Administrative Assistenz

University of Zurich; Zürich; On-site; CHF 65,000 - 90,000; Full time

Job summary

Die Universität Zürich sucht eine administrative Unterstützung für den Lehrstuhl, die Termine koordiniert, E-Mails bearbeitet und Unterlagen vorbereitet. Sie organisiert Lehrveranstaltungen, Prüfungen und unterstützt die Personaladministration sowie die Budgetverwaltung.

Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung, starke Deutsch- und gute Englischkenntnisse sowie sichere MS-Office-Kenntnisse mit. Teamarbeit, Struktur und Zuverlässigkeit sind gefragt. Ein lokaler Vor-Ort-Arbeitsbeginn ist möglich.

Qualifications

• Abgeschlossen kaufmännische Ausbildung und Erfahrung in administrativen Aufgaben.
• Sehr gute Deutschkenntnisse und sichere Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Verwaltungssystemen.

Responsibilities

• Administrative Unterstützung des Lehrstuhls; Bearbeitung von E-Mails, Kalenderpflege und Terminkoordination.
• Unterstützung bei Organisation von Lehrveranstaltungen, Prüfungen und Lehrstuhlaktivitäten; Vorbereitung von Unterlagen.
• Unterstützung in der Personaladministration; Abstimmung mit internen Ansprechpersonen.
• Materialverwaltung, Bestellungen, Datenpflege sowie Webseitenbetreuung.
• Bearbeitung von Rechnungen, Spesen- und Kreditkartenabrechnungen; Budgetprüfung.

Skills

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

MS Office

Digitale Verwaltungssysteme

Teamarbeit

Education

Kaufmännische Ausbildung

Job description

Als grösste Universität der Schweiz bietet die Universität Zürich eine Vielzahl von attraktiven Positionen in verschiedenen Fachbereichen und Berufsfeldern. Mit rund 10'000 Mitarbeitenden und aktuell 12 Berufsprofilen für Lernende bietet die Universität ein inspirierendes Arbeitsumfeld in der Spitzenforschung und Bildung. Setzen Sie Ihr Talent und Ihre Fähigkeiten bei uns ein. Erfahren Sie mehr über die UZH als Arbeitgeberin!

Aufgaben

• Administrative Unterstützung des Lehrstuhls; Bearbeitung des E-Mail-Postfachs, Pflege des Kalenders sowie Koordination von Anfragen und Terminen.
• Unterstützung bei der Organisation von Lehrveranstaltungen, Prüfungen und weiteren Lehrstuhlaktivitäten; Vorbereitung von Unterlagen und Kommunikation mit Studierenden, insbesondere zu Prüfungsinformationen.
• Unterstützung in der Personaladministration; Abstimmung mit internen Ansprechpersonen und Betreuung administrativer Abläufe.
• Materialverwaltung und Bestellungen, Datenpflege sowie Betreuung der Webseite.
• Bearbeitung von Rechnungen, sowie Spesen- und Kreditkartenabrechnungen; Überprüfung des Budgets und bei Bedarf Übernahme weiterer einfacher Finanzaufgaben.

Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und mehrjährige Erfahrung in administrativen Aufgaben, idealerweise in einer Anwaltskanzlei oder in einer vergleichbaren Position.
• Sehr gute Deutschkenntnisse und sichere Englischkenntnisse in Wort und Schrift sowie routinierter Umgang mit MS Office und digitalen Verwaltungssystemen.
• Lösungsorientierte, strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise, auch wenn mehrere Aufgaben gleichzeitig anstehen.
• Hohe Sozialkompetenz und Freude an der Zusammenarbeit im Team.
• Idealerweise arbeiten Sie montags oder dienstags einen Tag vor Ort. Die übrigen Arbeitstage können Sie flexibel gestalten.
• Hohe Sozialkompetenz und Freude an der Zusammenarbeit im Team.
• Interesse an juristischen Themen und an der Zusammenarbeit mit Forschenden und Studierenden.