Executive Assistant to CEO — Swiss, Multilingual, Digitalization

Kontrollstelle für den Landes- Gesamtarbeitsvertrag des Gastgewerbes; Basel; On-site; CHF 90,000 - 120,000; Full time

Benefits offered by this job

Lunch-Checks

13 Monatslohn

40-Stunden-Woche

Moderne, digitale Arbeitsumgebung

Job summary

Die Kontrollstelle für den Landes-Gesamtarbeitsvertrag (L-GAV) des Gastgewerbes sucht eine organisierte und diskrete Assistenz der Geschäftsführung. Sie entlasten die Geschäftsführerin proaktiv im Tagesgeschäft und wirken bei organisatorischen, projektbezogenen, juristischen, administrativen und buchhalterischen Aufgaben mit.

Zu Ihren Aufgaben gehören Sitzungsmanagement, Vorbereitungen von Unterlagen, Protokolle und Pendenzenkontrolle sowie die Koordination mit internen Teams, Kantonen und

Qualifications

• Mindestens fünf Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Assistenzfunktion auf Führungsebene oder in einer Anwaltskanzlei, z.B. Paralegal oder Anwaltsassistenz.
• Stilsicheres Deutsch sowie sehr gute Französischkenntnisse (C1); Italienisch von Vorteil.
• Versierter Umgang mit MS Office, hohe digitale Affinität und eine strukturierte, proaktive Arbeitsweise.

Responsibilities

• Organisation: Sitzungsmanagement, Erstellung von Unterlagen, Präsentationen, Protokollen und Pendenzenkontrolle.
• Klagen & Rekurse: Prüfung, Aufbereitung und Erfassung von Klagen und Rekursen zur Weiterbearbeitung.
• Schnittstelle: Kompetente Ansprechperson für interne Teams, Kantone, Verbände und externe Stellen in allen Sprachregionen der Schweiz.
• Projekte & Reporting: Mitarbeit bei Digitalisierungsprojekten, Qualitäts- und Prozessmanagement sowie Erstellung von Reportings, Entscheidungsgrundlagen und Geschäftsberichten.
• Support-Funktionen: Unterstützung bei IT-bezogenen Themen (z. B. User-Verwaltung) und in HR-Prozessen (Zeiterfassung, Spesen).

Skills

Deutsch (C1)

Französisch (C1)

Italienisch (Vorteil)

Education

Kaufmännische Ausbildung mit Weiterbildung (z. B. Direktionsassistenz, Betriebswirtschaft, Paralegal)

Tools

MS Office

Job description

Die Kontrollstelle für den Landes-Gesamtarbeitsvertrag (L-GAV) des Gastgewerbes sucht eine organisierte und diskrete Assistenz der Geschäftsführung. Sie entlasten die Geschäftsführerin proaktiv im Tagesgeschäft und wirken bei organisatorischen, projektbezogenen, juristischen, administrativen und buchhalterischen Aufgaben mit.

Zu Ihren Aufgaben gehören Sitzungsmanagement, Vorbereitungen von Unterlagen, Protokolle und Pendenzenkontrolle sowie die Koordination mit internen Teams, Kantonen und