Fachspezialist:in Direktionssupport, Qualitätsmanagement und Projekte

University of Zurich; Zürich; On-site; CHF 90,000 - 130,000; Full time

Benefits offered by this job

Weiterbildungsmöglichkeiten

Vergünstigungen

Job summary

Universität Zürich sucht eine versierte Stabs- und Direktionsassistenz, die das ärztliche Direktorat, die Finanzdirektorin und eine Departementsleitung unterstützt und das Qualitätsmanagement weiterentwickelt. Sie erfassen komplexe Fragestellungen, bereiten Informationen adressatengerecht auf und bringen Aufgaben sowie kleinere Projekte eigenständig zum Abschluss.

Zu Ihrem Profil gehören eine kaufmännische Grundausbildung mit Weiterbildungen in Direktionsassistenz und Projektmanagement oder ein

Qualifications

• Kaufmännische Grundausbildung mit Weiterbildungen in Direktionsassistenz und Projektmanagement.
• Erfahrung in mindestens zwei der Bereiche Direktionssupport, Stabsarbeit, Projektmanagement oder Qualitätsmanagement.
• Fachkenntnisse im Prozess- und Projektmanagement.
• Herausragende Fähigkeit, komplexe Informationen zu analysieren, zu strukturieren und das Wesentliche zu fokussieren.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie sichere Protokollführung.

Responsibilities

• Unterstützung der Direktion bei organisatorischen, administrativen und konzeptionellen Aufgaben.
• Vor- und Nachbereitung von Sitzungen der Geschäftsleitung und Departementsleitung inkl. Protokollführung.
• Erarbeiten fundierter Entscheidungsgrundlagen, Präsentationen und Berichte.
• Leitung und Koordination kleinerer bis mittlerer Projekte.
• Begleitung von Review-, Freigabe- und Auditprozessen sowie Weiterentwicklung der QMS-Plattform auf Basis Microsoft 365.

Skills

Direktionsassistenz

Projektmanagement

Qualitätsmanagement

Protokollführung

Arbeitsorganisation

Education

Kaufmännische Grundausbildung

Bachelor-/Masterabschluss in Betriebswirtschaft oder vergleichbar

Tools

Microsoft 365

Job description

Als grösste Universität der Schweiz bietet die Universität Zürich eine Vielzahl von attraktiven Positionen in verschiedenen Fachbereichen und Berufsfeldern. Mit rund 10'000 Mitarbeitenden und aktuell 12 Berufsprofilen für Lernende bietet die Universität ein inspirierendes Arbeitsumfeld in der Spitzenforschung und Bildung. Setzen Sie Ihr Talent und Ihre Fähigkeiten bei uns ein. Erfahren Sie mehr über die UZH als Arbeitgeberin!

In dieser vielfältigen Stabsfunktion unterstützen Sie den ärztlichen Direktor und die Finanzdirektorin sowie eine Departementsleitung und entwickeln das Qualitätsmanagement weiter. Sie erfassen komplexe Fragestellungen rasch, bereiten Informationen adressatengerecht auf und bringen Aufgaben sowie kleinere Projekte selbstständig zum Abschluss.

Ihre Aufgaben

• Unterstützung der Direktion bei organisatorischen, administrativen und konzeptionellen Aufgaben
• Vor- und Nachbereitung von Geschäftsleitungs- und Departementssitzungen einschliesslich präziser Protokollführung und konsequenter Pendenzenkontrolle
• Selbstständige Abklärungen sowie Erarbeitung fundierter Entscheidungsgrundlagen, Präsentationen und Berichte
• Leitung und Koordination kleinerer und mittlerer Projekte
• Betreuung und Weiterentwicklung der Dokumentenlenkung und der Prozesslandschaft für das Qualitätsmanagement
• Begleitung von Review-, Freigabe- und Auditprozessen sowie fachliche Weiterentwicklung der auf Microsoft 365 basierenden QMS-Plattform

Profil

• Kaufmännische Grundausbildung mit Weiterbildungen in Direktionsassistenz und Projektmanagement oder Bachelor-/Masterabschluss in Betriebswirtschaft beziehungsweise einem vergleichbaren Bereich mit Weiterbildung in Projektmanagement
• Erfahrung in mindestens zwei der Bereiche Direktionssupport, Stabsarbeit, Projektmanagement oder Qualitätsmanagement
• Fachkenntnisse und Weiterbildungen im Prozess- und Projektmanagement
• Ausgeprägte Fähigkeit, komplexe Informationen zu analysieren, zu strukturieren und auf das Wesentliche zu reduzieren
• Sehr hohe Sicherheit in der Protokollführung und stilsicheres Deutsch in Wort und Schrift sowie sehr gute Englischkenntnisse
• Selbstständige, eigenverantwortliche und pragmatische Arbeitsweise sowie hohe Eigeninitiative und ausgeprägte Lösungsorientierung
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft 365, insbesondere Teams, SharePoint, Excel, Word und PowerPoint
• Diplomatisches und verbindliches Auftreten, Serviceorientierung sowie Freude an Digitalisierung und kontinuierlicher Verbesserung

Vertiefte Kenntnisse eines bestimmten QMS-Systems werden nicht vorausgesetzt. Entscheidend sind Ihre Bereitschaft und Fähigkeit, sich selbstständig in neue Themen einzuarbeiten und tragfähige Lösungen zu entwickeln.

Wir bieten

Es erwartet Sie eine vielseitige Tätigkeit mit Gestaltungsspielraum und Einblick in zentrale Führungs-, Projekt- und Qualitätsmanagementthemen eines lebhaften und aussergewöhnlichen Betriebs. Sie können gezielt Fachwissen erweitern und mehr Verantwortung übernehmen. Dabei profitieren Sie von attraktiven Weiterbildungsmöglichkeiten sowie vielfältigen Vergünstigungen. Die Anstellung und Vergütung richten sich nach dem kantonalen Personalrecht.