Junior Executive Assistant

Academic Work Switzerland SA; Zürich; Vor Ort; CHF 85.000 - 120.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Direkte Zusammenarbeit mit dem CEO

Flache Hierarchien

Zentraler Arbeitsort in Zürich

Zusammenfassung

Academic Work Switzerland SA sucht eine/n Junior Executive Assistant, der die Geschäftsleitung als zentrale Schnittstelle zwischen Abteilungen und externen Partnern unterstützt. Sie bereiten Unterlagen vor, prüfen Datenwege und dokumentieren Abläufe, um effiziente Entscheidungsgrundlagen zu liefern.

Sie arbeiten eng mit dem CEO zusammen, bringen eine solide Ausbildung in Wirtschaft oder Recht mit und zeigen starke analytische Fähigkeiten sowie Deutsch auf Muttersprachniveau und gutes Englisch.

Qualifikationen

• Abgeschlossenes Studium (Bachelor/Master) in Wirtschaftswissenschaften, Recht oder vergleichbare Fachrichtung.
• Verhandlungssicheres Deutsch (Muttersprache) und sehr gutes Englisch (mind. B2).
• Hohe Gewissenhaftigkeit, starkes Prozessverständnis und Freude daran, Zusammenhänge zu hinterfragen.
• MS Excel und PowerPointkenntnisse.

Aufgaben

• Unterlagen aufbereiten: Daten sammeln, Berichte erstellen, Präsentationen für die Geschäftsleitung.
• Abläufe aufschreiben: Prozesse dokumentieren und Fristen nachhalten.
• Fonds-Vertretung abwickeln: Standardverträge versenden, Onboarding prüfen, Invoicing sicherstellen.
• Behördenfragen vorbereiten: Informationen für Regulierungsstellen sammeln und beantworten.
• Zahlen nachrechnen: NAV-Berechnung unterstützen und Risikodatenauswertung pflegen.

Kenntnisse

Prozessverständnis

Analytische Fähigkeiten

Sprachkompetenz Deutsch

Sprachkompetenz Englisch (B2)

Ausbildung

Bachelor/Master in Wirtschaftswissenschaften oder Rechtswissenschaften

Tools

MS Excel

PowerPoint

Jobbeschreibung

Hast du ein Studium in Wirtschaftswissenschaften oder Recht absolviert und willst Strategie, Regulation sowie Finanzen verbinden? Willst du direkt an der Seite des CEOs arbeiten und von der Geschäftsleitung eines dynamischen Teams lernen? Dann habe ich bei einem spezialisierten Schweizer Finanzdienstleister in Zürich genau das Richtige für dich!

Junior Executive Assistant

Über die Position

Als Junior Executive Assistant wirst du zur zentralen Schnittstelle zwischen der Geschäftsleitung, den operativen Fachbereichen sowie externen Partnern und übernimmst dabei folgende Aufgaben:

Deine Aufgaben

• Unterlagen aufbereiten: Du sammelst Daten, erstellst Berichte und baust übersichtliche Präsentationen sowie Entscheidungsunterlagen für die Geschäftsleitung auf.
• Abläufe aufschreiben: Du prüfst Datenwege in den Systemen, hältst Prozesse schriftlich fest und verfolgst Fristen konsequent nach.
• Fonds-Vertretung abwickeln: Du verschickst Standardverträge für ausländische Fonds, machst Basis-Checks beim Onboarding und stellst das Invoicing sicher.
• Behördenfragen vorbereiten: Du sammelst Informationen für Regulierungsstellen und beantwortest offene Punkte bei rechtlichen Vorgaben.
• Zahlen nachrechnen: Du hilfst bei der Fondswert-Berechnung (NAV), unterstützt in der Buchhaltung und pflegst Risikodaten in Tabellen ein.

Must-Haves

• Ausbildung: Abgeschlossenes Studium (Bachelor oder Master) in Wirtschaftswissenschaften, Recht oder einer vergleichbaren Fachrichtung.
• Arbeitsweise: Hohe Gewissenhaftigkeit, starkes Prozessverständnis und Freude daran, Zusammenhänge tiefgehend zu hinterfragen ("Warum-Frage").
• Sprachen: Verhandlungssicheres Deutsch (Muttersprachenniveau) und sehr gutes Englisch (mind. B2).

Nice-to-haves:

• Finanzwissen: Erste Berührungspunkte mit Anlagefonds, Buchhaltung, Risikomanagement oder FinTech-Themen.
• Tool-Kenntnisse: Sichere Anwendung von MS Excel und PowerPoint für Datenanalysen und Reportings.

Benefits:

• Direkte Zusammenarbeit mit dem CEO
• Kein Silo-Denken: 360-Grad-Einblick in den Finanzsektor
• Flache Hierarchien & kurze Wege in einem 15-köpfigen Team
• Zentraler Arbeitsort in Zürich

Unser Rekrutierungsprozess

• Online-Test zu Logik und Persönlichkeit
• Erstes Telefoninterview
• Online-Interview mit unserem Recruitment-Team
• Online-Interview mit den Hiring Managern
• Gegenseitiges Kennenlernen vor Ort