Event- und Programm-Manager:in (m/w/d)

Universität St.Gallen; Sankt Gallen; Vor Ort; CHF 70.000 - 110.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Universität St.Gallen sucht eine engagierte Fachperson zur Gestaltung des Veranstaltungsgeschehens. Sie koordinieren nationale und öffentliche Programmpunkte, betreuen das zentrale Kalender- und Budgetmanagement und arbeiten eng mit Partnern innerhalb und außerhalb der Universität zusammen.

Sie bringen eine kaufmännische oder eventbezogene Ausbildung mit, verfügen über zwei Jahre relevante Erfahrung und kommunizieren sicher auf Deutsch und Englisch.

Qualifikationen

• Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich oder im Eventmanagement (EFZ, HF, Bachelor) oder gleichwertige Qualifikation.
• Weiterbildung im Event- oder Projektmanagement von Vorteil.
• Mindestens zwei Jahre Berufserfahrung im Event- oder Projektmanagement, idealerweise im Hochschul- oder Non-Profit-Umfeld.
• Fundierte Kenntnisse in Eventplanung, Kapazitäts- und Ressourcenkoordination.
• Erfahrung im Budget- und Finanzmanagement von Veranstaltungen.
• Kenntnisse in Evaluationsmethoden und Berichtswesen.
• Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Excel, Outlook, Teams).
• Erfahrung mit Eventplanungs- und Raumbuchungstools.
• Kenntnisse in Typo3 oder vergleichbaren Content-Management-Systemen von Vorteil.

Aufgaben

• Veranstaltungen planen, koordinieren und interne/externe Veranstaltende beraten.
• Anlaufstelle für Eventanfragen, Machbarkeit prüfen, Kapazitätenmanagement koordinieren.
• Eigenständige Koordination ausgewählter Eventprojekte und situative Anlässe.
• Öffentliche Vorlesungen planen, Öffentliche Programme konzipieren und umsetzen.
• Programmübersichten erstellen und Print/Online sicherstellen.
• Event-Tools betreuen, zentralen Veranstaltungskalender weiterentwickeln.
• Ressourcen und Budgets bewirtschaften, Honorare/Rechnungen abwickeln.
• Veranstaltungen evaluieren, Erkenntnisse ableiten und Verbesserungen vorschlagen.

Kenntnisse

Eventplanung

Kapazitäts- und Ressourcenkoordination

Budget- und Finanzmanagement

Evaluationsmethoden

Berichtswesen

Deutschhohe Kommunikationsfähigkeiten

Englischkenntnisse

Organisationstalent

Teamfähigkeit

Belastbarkeit

Serviceorientierung

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Eventmanagement-Ausbildung

HF/Bachelor Abschluss

Tools

MS Office (Excel, Outlook, Teams)

Eventplanungs- und Raumbuchungstools

Typo3 CMS

Jobbeschreibung

Die Universität St.Gallen ist ein Ort der Begegnung. Veranstaltungen auf dem Campus schaffen Räume für Austausch und gemeinsames Lernen, weit über den Studienalltag hinaus. Das Events Office schafft die Bedingungen für dieses Miteinander: Es verantwortet die grossen Universitätsanlässe, von den Graduation Days über den Dies academicus bis hin zum Öffentlichen Programm, und ist zugleich die zentrale Anlaufstelle für die Planung, Koordination und Bewilligung von Veranstaltungen an der Universität. Das Team entwickelt das Eventmanagement an der HSG laufend weiter und arbeitet eng mit Partnern innerhalb und ausserhalb der Universität zusammen – damit Veranstaltungen zusammenbringen, was die Universität ausmacht: Studierende, Forschende, Mitarbeitende, Alumni und Gäste, eine Community, die über den Campus hinausreicht.

Ihre Aufgaben

In dieser vielseitigen Rolle gestalten Sie das Veranstaltungsgeschehen der HSG aktiv mit:

• Sie planen und koordinieren Veranstaltungen und beraten interne und externe Veranstaltende bei der Umsetzung im Einklang mit Strategie und Kernauftrag der Universität.
• Sie fungieren als zentrale Anlaufstelle für interne und externe Eventanfragen, beurteilen deren Machbarkeit und koordinieren das Anfragen-, Angebots- und Kapazitätenmanagement effizient und serviceorientiert.
• Sie übernehmen die eigenständige Koordination ausgewählter Eventprojekte und organisieren situative Anlässe – von der Idee bis zur Nachbereitung.
• Sie planen, koordinieren und realisieren die Öffentlichen Vorlesungen und schaffen so Begegnungen zwischen Universität und Öffentlichkeit.
• Sie konzipieren und koordinieren die Programmübersichten des Öffentlichen Programms und stellen deren Umsetzung in Print und Online sicher.
• Sie betreuen die Event-Tools, entwickeln den zentralen Veranstaltungskalender weiter und wirken bei der Weiterentwicklung und Digitalisierung der Eventprozesse mit.
• Sie bewirtschaften die zugewiesenen Ressourcen und Budgets und stellen die administrative Abwicklung von Honoraren und Rechnungen sicher.
• Sie evaluieren Veranstaltungen systematisch, bereiten die Erkenntnisse auf und leiten daraus Empfehlungen und Impulse für die Weiterentwicklung unserer Formate und Prozesse ab.

Ihr Profil

• Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich oder im Eventmanagement (EFZ, HF, Bachelor) oder gleichwertige Qualifikation
• Weiterbildung im Event- oder Projektmanagement (z. B. Eventmanager:in mit eidg. Fachausweis, CAS, Projektmanagement-Zertifizierung) von Vorteil
• Mindestens zwei Jahre Berufserfahrung im Event- oder Projektmanagement, idealerweise im Hochschul- oder Non-Profit-Umfeld
• Fundierte Kenntnisse in Eventplanung, Kapazitäts- und Ressourcenkoordination
• Erfahrung im Budget- und Finanzmanagement von Veranstaltungen
• Kenntnisse in Evaluationsmethoden und Berichtswesen
• Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Excel, Outlook, Teams)
• Erfahrung mit Eventplanungs- und Raumbuchungstools
• Kenntnisse in Typo3 oder vergleichbaren Content-Management-Systemen von Vorteil
• Ausgeprägtes Organisationstalent mit proaktiver, strukturierter und teamorientierter Arbeitsweise
• Hohe Qualitäts-, Lösungs- und Serviceorientierung
• Belastbarkeit und Flexibilität, insbesondere in Phasen mit hoher Eventdichte
• Stilsichere Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und sehr gute Englischkenntnisse
• Freude am Umgang mit unterschiedlichen Anspruchsgruppen und an der Mitgestaltung der HSG-Community

\"Ein Ort, der Wissen schafft\" - Als eine der führenden Wirtschaftsuniversitäten Europas engagiert sich die Universität St.Gallen (HSG) in der Ausbildung von über 10'000 Studierenden und bietet als eine der grössten Arbeitgeberinnen der Region rund 3'800 Mitarbeitenden ein attraktives und innovatives Umfeld in Forschung, Lehre, Weiterbildung und Verwaltung.\"