Fachspezialist Direktionssupport, QM & Projekte

Universität Zürich; Zürich; On-site; CHF 110,000 - 140,000; Full time

Benefits offered by this job

Attraktive Weiterbildungsmöglichkeiten

Vergünstigungen

Job summary

Universität Zürich sucht eine analytische, digital affine Fachperson zur Unterstützung der Direktion im Bereich Direktionssupport, Qualitätsmanagement und Projekte. Sie erfassen Fragestellungen, bereiten Informationen auf und steuern kleinere Projekte eigenständig.

Zu den Aufgaben gehören Protokollführung, Vorbereitung von Sitzungen, Erstellung von Berichten sowie die Weiterentwicklung des QMS und der Dokumentenlenkung in der MS-365-Plattform.

Qualifications

• Kaufmännische Grundausbildung mit relevanten Weiterbildungen im Direktionssupport oder Projektmanagement
• Erfahrung in mindestens zwei der Bereiche Direktionssupport, Stabsarbeit, Projektmanagement oder Qualitätsmanagement
• Fachkenntnisse im Prozess- und Projektmanagement
• Fähigkeit, komplexe Informationen zu analysieren, zu strukturieren und zu fokussieren
• Sehr sichere Protokollführung und stilsichere Deutsch- sowie gute Englischkenntnisse
• Selbstständige, eigenverantwortliche Arbeitsweise und Lösungsorientierung
• Ausgezeichnete MS-365-Kenntnisse (Teams, SharePoint, Excel, Word, PowerPoint)
• Diplomatisches Auftreten und Serviceorientierung, Interesse an Digitalisierung und kontinuierlicher Verbesserung

Responsibilities

• Unterstützung der Direktion bei organisatorischen, administrativen und konzeptionellen Aufgaben
• Vor- und Nachbereitung von Sitzungen der Geschäftsleitung und Departementsleitung inklusive präziser Protokollführung
• Selbstständige Abklärungen sowie Erarbeitung fundierter Entscheidungsgrundlagen, Präsentationen und Berichte
• Leitung und Koordination kleinerer bis mittlerer Projekte
• Betreuung und Weiterentwicklung der Dokumentenlenkung und der Prozesslandschaft im Qualitätsmanagement
• Begleitung von Review-, Freigabe- und Auditprozessen sowie fachliche Weiterentwicklung der QMS-Plattform auf Microsoft 365

Skills

Kaufmännische Grundausbildung

Direktionsassistenz

Projektmanagement

Qualitätsmanagement

Prozessanalyse

Protokollführung

MS 365 Suite

Englischkenntnisse

Education

Bachelor/Master in Betriebswirtschaft

Weiterbildung in Direktionsassistenz/Projektmanagement

Tools

Microsoft 365 Suite (Teams, SharePoint, Excel, Word, PowerPoint)

Job description

Universität Zürich sucht eine analytische, digital affine Fachperson zur Unterstützung der Direktion im Bereich Direktionssupport, Qualitätsmanagement und Projekte. Sie erfassen Fragestellungen, bereiten Informationen auf und steuern kleinere Projekte eigenständig.

Zu den Aufgaben gehören Protokollführung, Vorbereitung von Sitzungen, Erstellung von Berichten sowie die Weiterentwicklung des QMS und der Dokumentenlenkung in der MS-365-Plattform.