Executive Assistant & Office Operations Lead

Galenica Group; Oensingen; Remote; CHF 60,000 - 110,000; Full time

Benefits offered by this job

5 Wochen Ferien

Betriebliche Altersvorsorge

Rabatte in Apotheken und Marken

Weiterbildungsmöglichkeiten

Familienfreundlich: Mutterschafts- und

Namensaktien zu Vorzugspreisen

Job summary

Galenica sucht eine Office Managerin/Office Manager (w/m/d) für Oensingen in Teilzeit bis Vollzeit. Sie fungieren als zentrale organisatorische Drehscheibe für CEO, Führungsteam und Fachbereiche.

Zu Ihren Aufgaben gehören Sitzungs- und Terminplanung, Dokumentation von Beschlüssen, Organisation von Veranstaltungen sowie die Pflege von Akten und Verträgen. Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse sind gewünscht.

Qualifications

• Du verfügst über eine kaufmännische Ausbildung EFZ oder eine vergleichbare Ausbildung.
• Du bringst Erfahrung als Office Managerin/Office Manager, Executive Assistant oder Geschäftsleitungsassistenz mit.
• Du bist versiert im Umgang mit Microsoft 365 (Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint) und bewegst dich sicher in digitalen Arbeitsumgebungen.

Responsibilities

• Unterstützung von CEO und Führungsteam bei Planung und Organisation von Sitzungen, Workshops, Klausuren und Management-Updates.
• Koordination von Terminen, Unterlagen, Dokumentation von Beschlüssen und Nachverfolgung offener Aufgaben und Fristen.
• Sicherstellung eines professionellen Office-Alltags, Organisation von Besuchen, Veranstaltungen, Räumen und administrativen Abläufen.
• Unterstützung bei interner Kommunikation sowie strukturierter Ablage und Pflege von Organisations- und Vertragsdokumenten.
• Koordination von Onboarding, Rekrutierungsterminen, Arbeitsplätzen, Zugängen und internen Organisationsinformationen.
• Zentrale Schnittstelle zu internen und externen Ansprechpartnern; Förderung von Struktur und Verbindlichkeit in Prozessen.

Skills

Organisationstalent

Serviceorientierung

Kommunikationsstärke

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Education

kaufmännische Ausbildung EFZ

Tools

Microsoft 365

Outlook

Teams

Word

Excel

PowerPoint

Job description

Galenica sucht eine Office Managerin/Office Manager (w/m/d) für Oensingen in Teilzeit bis Vollzeit. Sie fungieren als zentrale organisatorische Drehscheibe für CEO, Führungsteam und Fachbereiche.

Zu Ihren Aufgaben gehören Sitzungs- und Terminplanung, Dokumentation von Beschlüssen, Organisation von Veranstaltungen sowie die Pflege von Akten und Verträgen. Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse sind gewünscht.