Reception & Office Services Coordinator

Schaffhausen24; Balgach; Remote; CHF 60,000 - 75,000; Full time

Benefits offered by this job

Bonus-System

Mitarbeiterrabatte

Weiterentwicklungsmöglichkeiten

Mitarbeiter-Events

Job summary

Hexagon sucht am Standort Heerbrugg eine zentrale Anlaufstelle für Mitarbeitende, Kunden und Besucher. Sie sorgen für professionellen Empfang, koordinieren Besucher sowie Meetingräume und unterstützen vielfältige administrative Aufgaben.

Zusätzlich wirken Sie bei standortbezogenen Projekten mit, um reibungslose Abläufe zu gewährleisten. Die Rolle erfordert eine kaufmännische Ausbildung, Serviceorientierung, Organisationstalent und gute Deutsch- sowie Englischkenntnisse.

Qualifications

• Kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Qualifikation.
• Erfahrung im Empfang, Administration oder Kundenservice.
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse.

Responsibilities

• Empfang, Telefonzentrale und Besucherbetreuung.
• Koordination von Meeting- und Seminarräumen inkl. technischer Unterstützung.
• Organisation von Besucherprogrammen, Einladungen, Visa-Angelegenheiten und Tourguide-Abrechnungen.
• Zentrale Anlaufstelle für Mitarbeitende sowie Koordination mit Hausdienst und internen Stellen.
• Organisation Willkommensgeschenken für Neueintritte.
• Verwaltung von Firmenfahrzeugen inkl. Reservationen, Service und Abrechnung sowie Organisation von Taxifahrten.
• Beschaffung und Verwaltung von Büromaterial, Druckermaterial und Aushängen.
• Verwaltung, Beschaffung, Lagerhaltung und Versand von Werbemitteln und Werbegeschenken.
• Bearbeitung von Bestellanträgen sowie Unterstützung bei Kostenstellenkontrollen, Abrechnungen und IT-Billing.
• Unterstützung bei Sicherheits- und Notfallprozessen sowie Koordination mit Securitas.
• Mitarbeit bei standortbezogenen Projekten und administrativen Aufgaben zur Optimierung interner Dienstleistungen.

Skills

Empfang

Verwaltung

Office Management

Kundenservice

Organisationstalent

Teamfähigkeit

Deutsch/Englisch

MS Office

SAP-Kenntnisse

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

SAP

Job description

Hexagons Geschäftsbereich Infrastructure & Geospatial verbindet Mess-, Positionierungs- und Kartierungstechnologien, um Branchen, die auf Geodaten angewiesen sind, dabei zu unterstützen, die physische Welt zu erfassen, zu vermessen und zu visualisieren – und Daten in verwertbare Erkenntnisse für bessere Entscheidungen und mehr Effizienz zu verwandeln.

Du bist eine zentrale Anlaufstelle für Mitarbeitende, Kunden und Besucher an unserem Standort in Heerbrugg. Du sorgst für einen professionellen Empfang, koordinierst Besucher und Meetingräume und unterstützt bei vielfältigen administrativen und organisatorischen Aufgaben. Darüber hinaus wirkst du bei standortbezogenen Projekten und internen Dienstleistungen mit und trägst dazu bei, dass unsere Abläufe effizient funktionieren und sich unsere Gäste und Mitarbeitenden willkommen fühlen.

Das spricht dich an

• Empfang und Betreuung von Besuchern sowie Bedienung der Telefonzentrale
• Reservation und Koordination von Meeting- und Seminarräumen inklusive technischer Unterstützung und Dienstleisterkoordination
• Organisation von Besucherprogrammen, Einladungen, Visa-Angelegenheiten und Tourguide-Abrechnungen
• Zentrale Anlaufstelle für Mitarbeitende sowie Koordination mit Hausdienst und internen Stellen
• Organisation Willkommensgeschenken für Neueintritte
• Verwaltung von Firmenfahrzeugen inklusive Reservationen, Service und Abrechnung sowie Organisation von Taxifahrten
• Beschaffung und Verwaltung von Büromaterial, Druckermaterial und Aushängen
• Verwaltung, Beschaffung, Lagerhaltung und Versand von Werbemitteln und Werbegeschenken
• Bearbeitung und Kontrolle von Bestellanträgen sowie Unterstützung bei Kostenstellenkontrollen, Abrechnungen und IT-Billing
• Unterstützung bei Sicherheits- und Notfallprozessen sowie Koordination mit Securitas
• Mitarbeit bei standortbezogenen Projekten und administrativen Aufgaben zur Optimierung interner Dienstleistungen

Das macht dich aus

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung im Empfang, in der Administration, im Office Management oder im Kundenservice
• Ausgeprägte Service- und Kundenorientierung sowie ein professionelles und freundliches Auftreten
• Freude am Umgang mit unterschiedlichen Ansprechpartnern und Besuchern aus dem In- und Ausland
• Selbständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise sowie ein gutes Organisationstalent
• Proaktive Persönlichkeit mit ausgeprägter Hands-on-Mentalität und der Fähigkeit, mehrere Aufgaben parallel zu koordinieren
• Teamfähigkeit und Flexibilität sowie die Bereitschaft, Kolleginnen und Kollegen bei unterschiedlichen Aufgaben zu unterstützen
• Gute Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch, weitere Sprachen von Vorteil
• Gute EDV-Kenntnisse, insbesondere in MS Office;
• SAP-Kenntnisse von Vorteil
• Verantwortungsbewusstsein und Diskretion im Umgang mit internen Informationen und Zutrittsberechtigungen

Was dich erwartet

• 25–30 Ferientage, abhängig vom Alter
• Bonus-System und überobligatorische Pensionskassenbeiträge
• Möglichkeiten zur persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung
• Mitarbeiterrabatte und verschiedene Mitarbeiterevents
• Internationales Arbeitsumfeld und Zusammenarbeit über Teams und Länder hinweg

Hier findest du weitere Informationen zu uns als Arbeitgeberin.

Über uns

• Bei Hexagon sind wir weltweit führend im Bereich Messtechnologien. Unsere Lösungen für Präzisionsmessung, Positionierung und Autonomie verändern einige der wichtigsten Branchen der Welt – und schaffen die Verlässlichkeit, auf die unsere Kunden beim Bauen, Navigieren und Innovieren vertrauen.
• Von Mikrometern bis zum Mars steigern wir Produktivität, Qualität, Sicherheit und Nachhaltigkeit dort, wo es am meisten darauf ankommt. Wir helfen Unternehmen, intelligenter zu arbeiten, Risiken zu reduzieren und neue Effizienzniveaus zu erreichen.
• Mit Blick nach vorn begleiten wir unsere Kunden auf dem Weg zu echter Autonomie und unterstützen sie dabei, Herausforderungen wie Nachhaltigkeit und demografischen Wandel mit Zuversicht zu begegnen.
• Mit rund 16.000 Mitarbeitenden in 50 Ländern vereint Hexagon globale Präsenz, Expertise und Innovationskraft, um in einigen der wichtigsten Branchen der Welt nachhaltig etwas zu bewegen.

Bei Fragen zu dieser Stelle steht dir Romina Kwandt, Talent Acquisition Partner, gerne zur Verfügung.

Quelle: www.leica-geosystems.com