Executive Assistant (w/m/d)

FlexBase Service AG; Aargau; On-site; CHF 90,000 - 120,000; Full time

Benefits offered by this job

Cafeteria

Fitnesscenter

Massageangebot

Handy

Job summary

FlexBase Service AG in Laufenburg sucht eine erfahrene Executive Assistant zur Unterstützung des CEO im operativen Tagesgeschäft. Sie agieren als zentrale Schnittstelle innerhalb und ausserhalb des Unternehmens und übernehmen Kalender, Reiseorganisation, Sitzungsunterlagen und die Korrespondenz auf Deutsch und Englisch.

Sie bringen eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, mehrjährige Assistenz-Erfahrung auf Geschäftsleitungsebene sowie hervorragende MS-Office-Kenntnisse mit.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige relevante Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion auf Geschäftsleitungsebene.
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse und Affinität zu modernen Tools & KI.

Responsibilities

• Verantwortung für die professionelle Kalender- und Terminorganisation des CEO.
• Organisation und Koordination von Geschäftsreisen, Meetings, Kundenbesuchen und Anlässen.
• Vorbereitung und Begleitung von Sitzungen inklusive Protokollen und Pendenzenmanagement.
• Selbstständige Korrespondenz in Deutsch und Englisch.
• Zentrale Schnittstelle zwischen CEO, Geschäftsleitung, Mitarbeitenden und externen Partnern.

Skills

MS-Office

Organisationsstärke

Discretion

Kommunikationsfähigkeit

Deutsch (Muttersprache)

Englisch (fließend)

Französisch (von Vorteil)

AI-Affinität

C-Level-Unterstützung

Digitale Tools

Education

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung

Tools

Termin- und Kalendermanagement-Tools

Präsentationssoftware

Videokonferenz-Plattformen

Job description

Einleitung

Das Technologiezentrum Laufenburg (TZL) ist eines der ambitioniertesten Industrie- und Energieinfrastrukturprojekte der Schweiz. In einem einzigartigen Campuskonzept vereint das Projekt modernste Energiespeichertechnologie im Gigawattbereich mit einem hochverfügbaren KI-Rechenzentrum und setzt damit neue Massstäbe an der Schnittstelle von Energie und Digitalisierung.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine vorausschauende und organisationsstarke Persönlichkeit als Executive Assistant, die unseren CEO im operativen Tagesgeschäft unterstützt und als zentrale Schnittstelle innerhalb und ausserhalb des Unternehmens agiert.

Unser Versprechen:

Ein Arbeitsplatz, der Technologie und Nachhaltigkeit vereint. Werde Teil der FlexBase und unterstütze uns in Laufenburg, das zukünftige Zuhause des weltweit grössten Redox-Flow-Batteriespeichers und eines hochmodernen KI-Rechenzentrums. Gemeinsam treiben wir Innovationen für eine saubere, verlässliche Energiezukunft voran!

Deine Aufgaben

• Verantwortung für die professionelle Kalender- und Terminorganisation des CEOs
• Organisation und Koordination von Geschäftsreisen, Meetings, Kundenbesuchen und Anlässen
• Vorbereitung und Begleitung von Geschäftsleitungs- und Verwaltungsratssitzungen inklusive Sitzungsunterlagen, Protokollen und Pendenzenmanagement
• Selbstständige Bearbeitung der Korrespondenz sowie Koordination eingehender Anfragen auf Deutsch und Englisch
• Zentrale Schnittstellenfunktion zwischen CEO, Geschäftsleitung, Mitarbeitenden, Kunden und externen Geschäftspartnern
• Aufbereitung von Präsentationen, Unterlagen und Informationen für den CEO
• Vertrauliche Bearbeitung von Dokumenten, Spesen und Rechnungen
• Unterstützung bei verschiedenen organisatorischen Projekten und Übernahme von Sonderaufgaben

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit Weiterbildung als Direktionsassistent oder vergleichbarer Qualifikation
• Mehrjährige relevante Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion, idealerweise auf Geschäftsleitungs- oder C-Level-Ebene
• Sehr gute MS-Office- und digitale Anwenderkenntnisse sowie Affinität zu modernen Tools und KI
• Stilsicheres Deutsch und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift; Französischkenntnisse von Vorteil
• Ausgeprägtes Organisationstalent, selbstständige und vorausschauende Arbeitsweise sowie hohe Priorisierungs- und Belastungsfähigkeit
• Diskretion, Loyalität, professionelles Auftreten, ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeit und ausgeprägte Dienstleistungsorientierung

Benefits

• Viel Verantwortung und Raum für Ideen
• Spannendes Technologie- und Energieumfeld
• Enge Zusammenarbeit in einem kleinen, motivierten Team
• Flexible Arbeitsbedingungen, moderne Tools und Unterstützung bei Weiterbildungen
• Attraktive Zusatzleistungen (Cafeteria, Fitnesscenter, Massageangebot,Handy)