Direktionsassistent:in für den Präsidenten (m/w/d)

ETH Zurich; Zürich; Sur place; CHF 110 000 - 170 000; Plein temps

Résumé du poste

ETH Zürich sucht eine/n Direktionsassistent/in für den Präsidenten. Sie übernehmen die professionelle Führung des Sekretariats, koordinieren das Tagesgeschäft, planen eine komplexe Agenda und erledigen eigenständig administrative Aufgaben.

Sie agieren als erste Ansprechperson für interne und externe Stakeholder, verfassen Briefe in Deutsch und Englisch und unterstützen in Projekten sowie bei Reiseorganisationen. Diskretion und selbstständiges Arbeiten sind essenziell.

Qualifications

• Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position als Direktionsassistenz.
• Weiterbildung als Direktionsassistenz oder vergleichbarer fachlicher Hintergrund.
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Schrift und Tonfall.

Responsabilités

• Tagesgeschäft und Agenda des Präsidenten organisieren sowie Unterlagen termingerecht zuordnen.
• Schnittstellenmanagement: Ansprechpartner für Mitarbeitende, Behörden, Politik und externe Stakeholder.
• Korrespondenz in Deutsch und Englisch verfassen; Briefings erstellen.
• Reiseplanung, Organisation von Veranstaltungen und Projekten; eigenständige Unterstützung des Präsidenten.
• Arbeitsweise geprägt von Diskretion, Selbstständigkeit und Priorisierung.

Connaissances

Erfahrung Direktionsassistenz

Englische Korrespondenz

Organisationskompetenz

Selbstständige Arbeitsweise

Formation

Eidg. Fachausweis Direktionsassistenz

Outils

MS Office

Description du poste

Direktionsassistent:in für den Präsidenten (m/w/d)

Das Präsidium ist das strategische und operative Zentrum der ETH Zürich. Unter der Leitung des Präsidenten gestaltet die Schulleitung die Zukunft der Hochschule, fördert Exzellenz in Lehre und Forschung und stärkt die internationale Positionierung. Das Präsidium vertritt die ETH Zürich gegenüber Behörden, Politik und Öffentlichkeit, steuert globale Allianzen und pflegt enge Beziehungen zu Alumni sowie Fördernden.

Stellenbeschreibung

Als Assistentin unseres neuen Präsidenten, Prof. Dr. Günther Dissertori, übernehmen Sie die Verantwortung für die professionelle Führung seines Sekretariats und kümmern sich selbständig und vorausschauend um die administrativen und organisatorischen Aufgaben. Dazu gehören:

• Tagesgeschäft & Agenda: Sie sind verantwortlich für den reibungslosen Tagesablauf, die Planung einer sehr komplexen und dynamischen Agenda sowie die termingerechte, digitale Zuordnung der Unterlagen für die jeweiligen Besprechungen
• Schnittstellenmanagement: Sie sind erste Ansprechperson für Mitarbeitende, Behörden, Politik und externe Anspruchsgruppe und stellen die Erreichbarkeit im Sekretariat des Präsidenten sicher
• Kommunikation & Briefings: Ebenso gehören das selbständige Verfassen von Briefings sowie eine einwandfreie Korrespondenz in Deutsch und Englisch zu Ihren Aufgaben
• Reisemanagement & Projekte: Darüber hinaus arbeiten Sie in kleineren Projekten mit, übernehmen detaillierte Reisevorbereitungen und -buchungen, Organisation von Anlässen und Events
• Sie haben mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Position und bringen eine Weiterbildung als Direktionsassistenz mit Eidg. Fachausweis oder einen vergleichbaren fachlichen Hintergrund mit
• Der Kontakt mit verschiedenen internen und externen Anspruchsgruppen bereitet Ihnen Freude
• Sie arbeiten gerne äusserst selbständig, lösungsorientiert, voraus- und mitdenkend und interessieren sich für die vielschichtigen Zusammenhänge der Prozesse
• Ihre Erfahrung im Organisations-/Projektmanagement setzen Sie in Ihrem Arbeitsalltag gewinnbringend ein
• Im Rahmen Ihrer Aufgaben kommunizieren Sie problemlos und adressatengerecht in Englisch und Deutsch (schriftlich sowie mündlich), Französischkenntnisse sind von Vorteil
• Sie verfügen über sehr gute Kenntnisse in MS Office, sind sicher im Umgang mit verschiedenen Kollaborationsprogrammen und offen für KI-Anwendungen
• Absolute Zuverlässigkeit, Genauigkeit und Diskretion sind für Sie selbstverständlich
• Ihre hohe Flexibilität und Ihr Gespür für eine zielgerichtete Priorisierung, machen Sie zu einer Bereicherung unseres Teams

Arbeitsort

• Ihr Beruf mit Wirkung: Werden Sie Teil der ETH Zürich, die nicht nur Ihre berufliche Entwicklung unterstützt, sondern auch aktiv zu positiven Veränderungen in der Gesellschaft beiträgt
• Es erwartet Sie ein dynamisches, internationales und diverses Team
• Kontakte mit interessanten Persönlichkeiten innerhalb und ausserhalb der ETH Zürich
• Sie begegnen den vielfältigen Inhalten und Herausforderungen unseres akademischen Hochschulumfeldes sowie unseren unterschiedlichsten internen Schnittstellen und externen Partnern

Diversität und Nachhaltigkeit sind uns wichtig

Im Einklang mit unseren Werten unterstützt die ETH Zürich eine inklusive Kultur. Wir fördern Chancengleichheit, schätzen Vielfalt und pflegen ein Arbeits- und Lernumfeld, in dem die Rechte und die Würde aller Mitarbeitenden und Studierenden respektiert werden. Auf unserer Webseite zur Chancengleichheit und Vielfalt erfahren Sie, wie wir ein faires und offenes Umfeld sicherstellen, in dem sich alle entwickeln und entfalten können. Nachhaltigkeit ist für uns ein zentraler Wert – wir arbeiten konsequent an einer klimaneutralen Zukunft.

Neugierig? Sind wir auch.

Für Auskünfte steht dir Jürg Brunnschweiler, Leiter Stab Präsident, [e-mail], per E-Mail (keine Bewerbungsunterlagen), gerne zur Verfügung.

Gerne weisen wir darauf hin, dass die Vorselektion durch die verantwortlichen Rekrutierenden und nicht durch künstliche Intelligenz durchgeführt wird.

Die ETH Zürich ist eine der besten technisch-naturwissenschaftlichen Hochschulen der Welt. Wir sind bekannt für ihre exzellente Lehre, wegweisende Grundlagenforschung und den direkten Transfer von neuen Erkenntnissen in die Gesellschaft. Über 30'000 Menschen aus mehr als 120 Ländern finden bei uns ein Umfeld, das eigenständiges Denken fördert, und ein Klima, das zu Spitzenleistungen inspiriert. Im Herzen Europas und weltweit vernetzt entwickeln wir gemeinsam Lösungen für die globalen Herausforderungen von heute und morgen.