit

Deutsch/Englisch

MS Office

SAP-Kenntnisse

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

SAP

Jobbeschreibung

Hexagon sucht am Standort Heerbrugg eine zentrale Anlaufstelle für Mitarbeitende, Kunden und Besucher. Sie sorgen für professionellen Empfang, koordinieren Besucher sowie Meetingräume und unterstützen vielfältige administrative Aufgaben.

Zusätzlich wirken Sie bei standortbezogenen Projekten mit, um reibungslose Abläufe zu gewährleisten. Die Rolle erfordert eine kaufmännische Ausbildung, Serviceorientierung, Organisationstalent und gute Deutsch- sowie Englischkenntnisse.