Executive Assistant / Gesundheitswesen (m/w/d) 80-100%

Michael Page International; Lausanne; Vor Ort; CHF 90.000 - 110.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Michael Page International sucht in Lausanne eine erfahrene Executive Assistant. Die Stelle ist befristet und umfasst 100% Pensum zur Unterstützung einer Führungskraft im täglichen Geschäft. Sie agieren als zentrale Schnittstelle zu internen und externen Stakeholdern.

Zu den Aufgaben gehören Terminplanung, Sitzungsorganisation, Reisevorbereitung und Erstellung von Korrespondenz sowie Präsentationen. Sie arbeiten eng mit Fachbereichen und Partnern zusammen und sichern einen transparenten

Qualifikationen

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Weiterbildung im Bereich Administration, Assistenz oder Office Management
• Mehrjährige Erfahrung in Executive-Assistant-Funktion auf Geschäftsleitungsebene
• Verhandlungssichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Gute Englischkenntnisse
• Sehr gute Kenntnisse im Agenda-, Termin- und Stakeholder-Management
• Selbständige, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise
• Diskretion und Vertrauenswürdigkeit
• Professionelles Auftreten und souveräner Umgang mit Stakeholdern
• Hohe Flexibilität und Hands-on-Mentalität

Aufgaben

• Proaktive Unterstützung einer Führungskraft im täglichen Business Support
• Kalender- und Terminmanagement inklusive Priorisierung geschäftskritischer Meetings
• Planung, Organisation und Koordination von Sitzungen, Workshops und Besprechungen inklusive Vor- und Nachbereitung
• Zusammenarbeit mit internen Fachbereichen sowie externen Partnern und Entscheidungsträgern
• Erstellung, Bearbeitung und Aufbereitung von Korrespondenz, Präsentationen und relevanten Unterlagen
• Organisation von Geschäftsreisen und Unterstützung bei administrativen Aufgaben
• Überwachung offener Aufgaben, Fristen und Follow-ups zur Sicherstellung einer effizienten Umsetzung
• Förderung eines transparenten Informationsflusses zwischen den relevanten Stakeholdern

Kenntnisse

Executive Assistant

Stakeholder Management

MS Office

Organisationsfähigkeit

Diskretion

Flexibilität

Professionelles Auftreten

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Weiterbildung

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

• Start Datum 04.01.2027
• Zentraler Arbeitsort auf einem modernen Campus

About Our Client

Unser Kunde ist eine renommierte Schweizer Organisation mit einem dynamischen und anspruchsvollen Arbeitsumfeld. Für einen befristeten Einsatz suchen wir eine erfahrene Executive Assistant, die eine zentrale Führungsfunktion im Tagesgeschäft unterstützt und als wichtige Schnittstelle zu internen und externen Stakeholdern agiert.

Job Description

• Proaktive Unterstützung einer Führungskraft im täglichen Business Support
• Verantwortung für ein komplexes Kalender- und Terminmanagement inklusive Priorisierung geschäftskritischer Meetings
• Planung, Organisation und Koordination von Sitzungen, Workshops und Besprechungen inklusive Vor- und Nachbereitung
• Zusammenarbeit mit internen Fachbereichen sowie externen Partnern und Entscheidungsträgern
• Erstellung, Bearbeitung und Aufbereitung von Korrespondenz, Präsentationen und relevanten Unterlagen
• Organisation von Geschäftsreisen und Unterstützung bei administrativen Aufgaben
• Überwachung offener Aufgaben, Fristen und Follow-ups zur Sicherstellung einer effizienten Umsetzung
• Förderung eines transparenten Informationsflusses zwischen den relevanten Stakeholdern

The Successful Applicant

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Weiterbildung im Bereich Administration, Assistenz oder Office Management
• Mehrjährige Erfahrung in einer Executive-Assistant-Funktion auf Geschäftsleitungs-, CEO- oder vergleichbarer Management-Ebene
• Verhandlungssichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Gute Englischkenntnisse
• Sehr gute Kenntnisse im Bereich Agenda-, Termin- und Stakeholder-Management
• Versierter Umgang mit MS Office
• Erfahrung in einem komplexen und anspruchsvollen Unternehmensumfeld
• Ausgezeichnete Organisationsfähigkeit und hohe Detailgenauigkeit
• Selbständige, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise
• Höchste Diskretion und Vertrauenswürdigkeit
• Professionelles Auftreten sowie souveräner Umgang mit unterschiedlichen Anspruchsgruppen
• Hohe Flexibilität und Hands-on-Mentalität

What's on Offer

• Befristeter Einsatz vom 04.01.2027 bis 12.02.2027
• Arbeitspensum von 100%
• Verantwortungsvolle Aufgabe mit hoher Sichtbarkeit auf Führungsebene
• Professionelles und dynamisches Arbeitsumfeld