Executive Assistant

Two.jobs GmbH; Magglingen; Vor Ort; CHF 60.000 - 85.000; Teilzeit

Zusammenfassung

Das Bundesamt für Sport BASPO sucht eine Direktorin-Assistenz in Magglingen (60%). Sie unterstützen die Direktorin und den Direktionsstab, koordinieren Termine, Dossiers und Fristen, bereiten Sitzungen vor und protokollieren Beschlüsse.

Sie organisieren Klausuren, Workshops und Tagungen, bewirtschaften Akten in Acta Nova und nutzen M365 für Zusammenarbeit. Unbefristet, 60%, Eintritt 01.01.2027.

Qualifikationen

• Kaufmännische Grundbildung, mehrjährige Assistenz-erfahrung
• Sehr gute MS 365 Kenntnisse, idealerweise Acta Nova
• Ausgeprägtes Organisationstalent, selbständig, Priorisierung
• S sicherer Ausdruck in Wort und Schrift; Protokollführung
• Verbindliches Auftreten; Freude an Zusammenarbeit mit Anspruchsgruppen
• Gute Kenntnisse zweier Amtssprachen; dritte Amtssprache + Englisch von Vorteil

Aufgaben

• Die Direktorin und die Leiterin Direktionsstab vorausschauend unterstützen sowie Termine, Dossiers und Fristen koordinieren
• Sitzungen der Amtsleitung vorbereiten, Beschlüsse protokollieren und Pendenzen nachverfolgen
• Klausuren, Workshops und Tagungen organisieren und begleiten
• Geschäfte und Dokumente in Acta Nova bewirtschaften sowie M365 für Zusammenarbeit nutzen
• Administrative Arbeiten zu Revisionen, Reportings, Erhebungen und Verträgen koordinieren
• In Projekten mitarbeiten und administrative Abläufe sowie digitale Vorlagen weiterentwickeln

Kenntnisse

Kaufmännische Grundbildung

Organisationskompetenz

MS 365

Acta Nova

Protokollführung

Kommunikation

Zweisprachigkeit Deutsch/Französisch

Englischkenntnisse (von Vorteil)

Ausbildung

Kaufmännische Grundbildung

Tools

Acta Nova

MS 365

Jobbeschreibung

Direktionsassistent/-in

Bundesamt für Sport BASPO

Magglingen | 60%

Diesen Beitrag können Sie leisten

• Die Direktorin und die Leiterin Direktionsstab vorausschauend unterstützen sowie Termine, Dossiers und Fristen koordinieren
• Sitzungen der Amtsleitung vor- und nachbereiten, Beschlüsse protokollieren und Pendenzen nachverfolgen
• Klausuren, Workshops und Tagungen organisieren und begleiten
• Geschäfte und Dokumente in Acta Nova bewirtschaften sowie M365 für Zusammenarbeit und Aufgabenkoordination nutzen
• Administrative Arbeiten zu Revisionen, Reportings, Erhebungen und Verträgen koordinieren
• In Projekten mitarbeiten und administrative Abläufe sowie digitale Vorlagen pragmatisch weiterentwickeln

Das macht Sie einzigartig

• Kaufmännische Grundbildung sowie mehrjährige Erfahrung in einer anspruchsvollen Assistenzfunktion; funktionsbezogene Weiterbildung von Vorteil
• Sehr gute Kenntnisse von M365 sowie Erfahrung mit elektronischer Geschäftsverwaltung, idealerweise Acta Nova
• Ausgeprägtes Organisationstalent, hohe Selbständigkeit und sichere Priorisierung – auch bei parallelen oder kurzfristigen Aufträgen
• Stilsicherer Ausdruck in Wort und Schrift sowie Erfahrung in der Protokollführung
• Verbindliches, adressatengerechtes Auftreten und Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Anspruchsgruppen
• Sehr gute aktive Kenntnisse zweier Amtssprachen; Kenntnisse einer dritten Amtssprache und Englisch von Vorteil

Das bieten wir

• Arbeiten für die Schweiz Wir setzen uns für das Erfolgsmodell Schweiz ein und arbeiten zum Wohl der Bevölkerung.
• Gelebte Vielfalt Dank Chancengleichheit entfalten wir unsere Kompetenzen und bringen unterschiedliche Perspektiven ein.
• Gesund am Arbeitsplatz Wir unterstützen und beraten unsere Mitarbeitenden im Bereich der physischen und psychischen Gesundheit.
• Arbeit und Privatleben im Einklang Die individuelle Lebensgestaltung unterstützen wir mit flexiblen Arbeitsformen und unterschiedlichen Zeitmodellen.

Auf den Punkt gebracht

Mit selbständiger, vorausschauender Organisation, Diskretion und hohem Qualitätsbewusstsein sorgen Sie für reibungslose Abläufe im Direktionsstab und eine wertschätzende Zusammenarbeit mit den unterschiedlichen Anspruchsgruppen des BASPO.

Für den Sport und die Bewegung in der Schweiz

Das Bundesamt für Sport (BASPO) fördert den Sport und seine Werte – für alle Alters- und Leistungsgruppen. Das BASPO vereinigt Sportpolitik, Sportförderung und Ausbildung: Dazu gehören das grösste Schweizer Sportförderprogramm Jugend+Sport und in Magglingen und Tenero Ausbildungs-, Kurs-, und Trainingszentren. Die Eidgenössische Hochschule für Sport Magglingen EHSM befasst sich als einzige Schweizer Hochschule mit Ausbildung, Entwicklung, Forschung und Dienstleistung im Bereich Sport.

Eintrittsdatum

01.01.2027

Anstellungsart

unbefristet

Referenz-Nr.

JRQ$540-20073

Arbeitsort

Hauptstrasse 247, 2532 Magglingen

Fragen zur Stelle

Eliane Hostettmann
[phone]

Fragen zur Bewerbung

Anita Banderini
[phone]