Executive Assistant der Direktion (100%)

Express Personal AG; Bern; Vor Ort; CHF 85.000 - 125.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Express Personal AG in Bern sucht eine Direktionsassistentin/Direktionsassistentin in Vollzeit (80-100%) zur Unterstützung der Direktorin. Sie koordinieren Teilbereiche der Agenda, planen Termine und bereiten Meetings vor.

Sie empfangen Besucher, organisieren Räume, Logistik und Materialien, pflegen Kontakte und unterstützen die Hauptassistentin. Teamarbeit, Diskretion und sprachliche Sicherheit in Deutsch und Französisch sind zentral.

Qualifikationen

• Ausgeprägtes Organisationstalent und strukturierte Arbeitsweise.
• Hohe Zuverlässigkeit, Diskretion und Genauigkeit.
• Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und auch in hektischen Situationen den Überblick zu behalten.

Aufgaben

• Führung und Koordination eines Teils der Agenda der Direktorin in enger Abstimmung mit der Hauptassistentin.
• Organisation von Terminen, Sitzungen und Besprechungen.
• Empfang und Betreuung von Besucherinnen, Besuchern sowie Gästen.
• Vorbereitung von Sitzungsräumen und Sicherstellung der erforderlichen Logistik (Reservationen, Material, Catering usw.).
• Aufbereitung und Bereitstellung von Unterlagen für Termine und Sitzungen.
• Pflege und Aktualisierung von Kontaktdaten sowie administrativen Verzeichnissen.
• Unterstützung der Hauptassistentin bei administrativen und organisatorischen Aufgaben.
• Zusammenarbeit mit internen und externen Ansprechpersonen in organisatorischen Belangen.

Kenntnisse

Organisationstalent

Zuverlässigkeit

Diskretion

Prioritäten setzen

Teamfähigkeit

Office-Software

Deutschkenntnisse

Französischkenntnisse

Kommunikation auf Hierarchieebenen

Ausbildung

Berufsbildung und Lehre mit eidg. VET-Diplom oder gleichwertig

Tools

Microsoft Office (Outlook, Excel, Teams)

Jobbeschreibung

Express Personal AG in Bern sucht eine Direktionsassistentin/Direktionsassistentin in Vollzeit (80-100%) zur Unterstützung der Direktorin. Sie koordinieren Teilbereiche der Agenda, planen Termine und bereiten Meetings vor.

Sie empfangen Besucher, organisieren Räume, Logistik und Materialien, pflegen Kontakte und unterstützen die Hauptassistentin. Teamarbeit, Diskretion und sprachliche Sicherheit in Deutsch und Französisch sind zentral.