Executive Assistant/Office Manager Operations Banking/AM / Fest

Evergreen Human Resources AG; Rämismühle; Vor Ort; CHF 95.000 - 140.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Evergreen Human Resources AG im Herzen von Zürich-Seefeld sucht eine vielseitige Assistenz der Geschäftsleitung mit Schwerpunkt Verwaltungsratsarbeit und operativem Support im Finanzdienstleistungsumfeld. Sie arbeiten eng mit dem CEO zusammen und koordinieren GV/VA, Lohn- und Rechnungswesen sowie HR-Aufgaben.

Vorausgesetzt wird eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise eine Weiterbildung (Direktionsassistenz oder BWL HF) und mehrjährige Erfahrung in einem Operations-Umfeld,

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung.
• Zusätzliche Weiterbildung im Direktionsassistenzbereich oder BWL HF von Vorteil.
• Mehrjährige Erfahrung im Operations Umfeld, idealerweise im Finanzdienstleistungssektor.
• Stilsichere Deutschkenntnisse und verhandlungssicheres Englisch.
• Guter Umgang mit MS Office und IT-Affinität.

Aufgaben

• Unterstützung der Geschäftsleitung und Verwaltungsratsarbeit.
• Planung, Organisation und Protokollierung von Verwaltungsrats- und Generalversammlungen.
• Unterstützung des CEO bei strategischen und operativen Aufgaben.
• Finanz- und Buchhaltungsmanagement; Schnittstelle zu externen Treuhändern.
• Lohnadministration, Rechnungs- und Kreditorenzahlungen; Abwicklung von Rückvergütungen.
• Unterstützung bei Audits; Vorbereitung relevanter Unterlagen.
• Organisatorisches und Marketing: Fotoshootings, Website-Pflege, Marketingmaterialien.
• HR-Aufgaben: Arbeitsmittel-Setup, Onboarding, Anmeldung bei Sozialversicherungen.
• Juristische Aufgaben: Aktienbuch, FINMA-Kommunikation, Dokumentenkontrolle.
• Compliance-Management: IKS, Berichte, Onboarding neuer Kunden, Handelsregister-Einträge.

Kenntnisse

Executive Assistant

Operations Management

Deutsch (Stilsicher)

Englisch (Verhandlungssicher)

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Direktionsassistent/in oder BWL HF

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

Einleitung

Im exklusiven Auftrag unserer Mandantin, einem renommierten, stark wachsenden Finanzdienstleistungsunternehmen (Asset Management, Private Banking) mit sympathischer Unternehmenskultur suchen wir für den Sitz im Herzen des Zürcher-Seefelds (zentrale und direkte Seelage, Parkplätze vorhanden), ab sofort oder nach Vereinbarung eine/n vielseitige/n

Art der Arbeit

• Assistenz der Geschäftsleitung und Verwaltungsratsarbeit

Planung, Organisation und Protokollierung von Verwaltungsrats- und Generalversammlungen.
Unterstützung des CEO bei strategischen und operativen Aufgaben.

• Finanz- und Buchhaltungsmanagement

(Schnittstelle externer Treuhänder)
Lohnadministration und Überwachung von Rechnungen, Kreditkarten- und Kreditorenzahlungen.
Abwicklung von Rückvergütungen

• Unterstützung bei Audits

Vorbereitung und Zusammenstellung aller relevanten Unterlagen für Audits.
Mitwirkung bei der Organisation und Durchführung von Auditterminen, Kommunikation mit externen Prüfern.

• Organisatorisches und Marketing

Führung einer Operations Mitarbeiterin
Organisation und Durchführung von Fotoshootings sowie Pflege der Unternehmenswebsite.
Erstellung und Anpassung von Marketingmaterialien (z. B. One-Pager).
Bestellung und Verwaltung von Büromaterialien

• Human Resources (HR)

Einrichtung von Arbeitsmitteln für neue Mitarbeitende (z. B. Schlüssel, E-Mail).
Anmeldung bei SwissLife, AHV und Beantragung von Kinderzulagen.
Unterstützung bei administrativen und organisatorischen HR-Aufgaben.

• Juristische Aufgaben

Verwaltung des Aktienbuchs, Vorbereitung aktienrechtlicher Dokumente und Kapitalerhöhungen.
Korrespondenz mit der FINMA z.B. bei Satzungsänderungen und anderen regulatorischen Vorgaben.
Erstellung und Verwaltung rechtskonformer Dokumente.
Korrespondenz mit Kanzlei und internem Rechtsberater

• Compliance-Management

Betreuung der internen Kontrollsysteme (IKS) und Compliance-Toolbox
Erstellung und Verwaltung von Compliance-Berichten sowie Onboarding neuer Kunden.
Bearbeitung und Eintragungen im Handelsregister.

Unsere Mandantin bietet Ihnen die Chance, ein erfolgreiches Unternehmen im Wachstum zu begleiten und auch in diversen spannenden Projekten mitzuarbeiten. Zudem dürfen Sie sich auf eine sympathische Unternehmenskultur und attraktive Anstellungsbedingungen freuen.

Anforderungsprofil

Um diese spannende Herausforderung optimal zu meistern, bringen Sie eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung sowie von Vorteil eine relevante Weiterbildung (z. B. Direktionsassistentin oder BWL HF) mit. Sie können bereits auf langjährige Berufserfahrung im Operations Umfeld in einer ähnlichen Funktion (z. B. Backoffice Leitung, Executive Assistant, Operations Manager mit vergleichbaren Aufgaben) zurückblicken, welche Sie idealerweise im Finanzumfeld (z. B. Asset Management oder Private Banking) gesammelt haben. Sie kommunizieren stilsicher in Deutsch und sehr gut in Englisch (Wort und Schrift). Im Umgang mit den MS Office Anwendungen sind Sie versiert und bringen ein generelles Flair für IT-Anwendungen mit. Sie denken betriebswirtschaftlich und haben auch Freude am Umgang mit Zahlen. Wenn Sie zudem eine offene, unkomplizierte Persönlichkeit mit Organisationstalent sind, die auf unterschiedlichen Hierarchieebenen erfolgreich kommunizieren kann und Wert auf ein gepflegtes Erscheinungsbild legt, sollten Sie sich baldmöglichst bei uns bewerben.
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Erfüllen Sie die obigen Anforderungen? Dann freuen wir uns auf Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (CV, Arbeitszeugnisse, Diplome etc.) an Herrn Roger Theiler, CEO/Sr. HR Consultant Evergreen HR, E-Mail schreiben.

Roger Theiler