Direktionsassistent:in. für den Präsidenten (m/w/d) 80%-100%

ETH Zürich; Zürich; Sur place; CHF 90 000 - 120 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

ÖV-Abonnemente

Car Sharing

ASVZ-Sportangebot

Kinderbetreuung

Vorsorgeleistungen

Résumé du poste

ETH Zürich sucht eine Assistentin des Präsidenten, die das Sekretariat des Präsidenten professionell führt. Sie planen den Tagesablauf, koordinieren komplexe Agenden und organisieren Reisen sowie Events.

Sie arbeiten selbständig, prototypesicher, und kommunizieren sicher auf Deutsch und Englisch. Sie verfügen über mehrjährige Erfahrung in vergleichbaren Positionen, idealerweise mit eidgenössischem Fachausweis für Direktionsassistenz oder vergleichbarem Hintergrund.

Qualifications

• Mehrjährige Erfahrung in vergleichbarer Position und Weiterbildung als Direktionsassistenz
• Kontaktfreude im Umgang mit internen/external stakeholders
• Selbständiges, vorausschauendes Arbeiten und Eigeninitiative
• Erfahrung im Organisations-/Projektmanagement
• Kommunikation auf Englisch und Deutsch (schriftlich/mündlich)
• Französischkenntnisse von Vorteil

Responsabilités

• Verantwortung für reibungslosen Tagesablauf und komplexe Agenda des Präsidenten
• Schnittstellenmanagement zu Mitarbeitenden, Behörden, Politik und externen Anspruchsgruppen
• Selbständiges Verfassen von Briefings und professionelle Korrespondenz in Deutsch und Englisch
• Reisemanagement, Organisation von Events und Mitwirkung in Projekten

Connaissances

Selbständigkeit

Diskretion

Zeitmanagement

Englischkenntnisse

Deutschkenntnisse

Priorisierung

Flexibilität

Formation

Direktionsassistenz (Eidg. Fachausweis) oder vergleichbar

Outils

MS Office

Kollaborationsprogramme

KI-Anwendungen

Description du poste

Das Präsidium ist das strategische und operative Zentrum der ETH Zürich. Unter der Leitung des Präsidenten gestaltet die Schulleitung die Zukunft der Hochschule, fördert Exzellenz in Lehre und Forschung und stärkt die internationale Positionierung. Das Präsidium vertritt die ETH Zürich gegenüber Behörden, Politik und Öffentlichkeit, steuert globale Allianzen und pflegt enge Beziehungen zu Alumni sowie Fördernden.

Stellenbeschreibung

Als Assistentin unseres neuen Präsidenten, Prof. Dr. Günther Dissertori, übernehmen Sie die Verantwortung für die professionelle Führung seines Sekretariats und kümmern sich selbständig und vorausschauend um die administrativen und organisatorischen Aufgaben. Dazu gehören:

• Tagesgeschäft & Agenda: Sie sind verantwortlich für den reibungslosen Tagesablauf, die Planung einer sehr komplexen und dynamischen Agenda sowie die termingerechte, digitale Zuordnung der Unterlagen für die jeweiligen Besprechungen
• Schnittstellenmanagement: Sie sind erste Ansprechperson für Mitarbeitende, Behörden, Politik und externe Anspruchsgruppe und stellen die Erreichbarkeit im Sekretariat des Präsidenten sicher
• Kommunikation & Briefings: Ebenso gehören das selbständige Verfassen von Briefings sowie eine einwandfreie Korrespondenz in Deutsch und Englisch zu Ihren Aufgaben
• Reisemanagement & Projekte: Darüber hinaus arbeiten Sie in kleineren Projekten mit, übernehmen detaillierte Reisevorbereitungen und -buchungen, Organisation von Anlässen und Events

Profil

• Sie haben mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Position und bringen eine Weiterbildung als Direktionsassistenz mit Eidg. Fachausweis oder einen vergleichbaren fachlichen Hintergrund mit
• Der Kontakt mit verschiedenen internen und externen Anspruchsgruppen bereitet Ihnen Freude
• Sie arbeiten gerne äusserst selbständig, lösungsorientiert, voraus- und mitdenkend und interessieren sich für die vielschichtigen Zusammenhänge der Prozesse
• Ihre Erfahrung im Organisations-/Projektmanagement setzen Sie in Ihrem Arbeitsalltag gewinnbringend ein
• Im Rahmen Ihrer Aufgaben kommunizieren Sie problemlos und adressatengerecht in Englisch und Deutsch (schriftlich sowie mündlich), Französischkenntnisse sind von Vorteil
• Sie verfügen über sehr gute Kenntnisse in MS Office, sind sicher im Umgang mit verschiedenen Kollaborationsprogrammen und offen für KI-Anwendungen
• Absolute Zuverlässigkeit, Genauigkeit und Diskretion sind für Sie selbstverständlich
• Ihre hohe Flexibilität und Ihr Gespür für eine zielgerichtete Priorisierung, machen Sie zu einer Bereicherung unseres Teams

Wir bieten

• Ihr Beruf mit Wirkung: Werden Sie Teil der ETH Zürich, die nicht nur Ihre berufliche Entwicklung unterstützt, sondern auch aktiv zu positiven Veränderungen in der Gesellschaft beiträgt
• Es erwartet Sie ein dynamisches, internationales und diverses Team
• Kontakte mit interessanten Persönlichkeiten innerhalb und ausserhalb der ETH Zürich
• Sie begegnen den vielfältigen Inhalten und Herausforderungen unseres akademischen Hochschulumfeldes sowie unseren unterschiedlichsten internen Schnittstellen und externen Partnern
• Zahlreiche Vergünstigungen, wie z.B. ÖV-Abonnemente und Car Sharing, ein breites Sportangebot des ASVZ, Kinderbetreuung sowie attraktive Vorsorgeleistungen

Diversität und Nachhaltigkeit sind uns wichtig

Im Einklang mit unseren Werten unterstützt die ETH Zürich eine inklusive Kultur. Wir fördern Chancengleichheit, schätzen Vielfalt und pflegen ein Arbeits- und Lernumfeld, in dem die Rechte und die Würde aller Mitarbeitenden und Studierenden respektiert werden. Auf unserer Webseite zur Chancengleichheit und Vielfalt erfahren Sie, wie wir ein faires und offenes Umfeld sicherstellen, in dem sich alle entwickeln und entfalten können. Nachhaltigkeit ist für uns ein zentraler Wert - wir arbeiten konsequent an einer klimaneutralen Zukunft.

Neugierig? Sind wir auch.

Für Auskünfte steht dir Jürg Brunnschweiler, Leiter Stab Präsident, [e-mail], per E-Mail (keine Bewerbungsunterlagen), gerne zur Verfügung.

Weitere Informationen findest du auf der ETH Zürich-Webseite.

Gerne weisen wir darauf hin, dass die Vorselektion durch die verantwortlichen Rekrutierenden und nicht durch künstliche Intelligenz durchgeführt wird.

Für Personalvermittlungen gelten die AGB der ETH Zürich.