Office Managerin / Office Manager (w/m/d) 60%-100% Medifilm AG

Galenica Group; Oensingen; Remote; CHF 60,000 - 110,000; Full time

Benefits offered by this job

5 Wochen Ferien

Betriebliche Altersvorsorge

Rabatte in Apotheken und Marken

Weiterbildungsmöglichkeiten

Familienfreundlich: Mutterschafts- und

Namensaktien zu Vorzugspreisen

Job summary

Galenica sucht eine Office Managerin/Office Manager (w/m/d) für Oensingen in Teilzeit bis Vollzeit. Sie fungieren als zentrale organisatorische Drehscheibe für CEO, Führungsteam und Fachbereiche.

Zu Ihren Aufgaben gehören Sitzungs- und Terminplanung, Dokumentation von Beschlüssen, Organisation von Veranstaltungen sowie die Pflege von Akten und Verträgen. Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse sind gewünscht.

Qualifications

• Du verfügst über eine kaufmännische Ausbildung EFZ oder eine vergleichbare Ausbildung.
• Du bringst Erfahrung als Office Managerin/Office Manager, Executive Assistant oder Geschäftsleitungsassistenz mit.
• Du bist versiert im Umgang mit Microsoft 365 (Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint) und bewegst dich sicher in digitalen Arbeitsumgebungen.

Responsibilities

• Unterstützung von CEO und Führungsteam bei Planung und Organisation von Sitzungen, Workshops, Klausuren und Management-Updates.
• Koordination von Terminen, Unterlagen, Dokumentation von Beschlüssen und Nachverfolgung offener Aufgaben und Fristen.
• Sicherstellung eines professionellen Office-Alltags, Organisation von Besuchen, Veranstaltungen, Räumen und administrativen Abläufen.
• Unterstützung bei interner Kommunikation sowie strukturierter Ablage und Pflege von Organisations- und Vertragsdokumenten.
• Koordination von Onboarding, Rekrutierungsterminen, Arbeitsplätzen, Zugängen und internen Organisationsinformationen.
• Zentrale Schnittstelle zu internen und externen Ansprechpartnern; Förderung von Struktur und Verbindlichkeit in Prozessen.

Skills

Organisationstalent

Serviceorientierung

Kommunikationsstärke

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Education

kaufmännische Ausbildung EFZ

Tools

Microsoft 365

Outlook

Teams

Word

Excel

PowerPoint

Job description

# Office Managerin / Office Manager (w/m/d) 60%-100%* Oensingen* Medifilm AG* Espace Mittelland (BE, FR, NE, JU, SO)* Management Support / BackofficeDu behältst auch dann den Überblick, wenn viele Themen gleichzeitig zusammenkommen, organisierst vorausschauend und sorgst dafür, dass im Hintergrund alles rundläuft? Bei **Medifilm in Oensingen** bist du die zentrale organisatorische Drehscheibe für CEO, Führungsteam und verschiedene Fachbereiche. Mit deinem Organisationstalent schaffst du Struktur, koordinierst unterschiedlichste Aufgaben und trägst zu einer professionellen und effizienten Zusammenarbeit bei.## Das kannst du bewirken* Du unterstützt CEO und Führungsteam bei der Planung und Organisation von Sitzungen, Workshops, Klausuren, Management-Updates und weiteren Führungsgefässen.* Du koordinierst Termine und Unterlagen, dokumentierst Beschlüsse und Verantwortlichkeiten und behältst offene Pendenzen sowie Fristen zuverlässig im Blick.* Du stellst einen professionellen Office-Alltag sicher und organisierst unter anderem Besuche, Veranstaltungen, Sitzungsräume sowie weitere administrative Abläufe.* Du unterstützt bei der internen Kommunikation und sorgst für eine strukturierte Ablage und Pflege von Organisations-, Führungs- und Vertragsdokumenten.* Du koordinierst administrative Themen rund um Ein- und Austritte, Onboarding, Rekrutierungstermine, Arbeitsplätze, Zugänge und interne Organisationsinformationen.* Du fungierst als zentrale Schnittstelle zu internen und externen Ansprechpartnern und bringst Struktur, Transparenz und Verbindlichkeit in administrative Prozesse.## Das bringst du mit* Du verfügst über eine kaufmännische Ausbildung EFZ oder eine vergleichbare Ausbildung und bringst Erfahrung als Office Managerin / Office Manager, Executive Assistant oder in der Geschäftsleitungsassistenz mit.* Du bist sehr versiert im Umgang mit Microsoft 365, insbesondere Outlook, Teams, Word, Excel und PowerPoint, und bewegst dich sicher in digitalen Arbeitsumgebungen.* Du organisierst gerne, denkst voraus und kannst mehrere parallele Themen selbstständig strukturieren, koordinieren und priorisieren.* Du arbeitest zuverlässig, präzise und diskret und gehst souverän mit vertraulichen Informationen um.* Du überzeugst mit einem freundlichen und professionellen Auftreten, ausgeprägter Serviceorientierung sowie Kommunikationsstärke und Fingerspitzengefühl.* Du verfügst über sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse; Französischkenntnisse sind von Vorteil.## Das bieten wir dir**5 Wochen Ferien**, mit der Möglichkeit bis zu 10 Ferientage zusätzlich zu kaufen oder unbezahlten Urlaub zu nehmen**Pensionskasse mit vorteilhafter Prämienaufteilung** - ca. 2/3 werden von uns übernommen**Diverse Rabatte** in unseren Apotheken und bei weiteren Top-Marken**Kompetenzen erweitern** durch geförderte und unterstützte Aus- und Weiterbildungen sowie interne Entwicklungsmöglichkeiten**Familienfreundlich** mit 16 Wochen Mutterschaftsurlaub (100% des Lohns) und 20 Tagen Vaterschaftsurlaub (100% des Lohns), sowie Beteiligung an Kinderfonds**Namensaktien zu Vorzugspreisen** - sich nicht nur beruflich für Galenica engagieren, sondern auch investierenMehr über Benefits erfahren## KontaktIst das die passende Stelle für dich? Dann bewirb dich direkt über unser Online-Tool. Bitte beachte: Für diese Stelle können wir Bewerbungen per E-Mail oder Post leider nicht berücksichtigen. Wir freuen uns auf dich!Deine Bewerbung wird bearbeitet durch:Galenica **Elena Efimova** **Recruiting Specialist** **Tel. [phone]**## Über uns**Das stärkste Netzwerk im Schweizer Gesundheitsmarkt.** Das Galenica Netzwerk ist die marktprägende Gesundheitsdienstleisterin unseres Landes. Das Galenica Netzwerk bietet eine reiche Vielfalt an zukunftsorientierten Berufen, die etwas gemeinsam haben: Mitarbeitende, die sich mit viel Engagement für die Gesundheit und das Wohlbefinden der Menschen in der Schweiz einsetzen. Wir betreiben das schweizweit grösste Apothekennetz und führen bekannte Eigenmarken sowie exklusive Marken und Produkte von Geschäftspartnern. Weiter sind wir die führende Grossistin im Schweizer Gesundheitsmarkt und bieten Lieferanten Qualitätslogistik mit den dazugehörigen Dienstleistungen an. Der Hauptsitz befindet sich in Bern, wo alle Fäden zusammenlaufen. Hier werden wertvolle Services für die das gesamte Netzwerk erbracht, u.a. von HR, IT, Marketing, Kommunikation oder Finanzen.## Arbeitsort**Medifilm AG** Ostringstrasse 10 4702 Oensingen