Executive Assistant & Operations Liaison

RUAG SA; Emmen; On-site; CHF 110,000 - 140,000; Full time

Job summary

RUAG SA sucht eine erfahrene Assistenz- bzw. Koordinationspersönlichkeit für das Führungsteam. Sie unterstützen organisatorisch, koordinieren Termine und bereiten Unterlagen wie Reports und Protokolle vor.

Sie arbeiten eng mit Geschäftseinheiten zusammen, führen kleinere Projekte durch und bringen Ihre SAP-/MS-365-Kompetenzen ein. Eine strukturierte, diskrete Arbeitsweise ist gewünscht.

Qualifications

• Kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Qualifikation.
• Mindestens fünf Jahre Berufserfahrung in einer Assistenz-, Koordinations- oder vergleichbaren Funktion.
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft 365 und idealerweise SAP-/SAP S/4HANA-Kenntnisse.
• Erfahrung im Termin-, Aufgaben- und Pendenzenmanagement sowie in der Organisation von Sitzungen und Veranstaltungen.
• Sehr gute Deutschkenntnisse; gute Englischkenntnisse; Französischkenntnisse von Vorteil.
• Führerausweis Kategorie B von Vorteil.

Responsibilities

• Du unterstützt die Leitung und das Führungsteam bei organisatorischen, administrativen und koordinativen Aufgaben.
• Du koordinierst Termine, Sitzungen, Workshops und Geschäftsanlässe und sorgst für deren Vor- und Nachbereitung.
• Du organisierst Mail- und Kalenderführung, koordinierst Pendenzen und behältst Fristen im Blick.
• Du bereitest Präsentationen, Entscheidungsgrundlagen, Reports und weitere Managementunterlagen auf und führst Protokoll.
• Du koordinierst Informationen über verschiedene Organisationseinheiten hinweg und sicherst einen effizienten Informationsfluss.
• Du übernimmst operative Aufgaben in SAP, z. B. Auftragseröffnungen und Bearbeitung von Geschäftsvorgängen.
• Du führst kleinere Projekte und übernimmst eigenständig Themen wie Organisation von Schulungsprogrammen oder OE-Projekten.
• Du erkennst Verbesserungspotenziale und unterstützt bei der Weiterentwicklung administrativer Abläufe.
• Zusätzlich führst du kleinere Projekte im Auftrag des Geschäftsfeld-Verantwortlichen und übernimmst operative Aufgaben, z. B. Auftragseröffnungen im SAP.

Skills

Kaufmännische Ausbildung

SAP/SAP S/4HANA Kenntnisse

Microsoft 365 Kenntnisse

Termin-/Aufgaben-/Pendenzenmanagement

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Führerausweis B

Education

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

SAP/SAP S/4HANA

Microsoft 365

Job description

RUAG SA sucht eine erfahrene Assistenz- bzw. Koordinationspersönlichkeit für das Führungsteam. Sie unterstützen organisatorisch, koordinieren Termine und bereiten Unterlagen wie Reports und Protokolle vor.

Sie arbeiten eng mit Geschäftseinheiten zusammen, führen kleinere Projekte durch und bringen Ihre SAP-/MS-365-Kompetenzen ein. Eine strukturierte, diskrete Arbeitsweise ist gewünscht.