Event- und Programm-Manager:in (m/w/d)

University of St.Gallen; Sankt Gallen; Vor Ort; CHF 90.000 - 120.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Die Universität St.Gallen sucht eine engagierte Fachkraft für Veranstaltungsmanagement. Sie planen und koordinieren campusweite Events, beraten interne und externe Veranstaltende und sorgen für eine reibungslose Umsetzung im Einklang mit Strategie und Kernauftrag der Universität.

Zu Ihren Aufgaben gehören die zentrale Anlaufstelle, Ressourcen- und Kapazitätsmanagement, Budgetabrechnung, Evaluationen sowie die Weiterentwicklung von Eventprozessen.

Qualifikationen

• Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich oder im Eventmanagement (EFZ, HF, Bachelor) oder gleichwertige Qualifikation.
• Weiterbildung im Event- oder Projektmanagement profitieren Sie (z. B. CAS, eidg. Fachausweis).
• Mindestens zwei Jahre Berufserfahrung im Event- oder Projektmanagement, idealerweise im Hochschul- oder Non-Profit-Umfeld.
• Fundierte Kenntnisse in Eventplanung, Kapazitäts- und Ressourcenkoordination.
• Erfahrung im Budget- und Finanzmanagement von Veranstaltungen.
• Kenntnisse in Evaluationsmethoden und Berichtswesen.
• Sicherer Umgang mit MS Office (Excel, Outlook, Teams).
• Kenntnisse in Typo3 oder vergleichbaren CMS von Vorteil.

Aufgaben

• Sie planen und koordinieren Veranstaltungen und beraten interne und externe Veranstaltende im Einklang mit Strategie und Kernauftrag der Universität.
• Sie fungieren als zentrale Anlaufstelle für Anfragen, beurteilen Machbarkeit und koordinieren Anfragen-, Angebots- und Kapazitätenmanagement.
• Sie übernehmen eigenständige Koordination ausgewählter Eventprojekte und organisieren situative Anlässe – von der Idee bis zur Nachbereitung.
• Sie planen Öffentliche Vorlesungen und schaffen Begegnungen zwischen Universität und Öffentlichkeit.
• Sie konzipieren Programmübersichten des Öffentlichen Programms und setzen diese in Print und Online um.
• Sie betreuen Event-Tools, entwickeln den Veranstaltungskalender weiter und wirken an Digitalisierung der Prozesse mit.
• Sie bewirtschaften Ressourcen und Budgets sowie administrative Abwicklung von Honoraren und Rechnungen.
• Sie evaluieren Veranstaltungen systematisch und leiten daraus Empfehlungen für Formate und Prozesse ab.

Kenntnisse

Organisationstalent

Kommunikationsfähigkeit

Teamarbeit

Proaktives Arbeiten

Serviceorientierung

Belastbarkeit

Deutsch (Stilsicher)

Englischkenntnisse

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder Eventmanagement (EFZ/HF/Bachelor)

Tools

MS Office

Typo3

Raumbuchungstools

CMs/ Print & Online Umsetzung

Jobbeschreibung

Ihre Aufgaben

• Sie planen und koordinieren Veranstaltungen und beraten interne und externe Veranstaltende bei der Umsetzung im Einklang mit Strategie und Kernauftrag der Universität.
• Sie fungieren als zentrale Anlaufstelle für interne und externe Eventanfragen, beurteilen deren Machbarkeit und koordinieren das Anfragen-, Angebots- und Kapazitätenmanagement effizient und serviceorientiert.
• Sie übernehmen die eigenständige Koordination ausgewählter Eventprojekte und organisieren situative Anlässe – von der Idee bis zur Nachbereitung.
• Sie planen, koordinieren und realisieren die Öffentlichen Vorlesungen und schaffen so Begegnungen zwischen Universität und Öffentlichkeit.
• Sie konzipieren und koordinieren die Programmübersichten des Öffentlichen Programms und stellen deren Umsetzung in Print und Online sicher.
• Sie betreuen die Event-Tools, entwickeln den zentralen Veranstaltungskalender weiter und wirken bei der Weiterentwicklung und Digitalisierung der Eventprozesse mit.
• Sie bewirtschaften die zugewiesenen Ressourcen und Budgets und stellen die administrative Abwicklung von Honoraren und Rechnungen sicher.
• Sie evaluieren Veranstaltungen systematisch, bereiten die Erkenntnisse auf und leiten daraus Empfehlungen und Impulse für die Weiterentwicklung unserer Formate und Prozesse ab.
• Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich oder im Eventmanagement (EFZ, HF, Bachelor) oder gleichwertige Qualifikation
• Weiterbildung im Event- oder Projektmanagement (z. B. Eventmanager:in mit eidg. Fachausweis, CAS, Projektmanagement-Zertifizierung) von Vorteil
• Mindestens zwei Jahre Berufserfahrung im Event- oder Projektmanagement, idealerweise im Hochschul- oder Non-Profit-Umfeld
• Fundierte Kenntnisse in Eventplanung, Kapazitäts- und Ressourcenkoordination
• Erfahrung im Budget- und Finanzmanagement von Veranstaltungen
• Kenntnisse in Evaluationsmethoden und Berichtswesen
• Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Excel, Outlook, Teams)
• Erfahrung mit Eventplanungs- und Raumbuchungstools
• Kenntnisse in Typo3 oder vergleichbaren Content-Management-Systemen von Vorteil
• Ausgeprägtes Organisationstalent mit proaktiver, strukturierter und teamorientierter Arbeitsweise
• Hohe Qualitäts-, Lösungs- und Serviceorientierung
• Belastbarkeit und Flexibilität, insbesondere in Phasen mit hoher Eventdichte
• Stilsichere Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und sehr gute Englischkenntnisse
• Freude am Umgang mit unterschiedlichen Anspruchsgruppen und an der Mitgestaltung der HSG-Community

Ihre Aufgaben

• Sie planen und koordinieren Veranstaltungen und beraten interne und externe Veranstaltende bei der Umsetzung im Einklang mit Strategie und Kernauftrag der Universität.
• Sie fungieren als zentrale Anlaufstelle für interne und externe Eventanfragen, beurteilen deren Machbarkeit und koordinieren das Anfragen-, Angebots- und Kapazitätenmanagement effizient und serviceorientiert.
• Sie übernehmen die eigenständige Koordination ausgewählter Eventprojekte und organisieren situative Anlässe – von der Idee bis zur Nachbereitung.
• Sie planen, koordinieren und realisieren die Öffentlichen Vorlesungen und schaffen so Begegnungen zwischen Universität und Öffentlichkeit.
• Sie konzipieren und koordinieren die Programmübersichten des Öffentlichen Programms und stellen deren Umsetzung in Print und Online sicher.
• Sie betreuen die Event-Tools, entwickeln den zentralen Veranstaltungskalender weiter und wirken bei der Weiterentwicklung und Digitalisierung der Eventprozesse mit.
• Sie bewirtschaften die zugewiesenen Ressourcen und Budgets und stellen die administrative Abwicklung von Honoraren und Rechnungen sicher.
• Sie evaluieren Veranstaltungen systematisch, bereiten die Erkenntnisse auf und leiten daraus Empfehlungen und Impulse für die Weiterentwicklung unserer Formate und Prozesse ab.

Ihr Profil

• Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich oder im Eventmanagement (EFZ, HF, Bachelor) oder gleichwertige Qualifikation
• Weiterbildung im Event- oder Projektmanagement (z. B. Eventmanager:in mit eidg. Fachausweis, CAS, Projektmanagement-Zertifizierung) von Vorteil
• Mindestens zwei Jahre Berufserfahrung im Event- oder Projektmanagement, idealerweise im Hochschul- oder Non-Profit-Umfeld
• Fundierte Kenntnisse in Eventplanung, Kapazitäts- und Ressourcenkoordination
• Erfahrung im Budget- und Finanzmanagement von Veranstaltungen
• Kenntnisse in Evaluationsmethoden und Berichtswesen
• Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Excel, Outlook, Teams)
• Erfahrung mit Eventplanungs- und Raumbuchungstools
• Kenntnisse in Typo3 oder vergleichbaren Content-Management-Systemen von Vorteil
• Ausgeprägtes Organisationstalent mit proaktiver, strukturierter und teamorientierter Arbeitsweise
• Hohe Qualitäts-, Lösungs- und Serviceorientierung
• Belastbarkeit und Flexibilität, insbesondere in Phasen mit hoher Eventdichte
• Stilsichere Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und sehr gute Englischkenntnisse
• Freude am Umgang mit unterschiedlichen Anspruchsgruppen und an der Mitgestaltung der HSG-Community

Die Universität St.Gallen ist ein Ort der Begegnung. Veranstaltungen auf dem Campus schaffen Räume für Austausch und gemeinsames Lernen, weit über den Studienalltag hinaus. Das Events Office schafft die Bedingungen für dieses Miteinander: Es verantwortet die grossen Universitätsanlässe, von den Graduation Days über den Dies academicus bis hin zum Öffentlichen Programm, und ist zugleich die zentrale Anlaufstelle für die Planung, Koordination und Bewilligung von Veranstaltungen an der Universität. Das Team entwickelt das Eventmanagement an der HSG laufend weiter und arbeitet eng mit Partnern innerhalb und ausserhalb der Universität zusammen – damit Veranstaltungen zusammenbringen, was die Universität ausmacht: Studierende, Forschende, Mitarbeitende, Alumni und Gäste, eine Community, die über den Campus hinausreicht.

Inspirierendes Arbeitsumfeld

An der HSG als führende Wirtschaftsuniversität Europas agieren wir in einem unternehmerisch denkenden Umfeld und Sie treffen auf hochqualifizierte, ambitionierte Expert*innen regional und international. Beispielsweise profitieren Sie von einer modernen IT-Infrastruktur und in unserer Bibliothek via HSGswisscovery von einem schweizweiten Zugang zum wissenschaftlichen Informationsbestand.

Weiterbildung

Wir unterstützen interne und externe Weiterbildungsmöglichkeiten. Unser internes Weiterbildungsprogramm bietet Ihnen praxisnahe, engagierte und didaktisch ausgereifte Wissensvermittlung in Form von Seminaren, E-Learnings, Coachings und kollegialer Beratung. Aufgabenspezifische externe Weiterbildungen unterstützen wir finanziell und zeitlich.

Netzwerk

Wir fördern unsere Kultur der bereichsübergreifenden Zusammenarbeit und schaffen Raum für das Knüpfen wertvoller Beziehungen – auch zu externen Partner*innen. Regelmässiger Austausch und interne Veranstaltungen helfen diese Beziehung zu festigen und langanhaltend zu gestalten.

Familie & Beruf

Wir stellen unseren Mitarbeitenden flexible Arbeitszeitmodelle mit variabler Wochenstundenanzahl zur Verfügung. Als familienfreundliche Arbeitgeberin bieten wir Teilzeitanstellungen an, 16 Wochen Mutterschaftsurlaub und eine subventionierte Kinderkrippe sowie Betreuungsangebote in den Ferien.

Chancengleichheit

Die Universität ermöglicht allen Beschäftigten und Studierenden die gleichen Chancen. Das betrifft das Studium, die Arbeit genauso wie die akademische Karriere, die Besetzung universitärer Leitungsfunktionen oder die Vereinbarkeit von Studium, Beruf und privatem Engagement. Hierfür engagieren wir uns mit diversen Massnahmen in den Bereichen Lehre, Forschung, Verwaltung und Rektorat.

Fit und Gesund

Wir unterstützen Sie, fit und gesund zu bleiben. Neben unserem vielseitigen, grösstenteils kostenfreien Unisportangebot und Aktionswochen zum betrieblichen Gesundheitsmanagement bieten wir Ihnen Früchte am Arbeitsplatz. In unserer Mensa finden Sie eine breite Auswahl an frisch zubereiteten Gerichten – von vegetarischen Speisen bis hin zu Fischgerichten – zu vergünstigten Preisen.