Executive Assistant/Office Manager Operations Banking/AM / Fest

Job-Room; Zollikon; Vor Ort; CHF 110.000 - 150.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Job-Room sucht am Sitz in Zürich-Seefeld eine/n vielseitige/n Executive Assistant/Office Manager für Banking/AM-Umfeld. Sie unterstützen Geschäftsführung und Verwaltungsrat, planen und protokollieren Meetings, führen Lohn- und Finanzprozesse. Zudem koordinieren HR-Aufgaben, Prüfertermine und Compliance-Angelegenheiten.

Sie bringen eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung sowie idealerweise eine Weiterbildung (z. B. Direktionsassistentin oder BWL HF) mit.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung.
• Berufserfahrung im Operations Umfeld vorteilhaft.
• Stilsichere Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse.
• Sicherer Umgang mit MS Office und IT-Anwendungen.

Aufgaben

• Unterstützung der Geschäftsleitung und Verwaltungsratsarbeit, Planung, Organisation und Protokollierung von Sitzungen.
• Finanz- und Buchhaltungsmanagement, Lohnadministration, Rechnungs- und Kreditkartenbearbeitung.
• Vorbereitung von Audits und Kommunikation mit externen Prüfern.
• HR-Aufgaben wie Arbeitsplatz-Einrichtung, Anmeldung bei Sozialversicherungen.
• Organisation von Marketingaktivitäten und Pflege der Website.
• Verwaltung des Aktienbuchs und Compliance-Berichte.

Kenntnisse

Organisationsfähigkeit

Kommunikationsstärke

MS Office

IT-Affinität

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Direktionsassistentin

BWL HF

Jobbeschreibung

(Exklusiv) Executive Assistant/Office Manager Operations Banking/AM / Fest

Einleitung

Im exklusiven Auftrag unserer Mandantin, einem renommierten, stark wachsenden Finanzdienstleistungsunternehmen (Asset Management, Private Banking) mit sympathischer Unternehmenskultur suchen wir für den Sitz im Herzen des \\-Seefelds (zentrale und direkte Seelage, Parkplätze vorhanden), ab sofort oder nach Vereinbarung eine/n vielseitige/n.

Art der Arbeit

• Assistenz der Geschäftsleitung und Verwaltungsratsarbeit Planung, Organisation und Protokollierung von Verwaltungsrats\- und Generalversammlungen. Unterstützung des CEO bei strategischen und operativen Aufgaben.
• Finanz\- und Buchhaltungsmanagement (Schnittstelle externer Treuhänder) Lohnadministration und Überwachung von Rechnungen, Kreditkarten\- und Kreditorenzahlungen. Abwicklung von Rückvergütungen
• Unterstützung bei Audits Vorbereitung und Zusammenstellung aller relevanten Unterlagen für Audits. Mitwirkung bei der Organisation und Durchführung von Auditterminen, Kommunikation mit externen Prüfern.
• Organisatorisches und Marketing Führung einer Operations Mitarbeiterin Organisation und Durchführung von Fotoshootings sowie Pflege der Unternehmenswebsite. Erstellung und Anpassung von Marketingmaterialien (z. B. One\\-Pager). Bestellung und Verwaltung von Büromaterialien
• Human Resources (HR) Einrichtung von Arbeitsmitteln für neue Mitarbeitende (z. B. Schlüssel, E\\-Mail). Anmeldung bei SwissLife, AHV und Beantragung von Kinderzulagen. Unterstützung bei administrativen und organisatorischen HR\\-Aufgaben.
• Juristische Aufgaben Verwaltung des Aktienbuchs, Vorbereitung aktienrechtlicher Dokumente und Kapitalerhöhungen. Korrespondenz mit der FINMA z. B. bei Satzungsänderungen und anderen regulatorischen Vorgaben. Erstellung und Verwaltung rechtskonformer Dokumente. Korrespondenz mit Kanzlei und internem Rechtsberater
• Compliance\\-Management Betreuung der internen Kontrollsysteme (IKS) und Compliance\\-Toolbox Erstellung und Verwaltung von Compliance-Berichten sowie Onboarding neuer Kunden. Bearbeitung und Eintragungen im Handelsregister.

Anforderungsprofil

Um diese spannende Herausforderung optimal zu meistern, bringen Sie eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung sowie von Vorteil eine relevante Weiterbildung (z. B. Direktionsassistentin oder BWL HF) mit. Sie können bereits auf langjährige Berufserfahrung im Operations Umfeld in einer ähnlichen Funktion (z. B. Backoffice Leitung, Executive Assistant, Operations Manager mit vergleichbaren Aufgaben) zurückblicken, welche Sie idealerweise im Finanzumfeld (z. B. Asset Management oder Private Banking) gesammelt haben. Sie kommunizieren stilsicher in Deutsch und sehr gut in Englisch (Wort und Schrift). Im Umgang mit den MS Office Anwendungen sind Sie versiert und bringen ein generelles Flair für IT\\-Anwendungen mit. Sie denken betriebswirtschaftlich und haben auch Freude am Umgang mit Zahlen. Wenn Sie zudem eine offene, unkomplizierte Persönlichkeit mit Organisationstalent sind, die auf unterschiedlichen Hierarchieebenen erfolgreich kommunizieren kann und Wert auf ein gepflegtes Erscheinungsbild legt, sollten Sie sich baldmöglichst bei uns bewerben.