Exekutive Assistenz & Prozesskoordinator

RUAG AG; Bern; On-site; CHF 90,000 - 130,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeiten

Homeoffice-Optionen

13 Monatslöhne

Prämien- und Zulagen

Job summary

RUAG AG in Bern sucht eine/n Assistant to Vice President. Die Rolle dient als zentrale Drehscheibe, unterstützt Leitung und Führungsteam in organisatorischen, administrativen und koordinativen Belangen und sorgt für reibungslosen Informationsfluss.

Sie arbeiten mit verschiedenen Organisationseinheiten, Führungskräften, Mitarbeitenden und externen Partnern zusammen. Neben klassischen Assistenzaufgaben übernehmen Sie kleinere Projekte und tragen zur Weiterentwicklung von Abläufen bei.

Qualifications

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• indikation: min. 5 Jahre Berufserfahrung in Assistenz-/Koordinationsfunktionen.
• Sehr gute MS 365-Kenntnisse; SAP/SAP S/4HANA-Kenntnisse vorteilhaft.
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse; Französischkenntnisse von Vorteil.
• Führerausweis Kategorie B von Vorteil.

Responsibilities

• Unterstützung der Leitung und des Führungsteams bei organisatorischen, administrativen und koordinativen Aufgaben.
• Koordination von Terminen, Sitzungen, Workshops und Geschäftsanlässen sowie Vor- und Nachbereitung.
• Organisation von Mail- und Kalenderführung; Nachverfolgung von Pendenzen und Fristen.
• Aufbereitung von Präsentationen, Entscheidungsgrundlagen, Reports und Protokollen.
• Bereichsübergreifende Informationskoordination zur Sicherstellung des Informationsflusses.
• Unterstützung operativer SAP-Aufgaben wie Auftragseröffnungen und Geschäftsvorgänge.
• Durchführung kleinerer Projekte, z. B. Organisation von Schulungen oder OE-Projekten.
• Identifikation von Optimierungspotenzialen und Weiterentwicklung administrativer Abläufe.

Skills

Terminmanagement

Kalenderführung

Protokollführung

Organisation

Kommunikation

Diskretion

Selbstständigkeit

Teamfähigkeit

Flexibilität

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

SAP/SAP S/4HANA

Microsoft 365

Job description

RUAG AG in Bern sucht eine/n Assistant to Vice President. Die Rolle dient als zentrale Drehscheibe, unterstützt Leitung und Führungsteam in organisatorischen, administrativen und koordinativen Belangen und sorgt für reibungslosen Informationsfluss.

Sie arbeiten mit verschiedenen Organisationseinheiten, Führungskräften, Mitarbeitenden und externen Partnern zusammen. Neben klassischen Assistenzaufgaben übernehmen Sie kleinere Projekte und tragen zur Weiterentwicklung von Abläufen bei.