Executive Assistant to Directors (60%, Flexible Hours)

Two.jobs GmbH

Magglingen

Vor Ort

CHF 60.000 - 85.000

Teilzeit

14 Tage+

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Zusammenfassung

Das Bundesamt für Sport BASPO sucht eine Direktorin-Assistenz in Magglingen (60%). Sie unterstützen die Direktorin und den Direktionsstab, koordinieren Termine, Dossiers und Fristen, bereiten Sitzungen vor und protokollieren Beschlüsse.

Sie organisieren Klausuren, Workshops und Tagungen, bewirtschaften Akten in Acta Nova und nutzen M365 für Zusammenarbeit. Unbefristet, 60%, Eintritt 01.01.2027.

Qualifikationen

Kaufmännische Grundbildung, mehrjährige Assistenz-erfahrung
Sehr gute MS 365 Kenntnisse, idealerweise Acta Nova
Ausgeprägtes Organisationstalent, selbständig, Priorisierung
S sicherer Ausdruck in Wort und Schrift; Protokollführung
Verbindliches Auftreten; Freude an Zusammenarbeit mit Anspruchsgruppen
Gute Kenntnisse zweier Amtssprachen; dritte Amtssprache + Englisch von Vorteil

Aufgaben

Die Direktorin und die Leiterin Direktionsstab vorausschauend unterstützen sowie Termine, Dossiers und Fristen koordinieren
Sitzungen der Amtsleitung vorbereiten, Beschlüsse protokollieren und Pendenzen nachverfolgen
Klausuren, Workshops und Tagungen organisieren und begleiten
Geschäfte und Dokumente in Acta Nova bewirtschaften sowie M365 für Zusammenarbeit nutzen
Administrative Arbeiten zu Revisionen, Reportings, Erhebungen und Verträgen koordinieren
In Projekten mitarbeiten und administrative Abläufe sowie digitale Vorlagen weiterentwickeln

Kenntnisse

Kaufmännische Grundbildung

Organisationskompetenz

MS 365

Acta Nova

Protokollführung

Kommunikation

Zweisprachigkeit Deutsch/Französisch

Englischkenntnisse (von Vorteil)

Ausbildung